Как напечатать распоряжение. Подготовка и оформление проекта приказа

⁰

Распоряжение - распространенный в управленческой практике документ.

Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Руководителя
О назначении ответственных лиц
По предприятию
О проведении инвентаризации
О создании комиссии

Образец распоряжения руководителя – пример о закреплении автомобиля

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Лишайник»
(ООО «Лишайник»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Мурманск

О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:

Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ,
Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:

Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК,
Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

4. Признать утратившими силу распоряжения ООО «Лишайник» от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Мухомора Б.П.

Директор Д.В. Факел

Думаю, что на основании приведенного примера распоряжения (даже двух примеров) можно составить свой образец, подходящий к конкретным сложившимся условиям.

Евгения Полоса

О назначении ответственных лиц

ОБРАЗЕЦ

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Приказ

от 22 октября 2012 г. N 125

О назначении уполномоченного лица,
ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.10.2012 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.В. Ромашкину.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Лютиков А.В. Лютиков

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Ромашкина В.В. Ромашкина 22.10.2012

По предприятию

Как правильно составить распоряжение

Такой распорядительный документ должен составляться в письменном виде. Данный вид оформления предпочтительней, нежели устная форма изложения.

В некоторых случаях, форма распоряжения может быть установлена законным или подзаконным актом, а также внутренним, локальным документом фирмы.

В случае, если вид бланка распоряжения установлен нормативными актами, то такая форма должна быть в обязательном порядке соблюдена составителями, иначе принятый документ может быть признан недействительным.

Как правило, анализируемый распорядительный акт составляется в единственном оригинальном экземпляре и подлежит хранению в подразделении, выступившем инициатором его издания и применения. При необходимости, могут быть составлены копии такого акта, в достаточном количестве экземпляров.

Если документ носит внутренний характер, то подпись руководителя можно не заверять оттиском печати. Если распоряжение, в том числе, предназначено для передачи сторонним лицам, то подпись руководителя на нем может быть подтверждена печатью организации.

При необходимости, вступившее в силу распоряжение может быть отменено аналогичным управленческим актом.

О проведении инвентаризации

РАСПОРЯЖЕНИЕ
О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
N ________ ОТ «___»____________ 19__ Г.

Для проведения инвентаризации в _________________________________
(наименование предприятия)

у материально ответственного(ных) лица(лиц) __________________________
(фамилия, имя, отчество)

назначается инвентаризационная комиссия в составе:
1. председателя _________________________________________________

2. членов комиссии ______________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)

Инвентаризации подлежат _________________________________________
(указать, какие ценности,

______________________________________________________________________
расчеты подлежат инвентаризации)

К инвентаризации приступить внезапно ____________________________
(дата, часы начала)

и окончить ___________________________________________________________
Причина инвентаризации __________________________________________
(указывается: контрольная, смена

______________________________________________________________________
материально ответственных лиц, переоценка и т.п.)

Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с
действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей.
Инвентаризационные материалы сдать в бухгалтерию __________________ не
позднее ________ час «___»_________ 19__ г.

Руководитель ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

О создании комиссии

Образец приказа о создании комиссии

Предлагаем вашему вниманию такой приказ на создание комиссии.

Скачать в формате msword

Как видно, данный образец приказа на создание комиссии объединяет все вышеуказанные характеристики бланка и является хорошим примером составления документа.

1. Как правильно: согласно приказа, договора, распоряжения или согласно приказу, договору, распоряжению?

Правильно: согласно приказу, договору, распоряжению, штатному расписанию и т. д.

Предлог согласно в современном русском языке требует дательного падежа, правильно: согласно чему, не чего.

Распоряжение руководителя: грамотное оформление поставленной задачи

Уже в XIX веке конструкция согласно чего, то есть с родительным падежом, расценивалась как характерная примета официально-деловой, канцелярской речи. А в современном русском литературном языке она не является нормативной и для официально-делового стиля. Сейчас правильно только: согласно чему, то есть с дательным падежом.

