Образец заполнения личной карточки учета выдачи сиз. Как заполнить карточку выдачи спецодежды Личная карточка выдачи спецодежды по профессиям

Очень часто у специалиста по охране труда возникают вопросы, связанные с процессом обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ: как автоматизировать учет выдачи спецодежды? Как отследить, чтоб каждый сотрудник был обеспечен спецодеждой во время и в соответствии с нужными размерами? Как избавится от бумажного документооборота? Как организовать ведение электронной карточки выдачи СИЗ?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В каждой организации, на каждом предприятии работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки и должным образом. Выдача сотрудникам спецодежды и приемка от них спецодежды регистрируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Давайте подробнее рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?

Личная карточка учета выдачи СИЗ - это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н и является единой, обязательной для всех.

Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать спецодежду и СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами. Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О., табельный номер, дата поступления на работу, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи спецодежды и СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи. Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и подписи получившего и принявшего СИЗ.

Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?

В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и сиз можно в электронном виде.

При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.

В программе «Охрана труда» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде. Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.

Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе «Охрана труда»:

1. На первом этапе необходимо заполнить документ , который помогает нам зарегистрировать факт установки норм выдачи спецодежды, СИЗ. В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества.
При выборе профессии и пункта ТОН программа сама проставит периодичность и необходимое кол-во для выдачи, а также укажет срок носки и состояние «Назначить».

2. Далее необходимо заполнить документ . Данный документ помогает нам автоматически сформировать список сотрудников и список необходимой спецодежды, в соответствии с ранее установленными нормами. Кнопка «Заполнить» - «Заполнить по всем нормам» позволяет быстро и удобно заполнить табличную часть сотрудниками.

3. Следующим этапом, при условии наличия СИЗ на складах, можно оформить выдачу, для этого заполним документ , который отражает факт выдачи спецодежды и СИЗ в эксплуатацию сотруднику, подразделению, рабочему месту. Табличная часть «Спецодежда и СИЗ» может быть заполнена автоматически (при помощи команд меню кнопки «Заполнить» над табличной частью документа) по потребностям для физ. лица, для сотрудника, для сотрудников в подразделении.

После заполнения документа с легкостью можно распечатать , номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.

4. Последним, заключительным этапом является формирование электронной личной карточки для сотрудника, все данные в которую переносятся автоматически.

Схема бизнес-процесса обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ, реализованная в программном продукте "Охрана труда" для 1С: Предприятия 8:

Переход на электронный учет спецодежды и ведение электронных личных карточек выдачи способствует:

• минимизации временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек выдачи СИЗ;
• снижению вероятности возникновения ошибок в процессе планировании и выдачи спецодежды;
• появлению возможности оперативного планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ, на любой заданный период;
• существенному сокращению затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда, за счет снижения ненужных запасов спецодежды;
• значительному сокращению штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.

Управление и ведение процесса обеспеченности спецодеждой сотрудников не должно вызывать проблем, задайтесь целью минимизировать ведение документооборота в бумажном виде, перейти к автоматизации процесса учета, автоматизации процесса выдачи спецодежды и программа «Охрана труда» поможет Вам в этом!

Несмотря на значительное усовершенствование методов труда и появление новых технологий, немало остается профессий, где работник неизбежно рискует здоровьем и даже жизнью. Насколько опасна его работа — определяется в ходе проведения (СОУТ). Чтобы снизить риски, оградить работника от опасностей, возникающих на рабочем месте, и предназначены средства индивидуальной защиты (СИЗ), которые, по ГОСТу 12.4.011-89, призваны защитить:

• органы дыхания, зрения и слуха;
• руки, ноги, голову, лицо и кожу.

Кроме того, есть средства предохранительные и изолирующие, а также комплексные.

Для чего нужна карточка учета спецодежды

Во-первых, есть правила обеспечения сотрудников специальной одеждой, которые установлены Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 N 290н, в них включен и бланк ведомости на выдачу спецодежды. Этот небольшой документ служит для контролирующих органов (в данном случае — для представителя Инспекции по труду) доказательством того, что в организации правильно поставлена работа по , работники обеспечены в нужном объеме правильными средствами индивидуальной защиты. Иначе серьезных штрафов не избежать.

Во-вторых, она закупается работодателем на свои средства, а значит, подлежит бухгалтерскому и налоговому учету. И более того, Минфин 12.05.2003 в Письме N 16-00-14/159 высказал мнение, что ее могут признать основными средствами. А значит, использование должно быть тщательно задокументировано.

И в-третьих, самый неприятный аргумент. Если на производстве , наиболее пристальной проверке будет подвергнуто именно обеспечение работника одеждой, при этом проверяющие могут потребовать предъявить ведомость на выдачу специальной одежды (имейте в виду — это просто другое название этого документа).

