Дефектные ведомости на ремонт оборудования. Дефектная ведомость (рекомендуемый образец заполнения)

• Дефектная ведомость - составляется для определения объемов восстановительного или капитального ремонта зданий.

Мы будем рассматривать случаи составления такой ведомости применительно к техническому обследованию зданий и сооружений.

Дефектная ведомость образец

Дефектная ведомость - является обоснованием сметных расходов строительства. Служит как, основной документ в обосновании сметных расходов потому что, составлена экспертной организацией в соответствии со СНиП, ГОСТ, РОСТ. Дефектная ведомость или сводная таблица ремонтов с определение объемов и названия дефекта (при восстановительном ремонте) по сметной классификации дает Заказчику неоспоримые преимущества в обосновании затрат, а также включать в сметы дополнительные объемы. Особые ситуации могут возникнуть при необходимости обоснования затрат неопределенного характера. В частности в случаях обнаружения скрытых дефектов конструктивных элементов таких как, разрушение фундаментов, коррозии бетона и металлов выявленные в процессе обследования строительных конструкций и обнаруженные в не визуального поля (скрытые). Такие дефекты требуют увеличения сметной стоимости (то есть, сверх запланированного бюджетом) и немедленного устранения по аварийной схеме.

Целесообразно составлять такую ведомость перед любым ремонтом или судебной строительно технической экспертизы . Все сооружения и здания в плановом порядке (один раз 5 - 10 лет) проходят инженерно - техническое обследование на предмет его безопасной эксплуатации. Здания подлежащие реконструкции, капитальному и текущему ремонту, до начала работ должны пройти процедуру составления дефектной ведомости основной целью которого является обоснование релевантности ремонта на основании подтвержденных объемов.

Дефектная ведомость образец строительство

Инженерное обследование здания проводят по заранее согласованной схеме составленной по правилам проведения такого типа работ (список литературы). При обследовании конструктивных элементов здания применяется визуальный и визуально - инструментальный методы. Визуально определяются видимые, явные дефекты строительных элементов: сколы, деформации, трещины, отклонение несущих элементов по сравнению с проектным положением и др. Визуально - инструментальными методами перепроверяются геометрические размеры объекта и строительных конструкций, а также отдельных элементов, определяются реальные физико - механические характеристики материалов конструкций здания.

Дефектная ведомость образец заполнения

Для определения и оценки положения конструкций здания в пространстве применяется СНиП 3.03.01-87 «Несущие и ограждающие конструкции». Прочность материалов несущих конструкций на сжатие определялась в соответствии с ГОСТ 22690 с использованием электронного прибора - методом упругого импульса.

Линейные измерения выполняются лазерным дальномером и стандартной рулеткой. Относительные деформации и отклонения от вертикали контролируются с помощью уровня и отвеса.

Определение наличия, количества и расположение арматурных стержней в конструкции производится измерителем размера защитного слоя бетона над арматурой и характеристики сомой арматуры по ГОСТ 22904.

Дефектная ведомость для проведения строительной экспертизы ПРИЛОЖЕНИЕ №1
ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ №
Заказчик экспертизы:
Наименование объекта:
Адрес объекта:
Предмет экспертизы:
По состоянию на:"_"_____201_ г.
Сводная таблица ремонтов по результатам обследования здания
Ведомость дефектов

Этот материал - отрывок литературно обработанной стенограммы семинара "ОС: сложные ситуации - простые решения" (лектор - А.А.Ефремова), который был проведен издательством «Главная книга».

Для того чтобы правильно и без проблем учесть расходы на ремонт ОС, нужно его правильно оформить. А именно: составить дефектную ведомость.

Дефектная ведомость - это акт визуального осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, поэтому ее надо разработать самим и приложить к учетной политике. Поскольку у организации могут быть разные группы ОС, допустимо и даже желательно оформлять разные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей - одна, для оргтехники - другая, для недвижимости - третья.

Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны входить представители бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и ремонтного подразделения либо подрядчика, которому мы собираемся поручить ремонт.

Дефектная ведомость должна ответить на три вопроса:

Что мы осматриваем и собираемся ремонтировать. То есть мы должны идентифицировать объект, описать его. Здесь солирует бухгалтер. Он пишет инвентарный номер, данные технической документации (ПТС, кадастровый номер, номер техпаспорта);

Почему объект требует ремонта. То есть какие неполадки уже появились или могут появиться, если своевременно не заменить какие-то детали. И здесь основная роль принадлежит представителям эксплуатирующего подразделения. Только они могут знать те технические регламенты, которые требуют от нас делать планово-предупредительные ремонты раз в год, раз в полгода, каждые 2 месяца. Только они могут правильно описать аварийную ситуацию и суть поломки;

Что нужно сделать, чтобы привести объект в рабочее состояние. То есть само описание ремонта: какие детали нужно купить, какие работы выполнить. Здесь "ответчик" - главный подрядчик или работник ремонтного цеха. Он скажет, что заменить, что покрасить, что привинтить.

