Комплектация товара по накладной. Или десять простых советов, как ускорить комплектование заказов на складе

⁰

Приобретаемый покупателем товар согласно российскому законодательству должен соответствовать требованиям комплекта и комплектности товара.

Эти понятия не следует смешивать, так как в законе они разграничены и относятся к различным свойствам товара. Комплектность товара — что это? Поговорим об этом в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Правила возврата товара в гипермаркеты ОБИ вы найдете в нашей .

Законодательный регламент

Понятия комплекта и комплектности товара устанавливаются Гражданским кодексом РФ .

Комплект товара уточняется ст. 479 ГК РФ, комплектность — ст. 478 ГК РФ.

Ответственность продавца в случае передачи некомплектного товара устанавливается .

Если некомплектностью нарушается качество товара, то продавец несет ответственность согласно .

Статья 478. Комплектность товара

[Гражданский кодекс РФ] [Глава 30] [Статья 478]
1. Продавец обязан передать покупателю товар, соответствующий условиям договора купли-продажи о комплектности.

2. В случае, когда договором купли-продажи не определена комплектность товара, продавец обязан передать покупателю товар, комплектность которого определяется обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

Статья 479. Комплект товаров

[Гражданский кодекс РФ] [Глава 30] [Статья 479]
1. Если договором купли-продажи предусмотрена обязанность продавца передать покупателю определенный набор товаров в комплекте (комплект товаров), обязательство считается исполненным с момента передачи всех товаров, включенных в комплект.

2. Если иное не предусмотрено договором купли-продажи и не вытекает из существа обязательства, продавец обязан передать покупателю все товары, входящие в комплект, одновременно.

Отличие понятий

Несмотря на близость понятий, комплект и комплектность товара имеют различные значения , что обуславливает разные правила продажи и ответственности продавца.

Комплектность применяется к технически сложным товарам и означает наличие всех деталей, агрегатов, узлов и частей товара.

Без наличия всех необходимых деталей устройство не может функционировать в соответствии со своим назначением либо снижаются его потребительские качества.

Поэтому такие товары продаются только с условием полной комплектности, нарушение которой влечет за собой последствия неисполнения продавцом своих обязанностей.

Комплект товара — объединение разнородных, формально независимых товаров в одну группу.

Вещи и устройства, входящие в комплект, могут продаваться отдельно друг от друга и связаны между собой ситуативными требованиями.

Примеры

Если возвращаться к , то примером будет наличие необходимых деталей для самостоятельного сбора каждого конкретного предмета сборной мебели : стенки, двери, запорные механизмы, угольники, гайки, винты, ножки и т. д.

Именно наличие всех необходимых деталей позволяет собрать предмет мебели и в дальнейшем использовать его по функциональному назначению.

К примеру комплекта товара относится мебельный гарнитур . Каждая его часть может продаваться отдельно: диван, кресла, банкетка, тумба, шкаф и т. д. Однако при объединении товара они продаются как единое целое за общую цену.

При желании продавца и покупателя последний может приобрести лишь один из предметов комплекта. Нарушение целостности комплекта мебельного гарнитура не лишает покупателя возможности пользоваться отдельными частями.

Что такое некомплектность?

В правоприменительной практике некомплектность товара может быть признана неисполнением продавцом своих обязанностей и разновидностью , если при некомплектности товар не может использоваться по своему назначению.

Если же товар может эксплуатироваться в обедненной комплектации, то считается, что продавец продал товар и несет ответственность лишь за некомплектность.

Некомплектность товара — широкое понятие, которое относится не только к целостности составляющих товара, но и к каждой отдельной детали.

Так как распространяется не только на весь товар в целом, но и на его составляющие части, то, например, наличие в новом автомобиле использованной ранее запчасти признается некомплектностью товара, несмотря на то, что формально продавец полностью укомплектовал проданный товар.

Примером некомплектности товара может быть приобретение цифровой фотокамеры без входящего в состав общей покупки USB-кабеля для соединения с персональным компьютером.

Без наличия такого кабеля фотоаппарат формально может использоваться по своему прямому назначению (фотографированию), однако возможности потребителя резко снижены из-за того, что цифровые фотографии могут быть просмотрены только после перекачивания на компьютер, что невозможно без наличия кабеля.

Права потребителей в случае некомплектности

Нарушение комплектности является неисполнением продавцом своих обязанностей, поэтому потребитель вправе устно потребовать доукомплектования , а в случае отказа, реализовать свои права, опираясь на Гражданский кодекс РФ.

Что делать, если был куплен некомплектный товар?

Действия покупателя в тех случаях, когда приобретен некомплектный товар, зависят от того, может функционировать некомплектная покупка или нет .

Если товар может использоваться по назначению, то покупатель должен руководствоваться ст. 480 ГК РФ, а его дальнейшие действия должны выглядеть следующим образом.

Первым делом необходимо устно обратиться к продавцу с требованием доукомплектования товара.
В случае отказа необходимо составить письменную претензию на имя продавца с требованием устранения некомплектности покупки либо потребовать уменьшения цены, соответствующей «обеднению» комплектации.
Если требования потребителя не были удовлетворены, покупатель может потребовать расторжения договора купли-продажи и уплаченных денежных средств или полной замены товара. Как правило, такие требования происходят при после неудовлетворения письменной претензии продавцом.

Можно ли вернуть комплект постельного белья в магазин? неустойки или компенсации морального вреда .

Как правило, при разумности и обоснованности требований, судебные органы РФ удовлетворяют подобные иски в полном или частичном объеме.

Комплектность и комплект товара — одно из требований , предъявляемых к товару при его коммерческой реализации.

Нарушение комплекта и комплектности может трактоваться как нарушения качества и должно быть исправлено по требованию покупателя, в противном случае он имеет право на обращение в суд и удовлетворение своих требований в судебном порядке.

Какой товар считается товаром в незавершенном виде, а какой в некомплектном ? Узнайте из видео:

Процесс состоит из нескольких этапов:

Прием и обработка заказов с последующей передачей информации в зону комплектации;
Процесс комплектации и отгрузки товара заказчику.