Бланк карточки учета выдачи спецодежды

Как заполнить ведомость на выдачу специальной одежды

Карточка учета оформляется сразу при приеме на работу. Наиболее уязвимым местом является формулировка, касающаяся наименования типовых отраслевых норм: надо не ошибиться и сослаться на правильный документ. Такие нормы существуют, например, для:

• сельского хозяйства;
• химической промышленности;
• добычи полезных ископаемых;
• металлургии;
• строительства;
• транспорта.

Также в карточке учета важно правильно указать сроки использования (внимательно изучите маркировку, нанесенную производителем).

В остальном форма заполняется просто. На лицевой стороне указываются:

• данные работника (его ФИО, название структурного подразделения, в котором предстоит работать новичку, дата приема на работу);
• рост и размеры;
• отраслевые нормы, соответствующие специфике предприятия;
• перечень обязательной для него одежды.

Если лицевая сторона является своего рода

Работники, которые ведут трудовую деятельность с вредными либо опасными условиями производственного процесса, обязаны получать спецодежду и основные индивидуальные защитные средства на предприятии . В зависимости от занятости предприятия в определенной отрасли перечень необходимого оснащения устанавливается самостоятельно с учетом нормативного регулирования.

СИЗ – средства, которые предотвращают либо уменьшают уровень воздействия на сотрудников, занятых в деятельности с вредными и опасными факторами производственной работы, также обеспечивают защиту от загрязняющих веществ. Регламентируются Трудовым кодексом РФ (ст. 209).

Обоснование обеспечения

Порядок обеспечения сотрудников средствами ИЗ разработан и утвержден Министерством труда РФ и регламентирует приобретение работодателем защитных средств абсолютно на всех предприятиях и организациях, где предусмотрено типовое нормирование безоплатной выдачи средств защиты.

Согласно порядку, СИЗ обязаны пройти сертификацию или декларирование по нормам Госстандарта в соотношении ст. 212 Трудового кодекса PФ . После того как средства защиты приобретены и выданы, на каждого из сотрудников оформляется личная карточка учета и выдачи СИЗ . Данный отчетный документ определяет изношенность защитных средств и определяет сроки замены для благоприятного жизнеобеспечения сотрудников производства.

Для чего предназначена

Данная карточка выполняет функцию бланка отчетности, которая полноценно отражает информацию о сотруднике и СИЗ, которые выдаются ему в определенные сроки. Следовательно, карточка отражает количество и срок износа спецодежды .

Ведение таких бланков отчетности особенно контролируется на производствах с опасными видами трудовой деятельности, так как данный учет непосредственно предостерегает от несчастных случаев на производстве и защищает жизнедеятельность сотрудников организации.

Личная карточка сотрудника в обязательном порядке должна быть документально завизирована начальником структурного подразделения и состоять на хранении у кладовщика организации.

Карточки хранятся в специально отведенном месте в алфавитном порядке и в соответствии с ячейками для каждого подразделения отдельно.

На основании ГОСТа №290н типовая форма выдачи защитных средств изменилась, так как часто на предприятиях используют бланк МБ-6, который соответствует законопроектам СССР, что составляет нарушение в бухгалтерском делопроизводстве.

Состав ранее использованного бланка включал и выдачу средств, и сдачу, которая отражалась на обратной стороне. В соответствии с новым Госстандартом, данная процедура отображается на двух разных бланках отчетности .

Часто руководящий состав во главе с руководителем предприятия скрывают от персонала номинальную стоимость средств защиты , поэтому используют бланки, которые не отражают цену за тот или иной вид защитного средства. Если смотреть со стороны бухгалтерской отчетности и частых проверок от правоохранительных органов и комиссии по охране туда, то лучше использовать те виды личных карточек, которые отражают номинальную стоимость СИЗ.

Выбор вида бланка для определенного предприятия производит руководитель по согласованию с главным бухгалтером, что фиксируется приказом по предприятию. Чтобы избежать замечаний при внеплановой проверке, следует при заполнении отражать отраслевые нормы производства в полном объеме .

Правила заполнения

Для правильного заполнения индивидуальной карточки следует внести личные данные работника :

На основании законодательной базы в карточке отражаются только индивидуальные средства , а форма для заполнения соответствует типовой по Приказу Минтруда. Коллективные средства защиты отражаются в дежурной карточке, которая находится в подразделении цеха для смены или бригады.

Заполнение карточки производится при поступлении сотрудника на рабочее место , которое, согласно нормам, требует выдачи спецодежды. В случае изменения сотрудником места работы (подразделения) или профессии, которые требуют замены или дополнительной выдачи средств, вся необходимая информация должна отражаться в карточке.

