1.2 Документирование конфиденциальных сведений

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;

установления уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

составление вариантов и черновика текстов документа;

получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;

учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

изготовление проекта конфиденциального документа;

издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Перед решение вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.

Автоматизация учета труда и заработной платы

Прежде чем с помощью программы 1С: Предприятие вести расчёты с персоналом по оплате труда, необходимо выполнить подготовительную работу: заполнить классификаторы и справочники, ввести сведения об организации, настроить отдельные механизмы...

Аудит расходов будущих периодов

При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме того...

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками и документирование его результатов в ООО "Подъемтранссервис"

Ошибки, допущенные в учете расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Подъёмтранссервис» относятся к разряду методологических. Исходя из отдельных процедур аудита на основе рабочих документов аудитора составим заключительный отчет...

Аудит учета основных средств в ОАО "Ресурс"

Документы для учета основных средств на предприятии практически используются не так как предусмотрено Краткими указаниями по применению и заполнению межведомственных форм первичной документации по учету основных средств...

Внутренний контроль и анализ коммерческих расходов предприятия

Конфигурирование в 1С:Предприятие 8.1

Объект конфигурации Регистр сведений является прикладным объектом и предназначен для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких измерений. На основе него платформа создает в базе данных информационную структуру...

Основы делопроизводства

Отражение движения денежных средств в бухгалтерской отчетности

Планирование и документирование аудита

Подтверждение достоверности и утверждение бухгалтерской финансовой отчетности

Документирование - документальное оформление всех сведений, связанных с точки зрения предоставление доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательство того...

Положение стандарта "Документирование аудита"

Федеральный аудиторский стандарт № 2 "Документирование аудита" устанавливает единые требования к составлению документации в процессе аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности...

Программа 1С: "1С: Бухгалтерия 8.0" в ООО "Уршак" Миякинского района

После установки программы в меню «Пуск» => «Программы» появляется группа «1С: Предприятие 8.0». Запускаю программу. Появляется окно запуска, выбираю информационную базу, в которой собираюсь вести учет...

Теория и эволюция аудита

Под термином "документация" понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных...

Формы заключения аудиторов по анализу финансовой отчетности

Документирование аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения, поскольку цель аудита - подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта...

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………… …………. 3
Глава 1 Документирование конфиденциальной информации………….. 5
1.1. Этапы изготовления конфиденциальных документов…………….... 5
1.2. Носители конфиденциальной информации…………………………. 9
Глава 2 Организация работы с конфиденциальными документами…...... 12
2.1. Учет и исполнение конфиденциальных документов………………… 12
2.2. Подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение………………………………………………… ........................ 18
Заключение…………………………………………………… ……………. 22
Список использованной литературы……….……………………………… 24

ВВЕДЕНИЕ

По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.
Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны принадлежит содержащаяся в них информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная, профессиональная.
Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организация работы с конфиденциальными документами и защита содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификацию, систематизацию, подготовку для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверку наличия.
Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.
Конфиденциальная информация должна защищаться от утраты и утечки.
К утрате конфиденциальной документированной информации приводят хищение и потеря носителей информации или только отображенной в них информации, искажение или блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной.
К утечке конфиденциальной документированной информации приводит ее разглашение или распространение, то есть несанкционированное доведение ее до потребителей, не имеющих права доступа к ней. Также к утечке могут привести потеря или хищение носителя конфиденциальной информации у его собственника.
Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в рамках конфиденциального делопроизводства.
Цель работы: описать технологию работы с конфиденциальными документами.
Поставленная цель определяет следующие задачи:

выделить этапы изготовления конфиденциальных документов;
охарактеризовать виды носителей конфиденциальной информации;
проследить учет и исполнение конфиденциальных документов;
рассмотреть подготовку конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.

Конфиденциальное делопроизводство необходимо для защиты информации с ограниченным доступом, так как утрата или утечка такой информации наносит ущерб ее собственнику.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