Первый этап обычно входит в обязанности сотрудников коммерческого отдела. Прием заказов происходит либо в телефонном режиме, факсимильным сообщением, либо по электронной почте. Если заказ приходит в электронной форме, то присылаются, как правило, бланки заказов (общепринятыми являются форматы *.xls, либо формат баз данных *.dbf).

Заказ должен содержать в себе:

количество товара
его наименование
примечание и другие данные при необходимости.

Артикул указывается по договоренности, хотя он не относится к обязательным атрибутам заказа. В тех случаях, когда поставщик товара берет на себя 100% возврат просроченной продукции, существует понятие автозаказа. Данный процесс осуществляет либо торговый представитель, либо менеджер по формированию заказов компании, опираясь на остатки и продажи каждого вида товара у своего покупателя.

В процессе сотрудник коммерческого отдела обычно видит остатки того, либо иного товара. В случае, когда необходимой позиции нет в наличии, он должен сообщить об этом заказчику, и предложить ему увеличить объем товара на аналогичную позицию.

Нередко при определенных условиях сотрудникам приходится работать в авральном режиме. Обычно это происходит в следующих ситуациях:

при большом количестве срочных заказов;
в случае, если один клиент размещает несколько дополнительных заказов на одну дату отгрузки;
при неравномерном поступлении заказов (особенно, в позднее время суток).

Довольно часто на распределительных центрах для розничных магазинов можно видеть картину, когда заказы от покупателей поступают поздно вечером, а отправить продукцию нужно уже рано утром. Это особенно актуально, когда у продукции малые сроки реализации, и владельцы магазинов, для того, чтобы не допустить просрочки, ждут окончания наплыва покупателей, чтобы сделать заказы по относительно корректным остаткам. Склад может решить данную проблему, организовав ночную рабочую смену для работников коммерческого отдела и работников отдела комплектации заказов.

Некоторые магазины, в зависимости от спроса, могут присылать несколько заказов в день, либо делать незапланированные срочные заказы. Эти факторы значительно увеличивают нагрузку на работников коммерческого отдела. Для устранения таких нагрузок необходимо при заключении контракта, в договоре поставки четко прописать индивидуальный график поставки продукции. Как правило, заказ на 1-2 дня предшествует дню поставки. В графике, как правило, указывается, в какой промежуток времени он должен быть готов к отгрузке. В случае, если клиент не желает заказывать товар по определенному графику, то снизить количество дополнительных и срочных заказов можно, не предоставляя дополнительных скидок на товар, а также введением наценки на срочные заказы. Применение таких фискальных мер должно быть четко продумано и оправдано. О них стоит отдельно предупредить заказчика.

Автоматизация процесса

Проблему нескольких заказов на одну дату поставки может решить автоматизацией процесса: в течении рабочего дня в учетную программу из электронной почты могут загружаться бланки заказов от покупателей, в случае, если от одного поставщика заказов будет несколько, то в программе они объединяются в один общий и обрабатываются соответственно.

Идентификация одного и того же заказа происходит по следующим параметрам:

наименование клиента,
адрес электронной почты отправки,
дата отгрузки товара,
номер договора, и т.д.

Далее сотрудники коммерческого отдела передают информацию в отдел комплектации и упаковки товара. Данный процесс является очень важным и ответственным, так как здесь более всего задействован человеческий фактор, а, следовательно, в большей степени возможны ошибки. Свести их к минимуму во многом поможет адресная система хранения на складе . Наличие последующего контроля над правильностью комплектования заказа со стороны кладовщиков-контроллеров также положительно влияет на качество работы.

Немаловажным качественным показателем является скорость комплектации товаров. Правильная организация маршрутов складских работников в значительной мере повышает эту скорость. Ее принцип сводится к тому, чтобы исключить лишние перемещения рабочего персонала и вспомогательной погрузочной техники. Такие маршруты изначально планируются в процессе разработки складских помещений, они должны проходить по самому краткому пути обхода мест отбора товаров. Нежелательно дважды выполнять работы в одном и том же проходе. Лучше всего, если маршрут будет начинаться в самом дальнем месте от выхода в складское помещение, а закончится ближе к выходу. Это делается с целью уменьшения усилий для перемещения товара, предназначенного для последующей комплектации.

Еще один эффективный метод

Одним из самых эффективных методов снижения трудозатрат на комплектацию продукции является поставка товара стандартными фабричными упаковками (ящик, пак, паллета, и т.д.). Этот вопрос в самом начале коммерческий отдел должен оговорить с заказчиками. В данной ситуации подводным камнем может быть ошибка в определении количества единиц продукции на одну общую упаковку. Например, это довольно распространено при комплектации консервов в железных банках. В одном ящике находится 36 банок, в другом – 32 банки. Чтобы не допускать подобных ошибок, работники склада обязаны знать ассортимент склада или это должно учитываться при установке программного комплекса по контролю и управлению грузопотоками склада.

Метод объединения заказов в единую партию на сегодняшний день пользуется достаточно большой популярностью. Данный метод наиболее актуален в случаях развоза товара автомобилем в одном направлении. Главным преимуществом такого метода является единый маршрут комплектовщика заказов, который значительно экономит время на перемещении приблизительно пропорционально количеству заказов в партии. Но при сортировке товара по заказчикам дополнительное время, все же, затрачивается. Некоторые склады успешно пользуются практикой, когда процесс сортировки возлагают непосредственно на экспедитора при выгрузке товара покупателю.

Проблемы комплектации малых заказов знакомы практически в любой дистрибьюторской компании, работающей с мелкооптовыми клиентами. Этот бизнес-процесс требует особого подхода, но зависит от конкретных условий: ассортимента, равномерности и прогнозируемости спроса, уровня вариации объёмов сборок, количества клиентов, интенсивности и режима работы склада. Поэтому о том, как оптимизировать бизнес-процесс поштучной сборки товаров, в этой статье будет написано применительно к этим условиям, которые на каждом складе – свои. Будет рассмотрена каждая из мер, оптимизирующих поштучную сборку, по отдельности, а провести их компиляцию предлагается каждому специалисту для своего конкретного склада самостоятельно, с учётом специфики его работы.