2. На какой слог падает ударение в слове звонит?

Ударение падает на окончание во всех формах: звонИ т, звонИ м, звонИ шь, звонЯ т, то же в приставочных глаголах: позвонИ т, созвонИ мся, перезвонЯ т и т. д.

3. Как правильно: в городе Москва или в городе Москве?

Правильно: в городе Москве.

Правило таково: географическое наименование, употребленное с родовыми наименованиями город, село, станция, поселок, река и под., выступающее в функции приложения, согласуется с определяемым словом, то есть склоняется, если топоним русского, славянского происхождения или представляет собой давно заимствованное и освоенное наименование. Правильно: в городе Москве, в г. Санкт-Петербурге, в городе Владивостоке.

Обычай не склонять географические названия укоренился в профессиональной речи военных и топографов и под влиянием этого профессионально-терминологического языка широко распространился в современной речи, однако нормой его считать нельзя.

Подробно о склонении географических названий см. здесь.

4. Как правильно: на Украине или в Украине?

Литературная норма современного русского языка: на Украине, с Украины.

В 1993 году по требованию Правительства Украины нормативным следовало признать варианты в Украину (в Украине) и соответственно из Украины. Тем самым, по мнению украинского Правительства, разрывалась не устраивающая его этимологическая связь конструкций на Украину и на окраину. Украина с предлогом в получала, по мнению Правительства Украины, лингвистическое подтверждение своего статуса суверенного государства, поскольку названия государств оформляются в русской традиции с помощью предлогов в (во) и из.

Однако литературная норма русского языка, согласно которой следует говорить и писать на Украине, - результат исторического развития языка на протяжении нескольких столетий. Сочетаемость предлогов в и на с определенными словами объясняется исключительно традицией. Ср.: в школе, в институте, в аптеке, в отделе, но: на заводе, на почте, на курорте, на складе и т. д. Литературная норма не может измениться в одночасье из-за каких-либо политических процессов.

5. Как правильно: дОговор или договОр? Как ставить ударение во множественном числе?

Литературная норма: договО р, договО ры. Впрочем, некоторые словари уже признают допустимым (но только в непринужденной устной речи!) вариант дОговор, договорА. Вот что пишет К. С. Горбачевич, автор «Словаря трудностей произношения и ударения в современном русском языке»:

Сейчас ещё трудно с уверенностью сказать, станет ли со временем ударение дОговор столь же нормативным и эстетически приемлемым, как договОр. Предпосылки для этого есть. Не только часть интеллигенции, но и некоторые современные известные поэты употребляют вариант дОговор: «Но ты не пугайся. Я договор наш не нарушу, Не будет ни слез, ни вопросов, ни даже упрёка» (О. Берггольц, Ничто не вернётся…). В книге «Живой как жизнь» К. Чуковский предсказывал, что варианты дОговор, договорА станут в будущем нормой литературного языка.

6. С какой буквы пишется слово президент? Как пишутся названия должностей?

С прописной буквы пишутся названия высших государственных должностей и титулов (Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Генеральный прокурор Российской Федерации, Чрезвычайный и Полномочный Посол и т. п.) в официальных текстах, например: Указ Президента Российской Федерации В. В. Путина.

Однако в неофициальном употреблении (например, в тексте газетной статьи) эти слова пишутся со строчной буквы, например: президент России подписал указ, премьер-министр критиковал депутатов, генеральный прокурор выдвинул обвинение и т. п.

Название должности министр пишется со строчной буквы.

Такие названия должностей, как генеральный директор, президент компании, начальник отдела и т. п., также пишутся со строчной буквы.

7. На какой слог падает ударение в слове деньгами?

Литературная норма: деньгА м, деньгА ми, о деньгА х. Вариант дЕньгам, дЕньгами, о дЕньгах в словарях рассматривается как допустимый, однако устаревающий.

Ударение на первом слоге сохраняется в поговорке не в дЕньгах счастье, а также в названии пьесы А. Н. Островского «Бешеные деньги»: в «Бешеных дЕньгах» А. Островского.