ЭТАПЫ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документирование конфиденциальной информации включает определение состава внутренних и отправленных документов и их изготовление.
Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.
Определение состава издаваемых конфиденциальных документов осуществляется на основе перечня конфиденциальных сведений организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов организации.
Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем и всеми именами постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК) и утверждаются руководителем организации. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы.
Итак, состав конфиденциальных документов определен, рассмотрим этапы их создания.
На первом этапе работы с конфиденциальной информацией необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.
На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.
Третий этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности – это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.
Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.
И.Н. Кузнецов и А.И. Алексенцев предлагают деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально» [ 1, стр. 34. 15, стр. 253 ] . Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна» (это конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду силу ее неизвестности широкому кругу лиц). Это названо грифом коммерческой тайны, который свидетельствует лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне.
Коммерческая тайна является собственностью предприятия.
Кроме коммерческой тайны в делопроизводстве используется служебная тайна.
В. П. Козырева дает следующее определение служебной тайне – это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами [ 13. № 11 ] .
Можно сказать, что служебная тайна - это информация о деятельности государственных органов, муниципальной власти и подведомственных им предприятий, а также о государственных служащих. В коммерческих структурах служебная тайна используется главным образом лишь при переписке с органами власти.
На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант «ДСП».
Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.
Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.
Ниже грифа могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и другие. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.
Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.
Четвертый этап – определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.
Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.
Шестой этап – изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.
Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.
При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.
В случае если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя.
После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.
Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от открытых только проставлением грифа конфиденциальности и номера экземпляра. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации.

1.2. НОСИТЕЛИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ
Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители.
Машинные носители:

Жесткие магнитные диски;
Гибкие магнитные диски (дискеты);
Магнитные ленты;
Магнитооптические диски;
Оптические диски.

Бумажные носители:
для текстовых документов – спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;
для чертежно-графических документов – ватман, калька, миллиметровая бумага.
Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листком, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм, рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) – для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов (бланки с трафаретным текстом) должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.
Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.
На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографическим способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.
На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности и фамилия исполнителя. Листы тетради нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях - гриф конфиденциальности, номер листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов – количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.
Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

2.1. УЧЕТ И ИСПОЛНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.
Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.
Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.
Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.
Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.
Учет изданных документов, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способом или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.
Учет поступивших документов охватывает документы поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.
Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставится документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.
Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах и карточках.
Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.
Носители конфиденциальной информации также учитываются в журналах или карточках.
Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.
Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:
на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;
на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;
на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации – только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.
ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой безопасности предприятия.
Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.
На самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).
Учет бумажных и магнитных носителей производится по каждому виду тайны раздельно.
Если проект документа был напечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.
В формах учета не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная надпись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.
Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.
После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.
Под исполнением конфиденциального документа понимают – «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач» [ 15. стр.250 ] .
В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.
После рассмотрения и написания резолюции на документах они передаются исполнителю под подпись в соответствующих учетных формах.
При получении документов исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его листов.
Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.
Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.
Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.
В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.
При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).
Из карточек контроля документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов.
При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.
В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.
После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.
Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подпись об ознакомлении с документами с проставлением даты производится на самих документах.
Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми или используется двойное пакетирование документов. В правом верхнем углу пакета проставляется гриф конфиденциальности, ниже при необходимости помета «Лично» и тому подобное.
Гриф конфиденциальности и иные отметки могут ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт обрабатывается в соответствие с почтовыми правилами. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающую возможность «отпаривания» мест склейки.
Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности.
Таким образом, в конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе включает не только факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в документах информации.

2.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЕ
и т.д.................

Конспект 4.

Определение состава конфиденциальных документов. Одной из особенностей конфиденциального делопроизводства является жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Обусловлено это тем, что документ является потенциально существующим источником утечки содержащейся в нем информации, то есть попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации. Но установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено и на исключение избыточной конфиденциальной информации в них, определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, так как не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну , разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - обладателем информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется собственником информации. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно государственным нормативным актам.

Но Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне.

Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства, физических или юридических лиц. Перечни такой информации содержатся в нескольких нормативных актах.

После установления состава конфиденциальной информации определяется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. Наиболее распространенным является деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально . Гриф конфиденциальности - это реквизит, свидетельствующий о степени конфиденциальности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

Следующий этап - определение конкретных сроков конфиденциальности информации. Продолжительность конфиденциальности информации должна соответствовать срокам действия условий, необходимых и достаточных для признания данной информации конфиденциальной в соответствии с законодательством.

После установления состава документов определяются круг лиц , имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Оформление и учет носителей конфиденциальной информации. Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации. Черновики и проекты (беловики) открытых документов не регистрируется, регистрируется уже готовый подписанный (утвержденный) документ, а его черновик (при наличии) уничтожается исполнителем (составителем) документа. Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика уничтожается только вариант, с которого печатался проект документа, остальные варианты просто выбрасываются в мусорную корзину или хранятся у исполнителя. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправомерное обращение с ними и, кроме того, обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответствием перечням издаваемых конфиденциальных документов.

Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При этом листы должны быть разрезаны на куски, гарантирующие невозможность восстановления текста.

Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Бумажными носителями могут быть: - для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, рабочие тетради; - для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка. Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Рабочая тетрадь это сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва используется для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов.

К машинным носителям документированной информации относятся: жесткие (твердые) магнитные диски; - магнитные ленты; - магнитооптические диски; - оптические диски.

Проверки наличия конфиденциальных документов. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

"Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведения только один раз в год. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации .

Наиболее оптимальными видами проверок являются:

· проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов – сразу после регистрации;

· проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов, дел, независимо от времени их регистрации – сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок – по истечении каждого квартала;

· проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в делах и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени регистрации – один раз в квартал;

· проверка фактического количества всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах – один раз в год;

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки о их движении. Самым оптимальным вариантом для проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками , одним из которых является сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Это повышает качество и ускоряет их проведение.

Документирование конфиденциальных сведений включает определение состава внутренних и отправленных документов и их изготовление.

Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.

Определение состава издаваемых конфиденциальных документов осуществляется на основе перечня конфиденциальных сведений организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов организации.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем и всеми именами постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК) и утверждаются руководителем организации. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы.

Итак, состав конфиденциальных документов определен, рассмотрим этапы их создания.

На первом этапе работы с конфиденциальными сведениями необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.

Третий этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.

И.Н. Кузнецов и А.И. Алексенцев предлагают деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально». Алексенцев, А. И. Конфиденциальное делопроизводство - М.: ООО Журнал «Управления персоналом», 2003.С.-34,253. Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна» (это конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду силу ее неизвестности широкому кругу лиц). Это названо грифом коммерческой тайны, который свидетельствует лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне.

Коммерческая тайна является собственностью предприятия.

Кроме коммерческой тайны в делопроизводстве используется служебная тайна.

В.П. Козырева дает следующее определение служебной тайне - это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Козырева, В. П. Организуем работу с документами ограниченного доступа / В. П. Козырева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 11. - С. 67 - 72.

Можно сказать, что служебная тайна - это информация о деятельности государственных органов, муниципальной власти и подведомственных им предприятий, а также о государственных служащих. В коммерческих структурах служебная тайна используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант «ДСП».

Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

Ниже грифа могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и другие. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

Четвертый этап - определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.

Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.

Шестой этап - изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

В случае если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от открытых только проставлением грифа конфиденциальности и номера экземпляра. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации.

Документирование конфиденциальной информации включает опреде­ление состава внутренних и отправляемых документов и их изготовление.

Документирование конфиденциальной информации является важней­шей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятель­ности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых до­кументов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрыва­ющая историю предприятия.

3.1. Определение состава конфиденциальных документов

Выше было отмечено, что одной из особенностей конфиденциаль­ного делопроизводства является жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Обусловлено это тем, что документ является потенциально существующим источником утечки содержащейся в нем информации, т.е. попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. Поэтому конфиденциальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечивать­ся минимальным количеством документов при сохранении полноты не­обходимой информации.

Но установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания, но и на исключение избыточной конфиденциальной информации в них, определение количества их экземпляров, адресатов, которым они долж­ны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рас­сылка конфиденциальных документов также приводит к утечке инфор­мации. На стадии определения состава издаваемых документов реша­ется вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламен­тация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, вза­имосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятиям кон­фиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенным к ком­мерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне. Но эти перечни должны разрабатываться на основе и в рамках перечней сведе­ний, составляющих коммерческую и служебную тайну. Вызвано это тем, что по существующим нормам сначала определяются сведения, состав­ляющие тот или другой вид тайны. Эти сведения могут быть зафиксиро­ваны как в документах, так и в других носителях: памяти человека, базе данных ЭВМ, выпускаемой продукции, технологических процессах, физи­ческих полях и др. Поэтому только после определения состава всех кон­фиденциальных сведений можно установить те из них, которые должны документироваться. Таким образом, определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки переч­ней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, разрабаты­вается для каждого предприятия самим предприятием - обладателем информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется собствен­ником информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением све­дений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно госу­дарственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, относимых к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их об­ладателя. Правовым основанием для установления состава сведений, относи­мых к коммерческой тайне, являются упоминавшиесявыше за­коны, а также определение понятия "коммерческая тайна", которыми пре­дусмотрено, что сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть в любой сфере предпринимательской деятельности, следовательно, ком­мерческая тайна может распространяться на все направления и виды деятельности предприятия.

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, должна заниматься ПДЭК.