Условия и цели.

Оптимизацию любого бизнес-процесса мы вынуждены производить в определённых условиях и преследуя определённые цели. И то, и другое – это ограничения, но они отличаются друг от друга тем, что первые из них мы считаем жёстко установленными, в рамках которых мы пытаемся выполнить вторые. Конечно, случается и так, что некоторые из условий могут переходить в разряд целей или – наоборот. Так происходит, когда к условиям относят слишком много или слишком мало ограничений. Например, если от вас требуют разместить на вашем складе по всему имеющемуся ассортименту продукции запасов на месяц продаж, а вы после расчётов показываете, что это не возможно, то одно из условий может (и по хорошему, должно) стать целью. Как вариант вас могут попросить найти склад, где можно было бы поместить весь нужный объём продукции; или определить ассортимент, который оптимально хранить на имеющемся складе; или ещё, как-то иначе сформулировать задачу, чтобы условия были выполнимы в принципе.

При оптимизации штучного набора к условиям обычно относят:

ассортимент продукции,
габариты, вес, стоимость продукции,
чистый штучный набор или смешанный (частично коробки, частично штуки),
характеристики склада,
режим работы склада,
уровень вариации объёмов сборок,
прогнозируемость отгрузок и горизонт планирования событий,
объёмно-весовые и количественные характеристики работы склада,
возможности и ограничения складской компьютерной системы;

в качестве же целей обычно выступают:

увеличение скорости набора,
улучшение показателей эффективности работы складских сотрудников,
повышение эффективности использования складских площадей,
повышение стабильности работы,

Итогом достижения этих целей является минимизация издержек, однако зачастую перед складом стоит задача не столько сократить расходы, сколько, например, увеличить пропускную способность на том же складе при сохранении тех же затрат или их незначительном увеличении. Рассмотрим теперь возможные меры по достижению этих целей и их влияние на результат в рамках различных сформулированных условий.

Меры по достижению целей.

Создание зоны набора пополняемой из зоны длительного хранения. На складе создаётся новая зона так, чтобы набор позиций из этой зоны был наиболее удобен, что позволяет уменьшить время набора заказов. Однако создание такой зоны должно быть поддержано разработкой эффективного алгоритма пополнения остатков этой зоны из остатков зоны длительного хранения.

увеличение скорости набора.

ухудшение отработки пиковых нагрузок.

Необходимые условия:

большой объём запасов в днях продаж;
наличие на складе свободного места;
хорошая прогнозируемость отгрузок на время действия одного цикла пополнения зоны набора из зоны длительного хранения;
габариты продукции, позволяющие её дополнительную перевозку.

Адресное хранение. Это основа любой автоматизации подбора на складе. Но наличие этой функции в складской программе даже без дополнительных функций позволяет меньше зависеть от памяти комплектовщиков, а товар располагать так – как это удобнее, а значит – выгоднее с точки зрения его подбора. Кроме этого пропадает необходимость держать ячейки, закреплённые за каким-то товаром пустующими, до следующей поставки – в результате эффективность использования площадей повышается.

увеличение скорости набора;
повышение эффективности использования складских площадей;
увеличение точности заведения информации в компьютерную систему.

Необходимые условия:

возможность заведения адресов и товаров по адресам в складской программе.

Механизация работы, в том числе конвейерная сборка. На конкретных этапах сборки человек дополняется или заменяется машиной, что положительно сказывается на скорости набора. При конвейерной сборке лучше всего работает модная сейчас технология «Pick-to-Light », когда комплектовщику каждой зоны подбора высвечивается на световом табло рядом с ячейкой набора необходимое для подбора количество, а он, загрузив его на конвейер, подтверждает набор нажатием светящейся кнопки. Однако подходить к механизации надо осторожно, так как, например, возможность везти одновременно десять единиц продукции вместо того, чтобы нести вручную одну, не означает автоматически увеличения скорости набора в десять раз – механизация должна позволять увеличить скорость именно всей сборки, а не какого-то из её этапов.

увеличение скорости набора.

ухудшение показателей эффективности использования складских площадей.

Необходимые условия:

наличие свободного места на складе под технику и возможность её подъезда к местам хранения;
необходимые характеристики склада для работы техники – например, качество полов;
свойства продукции, позволяющие использовать эту технику для её перемещения.

Создание наборов из позиций отгружаемых часто вместе. В случае если какие-то позиции отгружаются обычно наборами – например, определённый тип шурупов отгружается с определённым типом дюбелей, – то в любом случае имеет смысл размещать такие позиции на складе рядом друг с другом, чтобы сборщик не искал их в разных концах склада. В ряде же случаев, когда заранее известно и соотношение отгружаемых позиций, то можно дополнительно формировать объединённые наборы таких позиций в известном соотношении, упрощая и ускоряя, таким образом, сборку этих позиций.

увеличение скорости набора;

Необходимые условия:

хорошая прогнозируемость отгрузок.

Размещение запасов по позициям ближе к зоне сборки в зависимости от попадания этих позиций в одну из групп ABCD -анализа по количеству сборок за период (скачать автоматизированный ABCD -анализ в Excel можно по адресу http://сайт/excel/). Позиции, которые спрашиваются наиболее часто, размещаются как можно ближе к зоне отгрузки, что позволяет сократить расстояние, а значит и затрачиваемое время на основные перемещения из зоны хранения в зону отгрузки. Однако для поштучного набора эта мера не так эффективна, как для склада отгружающего паллетами из-за того, что набор осуществляется не челночным методом – нашёл позицию, отвёз в зону отгрузки, пошёл за следующей позицией, а методом корзины – нашёл одну позицию, нашёл вторую позицию, …, нашёл последнюю позицию – осуществил их перемещение в зону отгрузки.