8. Как правильно: скучаю по вам или скучаю по вас?

Возможны оба варианта, но предпочтительным пока следует считать вариант скучаю по вас.

Скучаю (а также грущу, тоскую и т. п.) по вас - старая норма; по вам - новая. Прежние лингвистические издания рекомендовали как нормативные только скучать по вас, по нас. Сегодня эти варианты конкурируют, что находит отражение и в справочниках. Так, «Русская грамматика» (М., 1980) формы скучать по вам и скучать по вас рассматривает как вариативные.

В справочнике Д. Э. Розенталя «Управление в русском языке» указано, что с существительными и местоимениями 3-го лица правильно: скучать по кому-чему, например: скучать по сыну, скучать по нему. Но с личными местоимениями 1-го и 2-го лица мн. числа правильно: скучать по ком, например: скучали по нас, скучаем по вас.

А вот вариант скучать за кем-либо, о котором тоже довольно часто спрашивают, не является нормативным, выходит за рамки русского литературного языка.

9. Что означают слова гламурный, креативный, брутальный?

Гламур - от англ. glamour - ’обаяние, очарование’; ’романтический ореол’; ’чары, волшебство’, (разг.) ’роскошь, шик’. Гламурный - внешне привлекательный, обладающий внешним блеском, блистательный.

Креативный - творческий, созидательный. Кроме этого, у слова креативный есть такие оттенки значения: нестандартный, небанальный, свежий, талантливый.

Брутальный (от фр. brutal < лат. brutalis) - грубый, жестокий.

10. Какого рода существительное счет-фактура? Как склонять это слово?

Счет-фактура - существительное мужского рода. Правильно: счет-фактура выставлен, счет-фактура получен и т. д. При склонении изменяются обе части этого слова:

счёт-фактура счета-фактуры
счёта-фактуры счетов-фактур
счёту-фактуре счетам-фактурам
счёт-фактуру счета-фактуры
счётом-фактурой счетами-фактурами
о счёте-фактуре о счетах-фактурах

Источник: справочно-информационный портал "Русский язык"

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководителем компании (как частной, так и государственной) для решения преимущественно оперативных проблем и вопросов, касающихся деятельности предприятия, в частности исполнения определённых приказов, различного рода инструкций, документов, а также для доведения принятого нанимателем решения до сотрудников отдельных подразделений.

Такой акт издаётся по конкретному, узкому вопросу и никак не может противоречить действующей конституции и законодательству, указам президента страны.

Распоряжение не предполагает беспрекословного выполнения/подчинения, это лишь указание работникам наиболееподходящего варианта действий. То есть, в отличие от приказов, требующих полного подчинения, он подразумевает лишьсогласие.

Для исключения неверного толкования, в большинстве отечественных компаний приказы обладают такой же силой, как ираспоряжения: им необходимо подчиняться и строго выполнять всё указанное.
Каким может быть распоряжение?

Различаются следующие типы распоряжения:

Письменное (предполагает акт, представленный в установленной письменной форме).

Письменное распоряжение может быть предъявлено не одному лицу, а группе работников.

В последнем случае его ещёназывают циркулярным.
нормативное (устанавливает задачи по применению какой-то конкретной формы и метода достижения результатов);

Индивидуальное (включает задачи по осуществлению определённого индивидуального действия, которые должны бытьвыполнены строго в установленные сроки с предоставлением руководителю компании соответствующего доклада).
Правила оформления распоряжения

Любое распоряжение нужно начинать с написания заголовка, который должен отражать краткую суть всего документа,отвечать на вопрос «о чём?» и содержать существительное в отглагольной форме (к примеру, «о начислении», «овыполнении» и т.д.).

Констатирующую;

Распорядительную.

Что касается первой, то здесь достаточно кратко излагается цель, причины публикации распоряжения, приводятся ссылки наопределённую документацию. Здесь же можно поместить выдержки из текста решения, принятого органами госуправления.