Дефектную ведомость подпишет комиссия, а утвердит либо руководитель, либо уполномоченное лицо. Например, по автомобилям это может быть заведующий гаражом, по помещениям - административный директор, по производственному оборудованию - главный инженер.

Пример. Образец дефектной ведомости

Вопрос. А что будет, если мы осмотрели ОС, например автомобиль, в ведомости написали "заменить то-то", привезли в автосервис, там обнаружилось, что еще много чего нужно заменить?

Я уже сказала, что дефектную ведомость надо составлять вместе с исполнителем ремонтных работ. Тогда подобных ситуаций, скорее всего, не возникнет. Но уж если так случилось, лицо, сдавшее ОС в ремонт, должно написать служебную записку о том, что еще необходимо сделать дополнительно. Записка должна быть утверждена тем же лицом, что и дефектная ведомость. Это значит, что уполномоченное лицо санкционировало соответствующие расходы.

Итак, дефектная ведомость нужна нам по трем причинам.

Первая причина - хозяйственная. Мы говорим о том, что случилось с объектом и почему он требует ремонта. А потом смотрим на ситуацию с позиции недопущения подобных затрат в будущем: что надо сделать, чтобы больше по этой причине объект не ломался.

Вторая причина - это налогообложение. Нам нужно доказать экономическую оправданность ремонта. Потому что, если мы красим потолки два раза в год, налоговый инспектор может сказать: "А не слишком ли часто? Может быть, этого не надо делать по несколько раз в год?". А бухгалтер просто не сможет ответить на этот вопрос, потому что не знает, зачем красить потолки так часто. А для того чтобы доказать налоговому инспектору, что расходы экономически оправданны, бухгалтер предъявляет дефектную ведомость, составленную при участии технических специалистов, где прямо написано, зачем мы эти потолки так часто красим.

И третья причина - дефектная ведомость помогает определить, с чем мы имеем дело: с ремонтом или модернизацией (реконструкцией). Дело в том, что очень часто ремонт и модернизацию разделяют по стоимостному критерию. Если дорого, то модернизация, если дешево, значит, ремонт. Для этого случая я специально храню и всегда цитирую Письмо Минфина N 03-03-06/1/289. В нем говорится, что не стоимость работ важна для того, чтобы определить, ремонт у нас или модернизация. Для целей налогового учета это определяется их содержанием.

Для того чтоб верно и без заморочек учитывать расходы на ремонт ОС, необходимо его верно оформить. А конкретно: составить дефектную ведомость.

Дефектная ведомость - это акт зрительного осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, потому ее нужно создать самим и приложить к учетной политике. Так как у организации могут быть различные группы ОС, допустимо и даже лучше оформлять различные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей - одна, для оргтехники - другая, для недвижимости - 3-я.

Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны заходить представители бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и ремонтного подразделения или подрядчика, которому мы собираемся поручить ремонт.

Дефектная ведомость должна ответить на три вопроса:

Что мы осматриваем и собираемся чинить. Другими словами мы должны идентифицировать объект, обрисовать его. Бухгалтер пишет инвентарный номер, данные технической документации (ПТС, кадастровый номер, номер технического паспорта);
- почему объект просит ремонта. Другими словами, какие проблемы уже появились либо могут показаться, если вовремя не поменять какие-то детали. И тут главная роль принадлежит представителям эксплуатирующего подразделения. Только они могут знать те технические регламенты, которые требуют от нас делать планово-предупредительные ремонты раз в год, раз в полгода, каждые 2 месяца. Только они могут верно обрисовать аварийную ситуацию и сущность поломки;
- что необходимо сделать, чтоб привести объект в рабочее состояние. Другими словами само описание ремонта: какие детали необходимо приобрести, какие работы выполнить. Тут «ответчик» - главный подрядчик либо работник ремонтного цеха. Он произнесет, что поменять, что выкрасить, что привинтить.

Дефектную ведомость подпишет комиссия, а утвердит или управляющий, или уполномоченное лицо. К примеру, по автомобилям это может быть заведующий гаражом, по помещениям - административный директор, по производственному оборудованию - главный инженер. Дефектную ведомость нужно составлять совместно с исполнителем ремонтных работ. Тогда схожих ситуаций, вероятнее всего, не возникнет. Но уж если так случилось, лицо, сдавшее ОС в ремонт, должно написать служебную записку о том, что еще нужно сделать дополнительно. Записка должна быть утверждена этим же лицом, что и дефектная ведомость. Это означает, что уполномоченное лицо санкционировало надлежащие расходы.