увеличение скорости набора;
улучшение показателей эффективности работы складских сотрудников.

Необходимые условия:

большой ассортимент продукции с большой разницей в частоте отгрузок;
возможности складской системы для поддержания распределения запасов в ячейки по критерию принадлежности к группе ABCD -анализа.

Использование штрихкодирования или RFID-меток. Чем меньше времени тратится на поиск и распознание продукции, тем быстрее происходит сборка, а один и тот же сотрудник может выполнить гораздо больше сборок, кроме этого управляемость процессами на складе переходит на новый уровень.

увеличение скорости набора;
увеличение точности заведения информации в компьютерную систему.

Необходимые условия:

возможности складской компьютерной системы;
при использовании RFID – стоимость продукции, окупающая эти метки на неё.

Использование терминалов сбора данных или «Pick-to-Voice ». В случае использования бумажных нарядов на подбор, когда сотрудник не находит товара по очередному адресу, ему приходится возвращаться, вносить эту информацию в компьютер, распечатывать новые документы, и идти по второму разу. И так может происходить несколько раз за подбор – говорить в таком случае об оптимальном пути набора, сокращении времени и увеличении эффективности комплектовщиков – не приходится. В случае же использования терминалов сбора данных информация об отсутствии товара по адресу поступит в компьютер сразу же, и в это же время комплектовщик получит новое задание на подбор этой позиции по новому адресу – причём он встраивается оптимальным образом в его путь подбора. По этому же принципу действует модная сейчас технология «Pick-to-Voice », когда терминал сбора данных заменяется радиогарнитурой для комплектовщика, на которую поступают голосовые команды, и через которую комплектовщик может подтвердить успешный подбор или сообщить о нехватке товара в ячейке. Эта технология лучше тем, что радиогарнитуры ощутимо дешевле чем терминалы сбора данных, кроме этого у комплектовщика всегда свободны обе руки, однако считывать штрихкоды гарнитурой он уже не сможет, а значит точность подбора, при очевидном удобстве – падает.

увеличение скорости набора;
улучшение показателей эффективности работы складских сотрудников;
при использовании терминалов сбора данных – увеличение точности заведения информации в компьютерную систему.

Необходимые условия:

возможности складской компьютерной системы.

Оптимизация маршрутов сборщиков. Один и тот же товар можно собирать по-разному, через одни и те же точки можно пройти множеством маршрутов – если ваша складская компьютерная система сможет прокладывать оптимальные маршруты, то сборка будет происходить более эффективно. В ряде случаев может потребоваться перепланировка склада для того, чтобы можно было проложить более эффективные маршруты сборщиков.

увеличение скорости набора,
улучшение показателей эффективности работы складских сотрудников.

возможно ухудшение показателей эффективности использования складских площадей.

Необходимые условия:

возможности складской системы по прокладке маршрутов сборки и распечатке или выводе на терминалы строчек нарядов на подбор в нужном порядке.

Ввод мотивационной схемы. Мотивационным схемам посвящено множество книг и статей, – в конце концов, сборку всегда осуществляют люди, а человеческие способности до сих пор не до конца изучены современной наукой, поэтому для хорошего специалиста в этой сфере открываются огромные перспективы по достижению практически любых целей. Причём в данном случае, собственно, эти цели и должны ставиться во главу угла – ввод просто «мотивационной схемы», не заточенной под нужные задачи, не даст положительного эффекта.

улучшение показателей эффективности работы складских сотрудников;
возможно улучшение отработки пиковых нагрузок;
возможно увеличение точности заведения информации в компьютерную систему.

Разделение труда. Оно может быть:

этапным , когда за сборку отвечает один сотрудник, за перемещения из зоны хранения в зону отгрузки – другой, а за отгрузку – третий;
зональным, когда каждый сотрудник отвечают за сборку определённых позиций, закреплённых только за ним;
смешанным из первых двух.

В любом случае это положительно влияет на скорость набора, так как каждый сотрудник отвечает за небольшую, хорошо известную ему часть сборки и, в результате, не тратит лишнего времени на пустые действия. Однако из-за неправильного разделения труда может получиться так, что некоторые сотрудники будут не заняты, хотя работа будет.

увеличение скорости набора;
повышение стабильности работы;

возможно ухудшение показателей эффективности работы складских сотрудников

Сборка заранее. В случае если сведения о заказах, которые нужно будет собрать, становятся известными заранее – можно сгладить нагрузку на склад, собирая такие заказы заранее и размещая в зоне отгрузки. Однако для этого необходимо наличие большой зоны отгрузки, а так же слаженная работа всей логистической службы.

увеличение скорости набора;
повышение стабильности работы;
улучшение отработки пиковых нагрузок.

ухудшение показателей эффективности использования складских площадей;

Необходимые условия:

наличие свободного места на складе под собираемый заранее товар;
возможности складской системы по сборке заказов задолго до отгрузки.

Одновременный набор нескольких заказов. При штучном наборе особенно эффективной становится консолидация нескольких заказов в один сборочный лист, для отбора позиций в общих количествах для всех заказов, а затем разделения набранных позиций в нужных количествах по конечным заказам. Однако здесь тоже есть подводный камень: заказы собираются не по очереди, а все вместе, а значит, у вас пропадает возможность произвести отгрузку какого-либо заказа быстро – вперёд остальных, если его набор уже был начат. Также очень важным становится документальное сопровождение операций отбора и разделения набранных позиций по заказам – особенно в нестандартных ситуациях, когда из-за отсутствия нужного количества или ошибки набирается меньшее или большее количество по позиции, чем это требуется для наполнения этой позицией всех собираемых в данный момент заказов.

улучшение показателей эффективности работы складских сотрудников;
возможно увеличение скорости набора;
улучшение отработки пиковых нагрузок,

возможно ухудшение показателей эффективности использования складских площадей под зону предварительного набора;
возможно ухудшение точности заведения информации в компьютерную систему.