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций, компетен­ции, направлений деятельности предприятия необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнера­ми определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности предприятия. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Ба­зовым критерием при этом является возможность получения преиму­ществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неиз­вестности. Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловле­ны, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим ли­цам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой - преимущества можно получить только за счет такой неизвес­тности. Конфиденциальность является правовой формой и одновремен­но инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь, в зависимости от областей и видов деятельности, экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и ка­чественными показателями.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена, прежде всего, рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убытки. Конфиден­циальность такой информации создает для ее обладателя преимуще­ства в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недо­бросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем возможнос­ти отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания ин­формации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательством введены два ограничения на отнесение информа­ции к коммерческой тайне.

Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не мо­жет быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесе­ния ущерба законным интересам государства, физических или юриди­ческих лиц. Перечни такой информации содержатся в нескольких нор­мативных актах: законах "Об информации, информатизации и защите информации", "О благотворительной деятельности и благотворительных организациях", постановлении Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" и ряда других. Эти перечни в значитель­ной мере дублируют друг друга и имеют различную правовую основу.

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информа­цию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юри­дическое или физическое лицо. Часть ее, затрагивающая законные инте­ресы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предос­тавляется лишь соответствующим органам власти, наделенным законо­дательством правом контроля такой информации.

Должно быть и третье ограничение, которое хотя и не предусмотрено законодательством, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при переводе информации в разряд коммерческой тайны необходи­мо учитывать сопутствующие этому затраты на ее защиту. Если эти зат­раты превышают достигаемые в результате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиден­циальной теряет всякий смысл.

Следует иметь в виду, что в перечень сведений, составляющих ком­мерческую тайну, может включаться не только информация, создаваемая данным предприятием, но и информация, полученная им без использова­ния неправомерных средств при проведении исследований по собствен­ной инициативе, систематических наблюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно неза­висимо оттого, что ее содержание может совпадать с содержанием ком­мерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, правомерно полученной считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства. Предприятие, правомерно и самостоятельно получив­шее информацию, одновременно являющуюся коммерческой тайной дру­гого юридического или физического лица, становится обладателем этой коммерческой тайны со всеми предусмотренными законодательством правами.

После установления состава конфиденциальной информации опре­деляется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальнос­ти - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытос­ти зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. В практике работы предприятий применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности информации с раз­личными их наименованиями. Наиболее распространенным является деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфи­денциально.

Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определяется собственниками информации, которые могут иметь (а зачастую так и бывает) разные под­ходы к степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации, В этом случае при рассмотрении в судебном поряд­ке дел о неправомерном получении коммерческой тайны сложно опре­делить, кто из собственников установил правильную степень конфиден­циальности информации, т.к. критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает ее собственник.

Следующий этап - определение конкретных сроков конфиденциаль­ности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении ко­торых конфиденциальность снимается. Продолжительность конфиденци­альности информации должна соответствовать срокам действия усло­вий, необходимых и достаточных для признания данной информации кон­фиденциальной в соответствии с законодательством.

Результаты работы оформляются перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, который может иметь следующую форму:

Если сведениями установлена одна степень конфиденциальности, то графа 3 опускается.

При значительном объеме конфиденциальных сведений они класси­фицируются в перечне по разделам, соответствующим сферам деятель­ности предприятия.

Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, ут­верждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению фун­кционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников предприятия, работающих с конфиденциальной информацией. Копии перечня или выписки из него должны быть направлены конфидентам (вла­дельцам) данной коммерческой тайны. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного положения, договора либо на ином законном основании известна коммерческая тайна ее облада­теля.

Дополнения и изменения состава, включенных в перечень сведений, а также изменение степени их конфиденциальности могут осуществлять­ся с разрешения руководителя предприятия и вноситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя службы безопасности. При существенном изменении состава сведений перечень должен составляться заново. Об изменениях в составе коммерческой тайны обладатель информации обязан в пись­менной форме известить конфидентов данной информации.

Что касается состава информации, являющейся служебной тайной, то следует иметь в виду, что такая информация предусмотрена для органов государственной и муниципальной власти и подведомственных им пред­приятий, в коммерческих структурах она используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

В "Положении о порядке обращения со служебной информацией ог­раниченного распространения" сказано, что руководитель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции опреде­ляет категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, а эти лица не­сут персональную ответственность за обоснованность такого отнесения. Как видно из этой нормы, она не содержит технологии определения состава информации, относимой к служебной тайне.