Итак, дефектная ведомость нужна нам по трем причинам.

1-ая причина - хозяйственная. Мы говорим о том, что случилось с объектом и почему он просит ремонта. А позже смотрим на ситуацию с позиции недопущения схожих издержек в дальнейшем: что нужно сделать, чтоб больше по этой причине объект не ломался.

2-ая причина - это налогообложение. Нам необходимо обосновать экономическую оправданность ремонта. Так как, если мы красим потолки дважды в год, налоговый инспектор может сказать: «А не очень ли нередко? Может быть, этого не нужно делать по пару раз в год?». А бухгалтер просто не сумеет ответить на этот вопрос, так как не знает, для чего красить потолки так нередко. А для того чтоб обосновать налоговому инспектору, что расходы экономически оправданны, бухгалтер предъявляет дефектную ведомость, составленную при участии технических профессионалов, где прямо написано, для чего мы эти потолки так нередко красим.

И 3-я причина - дефектная ведомость помогает найти, с чем мы имеем дело: с ремонтом либо модернизацией (реконструкцией). Дело в том, что очень нередко ремонт и модернизацию делят по стоимостному аспекту. Если недешево, то модернизация, если недорого, означает, ремонт. Для этого варианта я специально храню и всегда цитирую Письмо Минфина N 03-03-06/1/289. В нем говорится, что не цена работ принципиальна для того, чтоб найти, ремонт у нас либо модернизация. Для целей налогового учета это определяется их содержанием.

1. Зачем нужна дефектная ведомость

Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт строения - это сводная таблица ремонтов, изъянов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, список изъянов, выводы и советы по устранению. Является главным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Советуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.

2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта

Почти всегда актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется своими работниками назначенными управляющим и по этой причине более комфортен для внутреннего документа оборота. Совместно документы числятся отчетом комиссии о произведенном обследовании строения.

3. Как составить дефектную ведомость – акт

Стандартной формы документов нет. Можно составить без помощи других в составе комиссии в случайной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т. д.). Особенной квалификации работников не требуется – в этом случае если речи идет о видимых, тривиальных недостатках (маленькие трещинкы, сколы), также подмены окон, дверей, покрытий. В других случаях ведомость составляют спец организации по подготовке проектно - сметной документации. В состав работ советуем включить зрительный осмотр и обследование при помощи измерительных устройств.

Прекращает использоваться по причине износа (морального или физического), не подлежит ремонту и восстановлению и не приносит компании экономическую выгоду – его необходимо списать . При этом стоит учитывать, что полное начисление амортизации не является основанием для списания основного средства с баланса. Если с ОС все в порядке, и оно продолжает использоваться, его продолжают учитывать в бухучете.

Процедура списания основного средства на первый взгляд не кажется сложной, однако она должна быть правильно оформлена всеми необходимыми документами. Одним из документов, необходимым для списания основных средств является акт выявленных дефектов (образец вы найдете ниже), однако давайте разберемся по порядку.

Установлением причин списания объекта основных средств должна заниматься специально созданная комиссия, которая назначается приказом руководителя организации. Именно комиссия будет проводить проверку и заполнять акт о выявленных дефектах оборудования. В состав комиссии должны быть включены главный бухгалтер и работники, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств. Комиссия, в частности, обязана:

• осмотреть объекты, подлежащие ликвидации;
• установить причины ликвидации объекта (ухудшены эксплуатационные характеристики, устаревание ОС и нерентабельность его дальнейшего использования и др.);
• если выбытие объекта происходит преждевременно, то определить работников, которые должны нести ответственность за преждевременное списание, вынести рекомендации по устранению подобных ошибок в деятельности;
• определить, возможно ли дальнейшее использование отдельных частей или материалов ОС, оценить их;
• оформить все необходимые документы по списанию оборудования.

Акт дефектации оборудования будет являться объяснением, почему оборудование подлежит списанию, будет являться доказательством обоснованного, а не фиктивного списания, с точки зрения экспертной комиссии. Кроме того, информация, полученная во время составления акта, поможет проанализировать допущенные ошибки (если таковые имели место быть), устранить причины, которые вызвали или могли вызвать преждевременное выбытие основного средства.

Акт дефектовки (образец)

Компания имеет право самостоятельно разработать необходимые формы документов, в том числе для оформления списания основного средства. Используемые документы должны быть закреплены в учетной политике организации. Акт дефектовки компания может разработать «с нуля» или использовать в качестве образца унифицированные формы документов.

Какую информацию целесообразно включить в акт дефектации?