Необходимые условия:

возможности складской компьютерной системы, по разделению заказов на составляющие их позиции, объединению позиций из одной зоны сборки в один сборочный лист, разделению строчек из одного сборочного листа на несколько заказов, суммирование собранных позиций из разных сборочных листов в один заказ.

Избавление от единичных остатков – например, их компоновка. Когда на складе начинаются проблемы со свободным местом, то часто для решения этой проблемы позиции, небольшие остатки по которым занимают отдельные складские ячейки, размещают вместе, тем самым освобождая ячейки. На языке создателей WMS -систем, эта операция называется «дефрагментацией склада» по аналогии с дефрагментацией жёсткого диска компьютера.

уменьшение скорости набора;
понижение стабильности работы;
ухудшение точности заведения информации в компьютерную систему.

Необходимые условия:

наличие единичных остатков,
возможности складской системы по вводу данных о хранении разных позиций в одной ячейке.

Формирование из долгосрочных запасов зон хранения с ограниченным доступом. Это ещё один способ освобождения места на складе: если у вас есть запасы, которые вы точно не будете ближайшее время использовать, то их можно более плотно разместить на меньшей площади или «запихнуть в антресоль» – в любом случае у вас высвобождается часть места для размещения других позиций.

улучшение показателей эффективности использования складских площадей.

ухудшение показателей эффективности работы складских сотрудников;
возможно уменьшение скорости набора.

Необходимые условия:

хорошая прогнозируемость продаж;
наличие складских остатков, продажи которых предполагаются не скоро.

Избавление от неликвидов. Случается и так, что какой-то товар уже очень давно лежит на складе, и точно никогда не будет продан, однако он хранится на складе, где так не хватает свободного места. В таком случае нужно стараться признать такой товар неликвидом, после чего избавляться от него, отдавая клиентам по минимальной цене или, вообще, утилизируя – главное в этом процессе это освобождение места. Подробнее об эти и других методах, можно прочитать в статье .

улучшение показателей эффективности использования складских площадей.

Необходимые условия:

наличие признанных руководством неликвидов.

Поиск и исправление причин произошедших ошибок. При сборке всегда происходят ошибки: не находят товар, отгружают меньшее или большее количество, пересорт , ошибки при работе со складской компьютерной системой, формирование не тех документов или документов с ошибками – все такие ситуации необходимо сначала систематизировать, потом выявлять наиболее распространённые, искать и исправлять их причины. Эта работа не приносит быстрого эффекта, но со временем делает весомый вклад в оптимизацию сборки на складе.

повышение стабильности работы;
возможно улучшение показателей эффективности работы складских сотрудников.

Регламентация работы всех сотрудников склада. Стыки бизнес-процессов, за которые отвечают разные сотрудники, всегда вызывают необходимость регламента, из которого было бы ясно, кто из них, за что отвечает. Чёткое распределение обязанностей не только сделает работу более точной и слаженной, но и уберёт большинство поводов для конфликтов между сотрудниками на этой почве.

повышение стабильности работы;
увеличение точности заведения информации в компьютерную систему.

Разработка мер по отработке пиковых нагрузок. Это может быть и поиск возможностей по привлечению дополнительных людей во время пиковых нагрузок; и перекрывающие друг друга смены, с двойным составом, приходящимся как раз на часы наиболее вероятного возникновения повышенных нагрузок; и оптимизационные меры, перечисленные выше, которые в том числе помогут и отрабатывать пиковые нагрузки.

улучшение отработки пиковых нагрузок;

возможно ухудшение показателей эффективности работы складских сотрудников.

Необходимые условия:

наличие избыточных трудовых ресурсов.

Двойной пересчёт при наборе и отгрузке. Мера, которая стала уже одним из стандартов складского хозяйства, однако там, где она ещё не реализована, её внедрение позволяет резко улучшить точность данных, получаемых по итогам сборок и отгрузок.

увеличение точности заведения информации в компьютерную систему;
повышение стабильности работы.

ухудшение показателей эффективности работы складских сотрудников;
ухудшение отработки пиковых нагрузок;
уменьшение скорости набора.

Необходимые условия:

наличие достаточных трудовых ресурсов.

Создание в складской программе «защиты от дурака». Во многих, даже навороченных складских системах почему-то пренебрегают такой простой функцией как проверка на согласованность вводимых данных, а именно она позволяет избежать большого числа ситуаций, когда заводится не корректная информация.

увеличение точности заведения информации в компьютерную систему.

Необходимые условия:

возможности складской программы для этого.

Случай смешанного набора заказов: частично – коробки или паллеты, частично – штуки.

Если условия работы связаны со смешанными заказами, то основной мерой оптимизации работы на складе является разделение их сборки на два потока: коробки и паллеты – отдельно, штуки – отдельно. Причём такой принцип предполагает и разделение остатков на два складских подразделения: на одном осуществляется длительное хранение по позициям для отгрузки только коробами и паллетами, на другом краткосрочное хранение для отгрузок этих же позиций штуками. В таком случае практически весь приход осуществляется на первый склад, где в основном и хранится весь запас по позиции.

Запасы же второго склада пополняются с первого по мере надобности, и на нём хранится только такое количество по каждой позиции, которого достаточно, чтобы покрыть штучный расход по этой позиции на время цикла пополнения с первого склада. В таком случае оптимизацию работы штучного склада можно проводить теми же самыми методами, которые были описаны выше. Однако кроме них, дополнительно появляются новые возможности оптимизации работы, например, на этапе продажи: если клиент запрашивает количество, близкое к целому паллету или объёму, кратному коробу, то в общих интересах округлить такой заказ, чтобы упростить и отгрузку с вашего склада, и приёмку у клиента.

Валерий Разгуляев

Копирование статьи возможно только вместе с этим текстом, с обязательным указанием автора, и ссылки на перво

Журнал «Складской комплекс», №8, 2007 г. // Август, 2007

С процессом комплектации связаны многие показатели эффективности работы склада, коммерческого отдела, процесса обслуживания клиентов в целом. Качество выполнения заказов создает определенный имидж компании на рынке и обеспечивает ей тот или иной уровень конкурентоспособности.