Директор предприятия обязан приказом по предприятию определить ответственные материальные лица, которые будут отвечать за выдачу, хранение и замену СИЗ. Также определяется должностное лицо , которое занимается оформлением бухгалтерской документации и личных карточек.

Такие обязанности возлагаются руководящим составом предприятия на начальников подразделений, заведующих хозяйственной частью или складом. В обязанности инженера по ОТ такая процедура не входит, так как данное должностное лицо проводит контроль за правильностью выполнения требований к непосредственной выдаче средств.

Сроком хранения данной карточки cчитают один год , начиная с 01.01 текущего года, либо начиная с даты принятия сотрудника на работу и заканчивая датой увольнения.

Что касается приобретения и выдачи СИЗ, то каждый руководитель обязан обеспечить персоналу предприятия безопасную жизнедеятельность в трудовой сфере, защитные средства значительно облегчают работу, что соответственно повышает интенсивность труда, и защищают жизнь и здоровье трудового коллектива.

Для того чтобы значительно облегчить задачу учета СИЗ, используют личные карточки, они помогают ускорить процесс выдачи и замены необходимого оснащения. Следует правильно и в соответствии со стандартами подходить к заполнению, чтобы избежать неловких моментов, связанных с утверждением и заполнением бланков.

Личные карточки учета выдачи спецодежды, обуви, средств индивидуальной защиты (СИЗ) оформляются по утвержденной форме №МБ-6. В этом документе фиксируется спецодежда, спецобувь и защитные приспособления, выдаваемые работникам по установленной норме в личное пользование. Карточка оформляется в одном экземпляре для каждого работника, которому выдается спецодежда. В документе заполняют строки «ФИО», «Табельный номер», «Рост», «Пол», «Размер одежды, обуви, головного убора», «Участок», «Цех», «Профессия», «Дата поступления на работу». Затем нужно заполнить графы «Наименование спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений», «Параграф норм», «Единица измерения», «Срок службы», «Количество».

На оборотной стороне «Личной карточки» заполняется «Выдача и возврат спецодежды, спецобуви и защиных приспособлений». В ней указывается наименование и номенклатурный номер выданной спецодежды, в подразделе «Выдано» проставляется дата, количество, процент годности, стоимость и подпись работника в получении. В случае утери спецодежды, обуви или защитных приспособлений в разделе «Возвращено» по строке утерянной вещи указывается акт выбытия, его номер и дата. Выдача дежурной спецодежды оформляется отдельными карточками с пометкой «Дежурная». Карточка должна быть подписана инженером по технике безопасности, начальником цеха, бухгалтером. Документ должен храниться у кладовщика цеха (участка). Допускается ведение карточек спецодежды в электронном виде с использованием компьютерных программ.

Кто должен оформлять карточки учета выдачи спецодежды

Порядок обеспечения рабочих спецодеждой, а также порядок ее хранения, замены, ремонта, стирки, сушки, включая процедуру оформления личных карточек учета выдачи спецодежды работодатель должен определить локальным нормативным актом (положением, приказом, стандартом организации). При этом необходимо учитывать удаленность подразделений от центрального склада. Работодатель может возложить обязанности по оформлению личных карточек учета СИЗ на начальника участка, заведующего складом или других материально ответственных работников. Не допускается возлагать обязанности по ведению карточек учета спецодежды на инженера по охране труда, поскольку в соответствии со своими должностными обязанностями он должен контролировать правильность ведения этих документов (пункт 7.23 Приложения к Постановлению Минтруда России от 08.02.2000 N14).

Если в организации работодатель приобретает и снабжает работников средствами индивидуальной защиты (а он это обязан делать в соответствии со 212 и 221 статьями Трудового кодекса), то на предприятии должен вестись журнал учета выдачи СИЗ. Этот документ иллюстрирует поступление к конкретным сотрудникам специальной защитной одежды, обуви, респираторов и других полезных приспособлений.

ФАЙЛЫ

Особенно это актуально для компаний, где сотрудники осуществляют свою работу в загрязненных или вредных условиях труда, в местах с повышенной или пониженной температурой (например, пожарные или сварщики), где работники взаимодействуют с потенциально опасным для жизни и здоровья оборудованием.

Строительные и производственные организации нуждаются в таком журнале. Словом, это распространенная и часто заполняемая бумага.

Что относится к СИЗ

Для того чтобы избежать спорных моментов, в трудовом законодательстве (а конкретнее – в 209 статье) четко прописано, что относится к средствам индивидуальной защиты. Например, к этой категории относятся противогазы, защитные перчатки, очки, пояса, другая специализированная одежда и обувь. Основной критерий – это защитная функция.