• Полное наименование компании, структурного подразделения, за которым закреплено основное средство, подлежащее списанию;
• Полный состав комиссии, с указанием должностей, ФИО;
• Подробная информация об объектах, подлежащих списанию (наименования, заводские номера, годы выпуска, плановый срок использования, стоимость и т.д.);
• Информация о том, что основное средство в дальнейшем не может использоваться;
• Подробное описание дефектов , которые были обнаружены, установленные неисправности, по причине которых ОС подлежит списанию;
• Заключение комиссии экспертов, подтверждающее нерентабельность дальнейшего использования ОС, подлежавших списанию, нецелесообразность дальнейшего ремонта.

Документ подписывают все члены экспертной комиссии. Ниже вы можете ознакомиться с образцом заполнения организацией акта дефектации, разработанной по самостоятельной форме.

Дефектная ведомость представляет собой акт визуального осмотра определенного объекта, подлежащего ремонту, позволяющий правильно учитывать расходы при ремонте ОС. Поскольку унифицированной формы для оформления рассматриваемой ведомости нет, организация вправе самостоятельно разработать свою форму документа и приложить ее к учетной политике.

Основные правила составления (скачать образец)

С учетом того, что в каждой организации может быть несколько разных групп ОС, рекомендуется оформление отдельных форм дефектных ведомостей: для автомобилей, оргтехники, недвижимости, прочее.

Формирование дефектной ведомости является прерогативой специальной комиссии.

В состав такой комиссии должны войти представители бухгалтерии, ремонтного и эксплуатирующего подразделений либо подрядной организации, которой планируется поручить выполнение ремонта.

Готовый документ должен ответить на три вопроса:

• Что является предметом осмотра и предполагаемого ремонта? Здесь важно идентифицировать объект, максимально охарактеризовав его. Это задача бухгалтера. Именно он указывает инвентарный номер и сведение технической документации (номер техпаспорта, ПТС, прочее).
• Что является причиной ремонта? То есть, какие дефекты (неполадки) уже возникли (могут возникнуть), если своевременно не будет проведена замена каких-либо деталей. Здесь свою роль должны сыграть представители эксплуатирующего подразделения, досконально знающие те технические регламенты, на основании которых должны проводиться планово-предупредительные ремонты, например, каждые два месяца, один раз в год (полгода). Поэтому правильное описание сути поломки (аварийной ситуации) может быть сделано только ими.
• Что следует сделать для того, чтобы привести нужный объект в рабочее состояние? Здесь отражается описание непосредственно ремонта, т. е. какие детали необходимо приобрести и какие работы должны быть выполнены. В качестве «ответчика» здесь выступает работник ремонтного цеха либо подрядчик, который, в свою очередь, сможет ответить на вопросы замены, покраски, прочее.

Подписывает дефектную ведомость комиссия, а утверждает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

Например, в случае с автомобилями это будет заведующий гаражом, с помещениями – административный директор, с производственным оборудованием – главный инженер.

Для чего нужна дефектная ведомость

Предназначение рассматриваемой ведомости, как правило, связано со следующими аспектами:

• хозяйственной причиной, когда организации требуется подтвердить, что произошло с объектом, почему он собственно требует ремонта и как этого впредь не допустить;
• налогообложением в целях приведения сведений в пользу экономической оправданности ремонта – например, когда налоговый инспектор задает вопрос относительно целесообразности покраски потолков два раза в год, бухгалтер не сможет вовремя сориентироваться и объяснить, почему так часто происходит. А вот, если при оформлении ведомости участвуют технические специалисты, которые так прямо в документе и указывают, с какой целью покраска производится с такой периодичностью, бухгалтер сможет дать убедительный ответ налоговому инспектору;
• необходимостью уточнить, какие именно действия будут предприняты с предполагаемым объектом – ремонт либо модернизация (реконструкция). Эти два понятия различны по стоимостному критерию. Например, если поломка требует существенных затрат, то речь идет о модернизации, если незначительных – о ремонте. Для этих целей всегда стоит хранить у себя письмо Минфина под номером 03-03-06/1/289, где говорится, что для установления того, что у Вас происходит, модернизация либо ремонт, важна не стоимость выполненных работ, а содержание последних.

В каких случаях может потребоваться служебная записка

Довольно часто случается ситуация, когда после осмотра ОС (в нашем случае – автомобиля) в ведомости указывают не все детали, которые нуждаются в замене, что выясняется только после посещения автосервиса. Как быть в такой ситуации?

Вообще, как уже было сказано выше, идеальным вариантом является составление дефектной ведомости наряду с исполнителем ремонтных работ. В этом случае таких проблем не возникнет. В противном случае лицо, которое сдало ОС в ремонт, должно составить служебную записку, где будут отражены сведения по дополнительному ремонту.

Сама записка утверждается тем же лицом, что и в случае с дефектной ведомостью. Подпись этого лица будет свидетельствовать о санкционировании соответствующих расходов.