На работу склада в процессе выполнения заказов затрачивается наибольшее количество ресурсов. Поэтому чем точнее происходит планирование ресурсов, тем быстрее и качественнее склад выполняет свою работу по комплектации заказов клиентов.

В процессе выполнения заказов клиентов существует несколько этапов, в которых возможна оптимизация. Но прежде чем рассматривать методы оптимизации, разберем этапы самого процесса выполнения заказов.

Как правило, заказы клиентов принимают и обрабатывают сотрудники коммерческого отдела, передавая их далее на склад, где заказы трансформируются в задание на отбор товара и подготовку заказа к отгрузке. В процессе регистрации заказа менеджер по работе с клиентами пользуется информацией об остатках товара на складе, номенклатуре, партиях, сериях, сроках годности.

После регистрации заказа клиента в Корпоративной информационной системе (КИС) заказ поступает в (АСУ склада). Оператор склада формирует задание на отбор товара, передает задание комплектовщикам.

Происходит отбор товара, передача его в зону контроля и упаковки. Затем скомплектованный и готовый к отправке клиентам заказ размещают в зоне отгрузки.

Согласно опыту реализации проектов AXELOT, существуют 4 основные области оптимизации рассматриваемого процесса (Рис.1):

1. Этап приема и обработки заказа

2. Обмен информацией между складом и коммерческим отделом

3. Планирование операции отбора и выдача задания комплектовщикам

4. Передача отобранного заказа в зону контроля. Проверка и упаковка товара

Рис. 1. Проблемные области в процессе комплектации заказа

Прием и обработка заказов клиентов

Выделяются три фактора, которые могут повлиять на стабильность работы склада на этапе размещения заказа клиентом: срочность заказов, неравномерность поступления заказов и размещение дополнительных заказов одним клиентом на одну дату отгрузки.

Многим знакома ситуация, когда основная масса заказов приходит под вечер, а отгрузка товаров предполагается уже утром. При этом утром могут поступить срочные заказы, которые необходимо отобрать и упаковать до начала утренней отгрузки. Эта проблема, в первую очередь, актуальна для распределительных центров (поставщиков розничных магазинов), а также для складов готовой продукции пищевых производств. Для склада такая динамика оборачивается авральными работами, необходимостью организовывать ночную смену.

Нередко розничные магазины размещают несколько заказов в течение дня в зависимости от изменения текущего спроса на товары. Это, в свою очередь, увеличивает время на обработку заказов операторами, а также суммарное время на комплектацию заказов на складе. Немногие компании идут на то, чтобы установить четкий график размещения заказов, и проблема неравномерного поступления заказов, как правило, решается с помощью организации второй смены (во второй половине дня, либо ночной).

Размещение срочных заказов или множества дополнительных заказов можно снизить, разработав особую ценовую политику. Например, не предоставлять скидки на дополнительные и срочные заказы или ввести надбавочный коэффициент. Однако такой метод не ликвидирует проблему дополнительных заказов полностью. Поэтому прежде чем заказы будут переданы на склад для комплектации, рекомендуется их дополнительно обработать с целью объединения заказов на один адрес доставки (рис.2).

До тех пор пока заказы не переданы в качестве заданий на отбор товара, они накапливаются в базе КИС или АСУ склада, где возможна их автоматическая обработка.

Поступающие заказы от клиента с одинаковыми параметрами (клиент, адрес доставки, номер договора, категория заказа, дата отгрузки) должны быть объединены в один заказ. При этом вычисляется суммарное количество идентичных товаров. Проверка критериев должна производиться сразу после поступления очередного заказа в информационную систему. Это позволит сократить общее количество заказов, а значит, и время на их комплектацию.

Рис. 2. Алгоритм объединения заказа

Обмен информацией между информационными системами склада и коммерческого отдела

В таблице 1 отражены основные виды информации, которая используется различными подразделениями предприятия в процессе комплектации заказов клиентов.

Таблица 1.

Вид информации	Источник информации	Потребитель информации
Количество товара, партии, серии	Для обеспечения достоверности информации о товаре необходимо регистрировать все операции по перемещению товара в АСУ склада, проводить своевременные инвентаризации, особенно в случае выявления недостач и пересортицы в ячейках склада	Менеджер коммерческого отдела своевременно информирует клиента о наличии или отсутствии товара на складе Сотрудники склада в ходе работы над претензиями клиентов используют информацию о наличии и движении товаров на складе для подтверждения обоснованности претензии и выявления ответственного за ошибку
Количество базовых единиц (штук) в транспортной или производственной таре	При приемке товара в АСУ склада вносится информация о видах транспортных единиц	Менеджер коммерческого отдела при приеме заказа ориентирует покупателя на количество товара, кратное упаковке. Таким образом, сокращается необходимость вскрывать короба, целые упаковки, что, в свою очередь, приводит к сокращению времени на комплектацию и ошибок в заказе
Статус выполнения заказа	На всех этапах прохождения заказа по подразделениям компании сотрудники формируют различные внутренние документы и присваивают им статусы (например, запланирован, в работе, завершен)	Менеджеры по работе с клиентами могут отслеживать состояние заказа, своевременно согласовывать с клиентом время отгрузки или, например, возможные изменения в заказе
Суммарный объем заказа, количество грузовых мест, габаритные характеристики грузовых мест	Информация заносится в АСУ склада после завершения упаковки заказа	В дальнейшем используется сотрудниками транспортного отдела при планировании маршрутов, рейсов, транспортных средств

Планирование операции отбора и выдача задания комплектовщикам

Оптимизация операции планирования отбора в основном связана с возможностями современных систем управления складом. Системы , которые применяет в своей работе AXELOT, обеспечивают выполнение двух блоков функций. Во-первых, информационная система работает как хранилище огромного количества информации о товарах, их сериях, партиях, требуемых условиях хранения, сроках годности, типоразмерах упаковки, уровнях вложений и т.д. Во-вторых, заложенные алгоритмы размещения и отбора могут выполнять управляющую функцию, позволяя оператору склада автоматически формировать задания и распределять их между кладовщиками, грузчиками, водителями высотной техники.