В большинстве случаев констатирующая часть начинается со слов «согласно..», «во исполнение..», «в соответствии с..»,«сцелью..» и оканчивается «приказываю:».

Что касается распорядительной части, то она может подразделяться на отдельные пункты/подпункты (обозначать их нужноарабскими цифрами).

Образец распоряжения генерального директора

Каждый из них должен включать единственное поручение по одной проблеме, вопросу, здесь жеприводятся сроки исполнения (при наличии такой необходимости).

Если руководитель решает дать одному лицу несколько заданий, ему следует всего один раз указать в пункте ФИО исполнителя, при этом в подпунктах привести все требуемые поручения.

Когда распоряжение предполагает создание комиссии/группы, в приводимом составе на первом месте прописываетсяпредседатель, после него – заместитель, затем – остальные члены (их фамилии пишутся согласно алфавитному порядку внезависимости от занимаемой должности).

Если распоряжение изменяет/дополняет чем-то/отменяет какую-то изданную ранее документацию, в тексте должен иметьсясоответствующий пункт (с фразами «признать утратившим законную силу», «дополнить..», «внести изменения в..», сфиксацией даты принятия, номера, названия отменяемых документов).

Помимо всего перечисленного выше распорядительная часть, как правило, включает данные о лице, которое должноосуществлять контроль над исполнением распоряжения. К примеру, это может быть следующее: «контроль над исполнениемраспоряжения оставляю за собой» (когда руководитель сам планирует проверить выполнение распоряжения).

Если имеются отдельные поясняющие либо дополняющие текст распоряжения задания, их приводят в специальномприложении (на него должна иметься ссылка в основном тексте).

При этом на первой страничке приложения вверху справауказывается дата, номер соответствующего распоряжения.

Подписывает распоряжение директор предприятия, его заместитель (если он обладает такими полномочиями). При этом подпись должна включать должность лица, непосредственно подпись, её расшифровку (фамилию и инициалы).

Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.

Сроки хранения распоряжений:

— по деятельности предприятий в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);

— по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Образец распоряжения приведён ниже.

Распоряжение как правильно написать

Образец распоряжения руководителя

Слово распорядительный

Слово распорядительный английскими буквами(транслитом) — rasporyaditelnyi

Слово распорядительный состоит из 16 букв: а д е и й л н о п р р с т ы ь я

Значения слова распорядительный. Что такое распорядительный?

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ПОСТ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ПОСТ централизационный пост на станции, к-рый при наличии станционной блокировки распоряжается работой исполнительных постов, устанавливаемых на входах и выходах станции.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ПОСТ - централизационный пост на станции, к-рый при наличии станционной блокировки распоряжается работой исполнительных постов, устанавливаемых на входах и выходах станции.

Технический железнодорожный словарь. — 1941

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР - (managing director, MD) Директор компании, который отвечает за ее повседневную деятельность. В управленческой иерархии выше его стоит только председатель (chairman), если он есть; таким образом…

Словарь бизнес терминов. — 2001

Документ Распорядительный

ДОКУМЕНТ, РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ — приказ или распоряжение о выполнении определенной хозяйственной операции. Его основное назначение — передача указаний непосредственным исполнителям.

Большой бухгалтерский словарь

Документ Распорядительный - документ, включающий в себя распоряжение, приказ на выполнение исполнителями определенных действий, операций.

Словарь бизнес терминов.

Верховная распорядительная комиссия

Верховная распорядительная комиссия по охранению государственного порядка и общественного спокойствия - учреждена в г. С.-Петербурге именным указом императора Александра II, данным Сенату 12 февраля 1880 г.

Распоряжение – образец оформления

(П. С. З., № 60492)…

Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона. — 1890-1907

ВЕРХОВНАЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ - по охранению государственного порядка и общественного спокойствия — учреждена в России 12 февр. 1880 для руководства борьбой с революц. движением после взрыва в Зимнем дворце 5 февр., произведенного С.