Защищать можно разные человеческие органы. По этому признаку СИЗ и классифицируются. Так, бывают защитные средства для глаз, кожи, головы целиком, органов дыхания. Отдельно выделяют приспособления от падения с высоты (страховки).

Также выделяют фильтрующие и изолирующие средства индивидуальной защиты. Первые фильтруют поступающие в легкие и к коже воздушные массы, вторые предохраняют от воздействий электрического тока, химических веществ, повышенной или пониженной температуры и пр.

Не стоит забывать, что к СИЗ также могут относиться смывающие, обезвреживающие средства и иные жидкости. Есть комплексные виды защиты: комбинезоны различной комплектации и назначения. Полный перечень средств защиты на производстве можно найти в ГОСТ 12.4.011-89.

Как выдавать

Трудовой кодекс не регламентирует, каким именно образом и в какие сроки необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Руководитель организации либо ответственный за это работник вправе решать самостоятельно форму и периодичность выдачи. Если рабочие будут обеспечены средствами защиты постоянно и надлежащего качества, то у проверяющих организаций претензий не возникнет.

Что касается законодательной базы, то регулирует процесс выдачи СИЗ Приказ Минздравсоцразвития №290н от 1 июня 2009 года. Там сказано, что при выдаче нужно руководствоваться конкретной спецификой производственных процессов.

В Приказе Минтруда №997н от 9 декабря 2014 года подробно прописано, какие средства индивидуальной защиты сколько служат. Например, максимальный срок эксплуатации каски вместе с подшлемником, а также защитного плаща – 2 года.

Кем заполняется

Компания вправе самостоятельно решить, кто из ее сотрудников будет заниматься выдачей СИЗ и заполнением журнала. Принципиально важно, чтобы это был компетентный сотрудник. Эта обязанность может быть прописана в трудовом договоре.

Еще один способ поручить работнику заполнять журнал учета выдачи СИЗ – назначить его ответственным за выполнение данной обязанности специальным приказом руководителя. На практике очень часто такими ответственными работниками являются руководители подразделений, бригадиры.

Элементы журнала учета выдачи СИЗ

Документ достаточно прост. Бланк его состоит из двух листов: обложки и основной табличной части. На обложке должно быть:

• Название документа. Оно печатается в центре листа. Без номера.
• Наименование организации, в которой он ведется. При необходимости – структурного подразделения (если журналов несколько).
• Какого числа журнал начат и закончен. Вторая дата обычно проставляется постфактум. Заполнение внутренней части документа возможно (и производится) без проставленной даты окончания.

Второй лист журнала учета выдачи СИЗ является образцом для заполнения последующих. В нем находятся следующие графы для заполнения:

• Порядковый номер. В документе принята сквозная нумерация.
• Название защитного средства (перчатки, каска, очки, костюм и пр.).
• Дата выдачи.
• Срок службы конкретного изделия. Его можно посмотреть в прилагаемых документах при покупке.
• ФИО получателя СИЗ.
• Подпись работника, который получил предмет.
• Фамилия и подпись того, кто произвел выдачу.
• Примечание. В этой графе чаще всего указывают основание для выдачи. Им может являться приказ руководителя учреждения либо какое-либо положение о выдаче. Номера и даты этих документов вносятся в последнюю колонку журнала.

Правила заполнения журнала учёта выдачи СИЗ

После того как страницы напечатаны, их прошивают. Если журнал закончился (прошел указанный срок его действия, обычно это 1 год), то на последнем листе ставят общее количество страниц, расписывается руководитель организации, ставится печать.

Важно! Каждая страница журнала обязательно нумеруется.

Контроль за сохранностью СИЗ, их тщательный осмотр проводятся перед их выдачей, а впоследствии — раз в полгода. Об этом также необходимо ставить отметки в журнале. Если это возможно, то в графу «примечание».

Исправления и помарки в документе не приветствуются, но могут быть исправлены. Для этого ложная информация зачеркивается одной чертой, сверху или сбоку (где есть свободное место) записывается верная. При этом обязательна подпись ответственного лица и текст «Исправленному верить».

Сопутствующие документы

Помимо журнала, при использовании средств индивидуальной защиты на предприятии используют:

• Личную карточку учета выдачи СИЗ.
• Журнал учета и содержания средств индивидуальной защиты. Он является альтернативой приведенному выше бланку документа.
• Журнал проверки испытаний СИЗ. Особенно актуален при использовании страховочных поясов и других приспособлений, которые предохраняют от падения с высоты.

Все эти документы помогут руководителю упорядочить взаимодействие персонала со средствами индивидуальной защиты. Не все из них обязательны для заполнения. А журнал учета выдачи СИЗ станет основой для упорядочивания.