Иногда в процессе выполнения заказов клиентов менеджером по продажам практикуется резервирование определенного товара. Это может привести к увеличению уровня запаса, так как резервируется обычно большее количество товара, чем потом отгружается. Также может возникнуть ситуация возникновения неликвидного товара с истекающими или истекшими сроками годности, поскольку любой менеджер по продажам прежде всего будет стремиться обеспечить своего покупателя лучшим товаром.

Резервирование товаров под заказы клиентов рекомендуется осуществлять автоматически при планировании операции отбора, согласно заложенному в АСУ склада алгоритму. Основополагающим правилом в этом алгоритме является определенный заранее порядок отбора товара на складе по партии или серии:

1. FIFO (first-in, first-out) - «первым входит - первым выходит» - отгружаются товары из партии, поступившей на склад раньше других.

2. LIFO (last-in, first-out) - «последним входит - первым выходит» - большим приоритетом при отгрузке обладает товар из партии, поступившей на склад позже других.

3. FEFO (first-ended, first-out) - «первым заканчивается - первым выходит». Как правило, в качестве критерия, определяющего приоритет отгрузки, используется срок годности: товары с меньшим остаточным сроком годности отгружаются в первую очередь.

4. LEFO (last-ended, first-out) - «последним заканчивается - первым выходит» - товары с наибольшим остаточным сроком годности отгружаются в первую очередь.

Задание складу на отбор товара из мест хранения в заказ поступает с учетом вышеперечисленных правил. Преимущественно при отгрузке клиентам реализуется порядок отбора FIFO (непродовольственная группа товаров) или FEFO (фармацевтика, продукты, другие товары, имеющие ограниченные сроки годности).

Помимо партий и серий при планировании отбора учитываются:

Вид транспортной единицы товара. На складах, где практикуется отгрузка мелкими упаковками и отдельными штуками, как правило, выделяют зону штучного отбора. При этом отгрузка целыми паллетами происходит из резервной (оптовой) области склада.

Область размещения товара на складе. В случае если склад находится в многоэтажном здании или на складе, существует несколько помещений с различными условиями хранения, позиции в заказе целесообразно разделить на несколько заданий отбора в соответствии с существующими областями.

Маршрут комплектовщика. При формировании задания на отбор целесообразно сортировать строки в соответствии с очередностью обхода мест хранения комплектовщиком. Маршруты движения техники и персонала по складу определяются на этапе разработки планировки складского комплекса. В АСУ склада маршрут задается с помощью назначения рейтинга ячеек. Маршруты комплектовщиков строятся согласно приведенным ниже правилам.

Общие правила формирования маршрута комплектовщика:

Маршрут комплектовщика должен проходить по наикратчайшему пути обхода мест отбора товара и исключать лишние перемещения сотрудника, в том числе, и для использования подручных средств (стремянки, штабелера).
Желательно организовать движение таким образом, чтобы комплектовщикам не приходилось дважды проходить по одному проходу.
Начало и окончание маршрута комплектовщиков должны быть также оптимально сориентированы относительно месторасположения зоны экспедиции отгрузки.
Информационная система управления складом должна позволять строить маршрут комплектовщика вне зависимости от обозначения мест хранения на складе.
В случае если часть позиций заказа подлежит отбору из всех ярусов зоны отбора, в том числе, и труднодоступных, необходимо отбор с труднодоступных ярусов выделить в отдельное задание. Под труднодоступными ярусами подразумеваются верхние ярусы стеллажей, товар с которых комплектовщик может отобрать только с помощью вспомогательных средств или механизмов. Таким образом, комплектовщик дважды проходит по маршруту, сначала отбирая товары из нижних ярусов, а затем второй раз отбирает товары из верхних ярусов, пользуясь стремянкой или штабелером. Общее время на отбор товара по заказу сокращается.

Передача отобранного заказа в зону контроля. Проверка и упаковка товара

Для того чтобы снизить риск недостачи или пересортицы в заказах клиентов, на складе используют функцию выходного контроля. После завершения отбора заказы передают бригадам контролеров и упаковщиков, которые проверяют соответствие отобранного товара данным в заказе, упаковывают заказы, формируя грузовые места, при необходимости маркируют товар и/или заказы. Как правило, зона проверки и упаковки заказов располагается в непосредственной близости к зоне отгрузки.

Если в ходе проверки отобранного товара контролер выявляет несоответствие с заказанным количеством (недостача, излишки, пересортица), оператору склада следует сформировать задание на инвентаризацию ячеек, в которых размещен товар данного наименования, а затем сформировать задание на размещение излишка на складе и отбор недостающего количества по заказу.

Несмотря на то, что временная блокировка ячеек и проведение инвентаризации может затормозить работу склада, консультанты AXELOT настоятельно рекомендуют осуществлять эти операции. Иначе невозможно обеспечить наличие актуальной и достоверной информации по количеству товаров на складе.

Для быстрого выполнения операции контроля в задании на отбор рекомендуется указывать, к какому столу контроля необходимо переместить отобранный товар.

В случае, когда заказ разбит на несколько заданий, указание номера стола контроля позволит консолидировать все части заказа уже на этом этапе.

Даже если заказ не разделен на несколько частей, отметка о номере стола контроля, к которому необходимо переместить товар, поможет равномерно распределить заказы между контролерами. Для этого в АСУ склада должна накапливаться информация об общем объеме работ, выполненных контролерами за текущую смену.

Скорость контроля подобранных заказов зависит от объема заказа, количества строк в заказе, количества упаковок в заказе, веса заказа. Для анализа объема работ, выполненного контролером, обычно достаточно использовать один параметр - объем заказа.