Советская историческая энциклопедия. — 1973-1982

Верховная распорядительная комиссия по охранению государственного порядка и общественного спокойствия, учреждена в России 12 февраля 1880 (после взрыва в Зимнем дворце, произведённого 5 февраля С. Н. Халтуриным)…

БСЭ. - 1969-1978

Записка распорядительная

Записка распорядительная. ЗАПИСКА, РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ УЧАСТНИКОВ РЫНКА ЦЕННЫХ БУМАГ — первичный документ внутреннего учета, удостоверяющий факт совершения сделки с ценными бумагами.

Бизнес-словарь

ИСПОЛНИТЕЛЬНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

ИСПОЛНИТЕЛЬНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — вид деятельности государственных органов исполнительной власти и органов системы местного самоуправления (глав муниципальных образований и подразделений их аппарата).

Энциклопедический словарь конституционного права "Норма". — 2000

Исполнительные и распорядительные органы

Исполнительные и распорядительные органы, в социалистических государствах административные учреждения, наделённые полномочиями властного характера для выполнения задач по управлению государственными делами.

БСЭ. - 1969-1978

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЕ ЗАСЕДАНИЕ СУДА

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЕ ЗАСЕДАНИЕ СУДА — в уголовном процессе РФ происходит в составе судьи и двух народных заседателей (с участием прокурора) на стадии предания суду с целью разрешить вопросы, связанные с подготовкой дела к судебному разбирательству.

Словарь юридических терминов. — 2000

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЕ ЗАСЕДАНИЕ СУДА, в российском уголовном процессе специальное заседание суда для решения вопроса о предании суду. Проводится по делам о преступлениях несовершеннолетних, о преступлениях, за которые может быть назначена смертная казнь…

Современная энциклопедия. — 2000

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЕ ЗАСЕДАНИЕ СУДА — в уголовном процессе РФ — заседание суда в составе судьи и двух народных заседателей для рассмотрения вопросов, подлежащих выяснению в стадии предания суду, и разрешения вопросов…

Словарь экономики и права. — 2005

Распорядительная лицензия

Распорядительная лицензия — специальное разрешение на распоряжение в установленном порядке правами пользования водными объектами. Распорядительная лицензия является актом специально уполномоченного государственного органа управления использованием и…

Словарь юридических понятий. — 1997

Распорядительная лицензия — специальное разрешение на распоряжение в установленном порядке правами пользования водными объектами. См. также: Государственные лицензии Водоснабжение

Словарь финансовых терминов

Распорядительная лицензия — специальное разрешение на распоряжение в установленном порядке правами пользования водными объектами.

Русский язык

Кома́ндно-распоряди́тельный.

Орфографический словарь. - 2004

Примеры употребления слова распорядительный

Кроме того, указывала прокуратура, в нарушение закона комиссия округа рекомендовала коммерческой организации подготовить распорядительный документ правительства Москвы о строительстве здания ГИБДД.

Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, пояснения о порядке и правилах составления. Правила оформления таких документов. (10+)

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, пример. Правильное составление. Правила оформления

Правильное оформление распорядительных документов упрощает их исполнение и создает порядок в делах. Используя приведенные рекомендации по написанию приказа, решения, поручения, распоряжения, Вы подготовите качественный документ.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Может ли один приказ, регламентирующий взаимодействие двух организаций, подписы ваться двумя генеральными директорами этих организаций? Другими словами: вместо ПРИКАЗЫВАЮ стоит слово ПРИКАЗЫВАЕМ и в конце подписи директоров. Спасибо

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
13 «место составления (издания) документа» и
при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

наименование действия и
инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
- «О переводе И.О. Бесфамильного»,
- «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
- «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
  Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления. Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.

Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

Заголовок к тексту;

Подпись;

Регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже.

Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты распоряжений подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект распоряжения исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты распоряжений в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
конкретные поручения вышестоящих органов;
осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

постановления;
решения;
приказы;
распоряжения;
указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.