На практике, которая существует уже несколько десятилетий, используются обычно два варианта определения состава такой информации. В первом варианте министерства и ведомства разрабатывают единые для отрасли перечни сведений ограниченного распространения и направляют их на подведомственные предприятия. Во втором варианте полномочия по разработке перечней передаются руководителям подведомственных предприятий, и перечни разрабатываются применительно к каждому конкретному предприятию. Иногда используется и третий, комбинированный вариант, при котором перечни разрабатывают и министерства (ведомства), и на основе этих перечней - подведомственные предприятия. Технология разработки перечней сведений ограниченного распространения практически не отличается от технологии разработки перечней сведений, составляющих коммерческую тайну.

Служебная тайна может быть в любой области деятельности органа власти или предприятия, однако в упомянутом Положении определен состав сведений, которые не могут быть отнесены к служебной инфор­мации ограниченного распространения.

Сведениям, составляющим служебную тайну, установлена одна сте­пень конфиденциальности: "Для служебного пользования". Перечень та­ких сведений имеет форму перечня сведений, составляющих коммерчес­кую тайну, без графы 3.

Перечни сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, раскрывают тематическое содержание включенных в них сведений. Но эти сведения, как уже отмечалось, фиксируются в различном виде на раз­личных носителях и могут быть как документированными, так и недоку­ментированными.

В сферу конфиденциального делопроизводства входит только доку­ментированная информация (документы), поэтому из всей совокупности информации, включенной в перечни сведений, отнесенных к коммерчес­кой и служебной тайне, нужно выделить состав документируемой инфор­мации и установить виды документов, в которых она должна быть зафик­сирована. Определение состава конфиденциальных документов должно осуществляться также ПДЭК. При этом следует руководствоваться оп­ределенными критериями документирования информации. К ним отно­сятся:

необходимость документированной информации для правового обеспечения деятельности предприятия, регламентирующего статус предприятия, права, обязанности и ответственность его сотрудников;

необходимость документированной информации для производственной деятельности: научно-исследовательской, конструкторской, проектной, технологической и др.;

необходимость документированной информации для управленческой деятельности;

необходимость документированной информации как доказательного источника на случаи возникновения конфликтных ситуаций;

необходимость передачи информации в официальном виде;

важность информации как исторического источника, раскрывающего направления и особенности деятельности предприятия.

В рамках критериев документирования определение состава доку­ментируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения документируемой информации оп­ределяются конкретные виды документов, в которых эта информация Должна быть зафиксирована.

В процессе определения необходимых конфиденциальных докумен­тов следует проводить работу по сокращению их количества за счет разработки интегральных документов, в которые можно включить показате­ли нескольких документов, в том числе путем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов должно осуществляться с таким расчетом, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц, имеющих доступ только к части содержания (показателей) документа.

Виды конфиденциальных документов необходимо устанавливать учетом оптимального объема содержащейся в них информации, исключающего избыточную, в том числе дублетную информацию, поскольку избыточная информация - это конфиденциальные данные, утечка которых может нанести ущерб предприятию.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют раздельно по каждому виду тайны и могут иметь следующую форму:

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соответствовать степеням и срокам конфиденциальности включаемых в документ: сведений, определенным перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. При установлении таким сведениям одной степени конфиденциальности графа "Гриф конфиденциальности" опускается.

К числу документов, подлежащих утверждению в соответствии с су­ществующими нормативными актами, относятся: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприя­тия, структура, штатное расписание, должностные инструкции, акты про­верок (ревизий), сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг, и некоторые другие.

Если при направлении документов другим предприятиям каждый ад­ресат не должен знать, кому еще направлен данный документ, то в графе 9 по соответствующему виду документа после внесения адресатов де­лается пометка "раздельное адресование", означающая, что на каждом экземпляре документа должен проставляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр.

Графу 10 следует использовать (при необходимости) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о простав­лении оттиска печати на соответствующих документах.

Перечни издаваемых документов подписываются председателем и всеми членами ПДЭК и утверждаются руководителем предприятия. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделен­ные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответ­ствующие документы.

Внесение возможных последующих частичных уточнений или измене­ний в перечни может быть возложено на руководителя службы безопас­ности.

При изменении перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, соответствующие изменения вносятся и в перечни из­даваемых конфиденциальных документов. О снятии грифа конфиденци­альности с отправленных документов должны быть письменно оповеще­ны предприятия-адресаты.

В случаях возникновения необходимости издания разовых докумен­тов, не включенных в перечни, или дополнительных экземпляров доку­ментов, не предусмотренных перечнями, их изготовление может произво­диться по совместному разрешению руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности (или подразделения конфиден­циального делопроизводства). Одновременно определяется целесооб­разность включения таких документов (дополнительных экземпляров) в соответствующий перечень.