Основной принцип, заложенный в алгоритм распределения заказов в зоне контроля, следующий: очередной подобранный заказ должен быть помещен на стол контроля с наименьшим суммарным объемом поступивших ранее заказов (рис.3.).

Помимо равномерного распределения нагрузки и консолидации частей заказа, быструю и качественную работу контролера обеспечит оборудованное и хорошо освещенное рабочее место. Важно, чтобы всегда в наличии было достаточное количество упаковочного материала.

Рис.3. Равномерное распределение заказов на столы контроля

В заключение хотелось бы сказать несколько слов о проблеме соблюдения техники безопасности. К сожалению, посещая склады, нередко можно наблюдать, как сотрудники склада в ходе комплектации заказов поднимаются к верхним ярусам стеллажей, стоя на вилах штабелера, либо взбираются по стеллажу, используя горизонтальные балки как ступеньки лестницы. Это рано или поздно приводит к трагическим последствиям. Поэтому при разработке планировки склада и технологии выполнения складских операций необходимо обеспечить предотвращение таких случаев. Этому будут способствовать следующие меры:

Выделение активной зоны отбора коробами, упаковками, штуками в нижних ярусах паллетных стеллажей, либо организация отдельной зоны отбора с полочными стеллажами небольшой высоты
Своевременное пополнение товаром зоны отбора
Использование верхних труднодоступных ярусов только для хранения товара и отбора товара целыми паллетами с помощью штабелера
Разделение во времени операций, выполняемых штабелером и выполняемых комплектовщиком вручную, что исключит возможность работы людей и техники в одном проезде

Таким образом, чтобы обеспечить высокую эффективность процесса комплектации заказов, необходим, во-первых, грамотный и тщательный подход к проектированию складских зон и разработке технологических операций, а во-вторых, максимальное использование возможностей современных средств автоматизации.

Функционирование складского комплекса, спроектированного с учетом характеристик товаров и специфики работы предприятия, потребует меньшее количество ресурсов для переработки грузов, при условии сохранения стабильной и безопасной работы персонала склада.

Правильно подобранная система управления складом позволит наладить своевременный обмен точной и полной информацией между подразделениями компании, автоматизировать процесс принятия многих управленческих решений. Но, независимо от того, решаются ли эти задачи силами сотрудников предприятия, либо с привлечением консультантов по технологическому проектированию и автоматизации складов, необходимо учитывать, что именно комплексный подход позволит получить ощутимый результат для предприятия в целом.

Ольга Каверина, консультант по складской логистике AXELOT

Комплектация подразумевает под собой сбор и оформление различной продукции, а также ее упаковку для последующей доставки потребителю.

Комплектация товара на складе осуществляется соответственно заказам покупателя. Можно выделить пять этапов процесса комплектации:

1. Получение заказа.
2. Сбор товаров по наименованиям (артикулам).
3. Комплектация товара, отобранного со склада.
4. Подготовка заказа к отправке.
5. Оформление документов для подготовленного заказа.

После формирования заказа, составляется накладная на отпуск продукции. Документ должен быть оформлен таким образом, чтобы удобно было собирать продукцию на складе. То есть список продукции в накладной соответствовал порядку ее расположения в складском помещении. Для этого составляется маршрутная карта, в которой прописан весь процесс комплектования заказов. Правильная организация маршрутов работников склада, влияет на скорость комплектации, а также исключает лишние передвижения персонала. Комплектация заказов на складе будет выполняться быстрее, если этот маршрут начинать с самого дальнего конца и заканчивать у выхода из зоны размещения товара.

В зависимости от объема заказа, скорости сбора товара и требований к точности, процесс сборки может осуществляться отдельно или в комплексе. Индивидуальная комплектация продукции на складе предполагает сборку заказа последовательно одним комплектовщиком. При выполнении данного варианта, точность отбора повышается, не нарушая целостности заказа. Но на осуществление такой комплектации уходит много времени, кроме того, увеличивается возможность пересечения потоков, то есть вероятность ожидания освобождения необходимой зоны другими работниками.

Комплексная комплектация подразумевает сбор продукции сразу для нескольких заказов. Такой способ считается наиболее эффективным, поскольку склад для комплектации и хранения делится на несколько секторов, каждый из которых имеет своего сотрудника склада. После сборки части заказа, комплектовщики передают его в сектор приемки, где проверяется правильность отобранных заказов, а также их сортировка. Использование комплексной комплектации значительно сокращает время на ее выполнение. Кроме того, комплектовщики в минимально сжатые сроки узнают номенклатуру, а комплектация продукции на складе осуществляется гораздо быстрее.

Отобранные товары после сортировки необходимо тщательно укомплектовать. Упаковка выбирается с учетом того, чтобы была обеспечена полная сохранность груза при его транспортировке. Далее, все упаковки помещаются на один или несколько поддонов, сверху которых крепится ведомость. Сборка заказов завершается с приездом на склад для комплектации и хранения экспедитора, который проверяет наличие товара по накладной, после чего доставляет заказ клиенту.

Аутсорсинг процесса комплектации заказов

Заключив с аутсорсинговой компанией договор на комплектацию, организация получает дополнительное подразделение в лице аутсорсера, но в юридическом плане абсолютно независимое. В связи с этим организация-заказчик получает некоторые преимущества:

- комплектация заказов на складе осуществляется быстрее, за счет привлечения работников, занимающихся только этим процессом;
- затраты на аутсорсера значительно меньше, чем работы, выполняемые своими силами;
- возможность сократить штат собственного персонала;
- комплектация продукции на складе выполняется с постоянным, неизменным высоким качеством;
- контроль исполнения работы сотрудников склада - прямая обязанность исполнителя.

Услуга аутсорсинга, предлагаемая нашей компанией, подразумевает использование нашей рабочей силы на ваших условиях. Комплектация заказов на складе будет выполнена с максимальной точностью и в установленные сроки. Кроме того, наша компания гарантирует полную конфиденциальность, а также соблюдение коммерческой тайны.