Заявление на компенсацию расходов. Как написать заявление на командировку? Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Предлагаем образец заявления, подготовленный нашими специалистами. Пример поможет возместить сверхнормативные расходы в 2019 году.

Командировочные расходы нужно возместить

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Очевидно, что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.
Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.

Составляем заявление

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.

Никакая дистанционность или активное пользование высокими технологиями на сегодня не заменят личного присутствия при некоторых процедурах оформления кадровых документов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Так, написать заявление требуется лично, даже если сотрудник и не пишет его от руки, то хотя бы собственноручно проставить дату и подпись в конце заявления он обязан.

Кадровику следует знать, пишется ли вообще заявление при оформлении командировки и каким оно должно быть по трудовому законодательству и кадровым нормативам.

Как написать и его образец

Некоторые работники должны дать свое согласие в письменном виде на то, что они могут поехать в командировку на какое-то время.

А работодатель, в свою очередь, не имеет права по закону их к тому принуждать, если они не хотят подтверждать свое согласие письменно в форме подачи заявления.

Заявление на в обязательном порядке пишут те категории подчиненных, которые по законодательству ( , Трудового Кодекса Российской Федерации, далее – ТК РФ) рассматриваются как граждане, требующие дополнительной защиты.

К таким лицам относятся следующие работники:

• женщины, у которых имеются дети, возраст которых до 3 лет;
• сотрудники, имеющие детей-инвалидов;
• матеря или отцы-одиночки, на чьем иждивении находятся дети, чей возраст не более 5 лет;
• работники, которые кроме основной работы еще и досматривают престарелых родителей или ухаживают за серьезно больными родственниками.

В шапке пишется фамилия и имя директора, а также название предприятия. В заявлении просто нужно указать, что вы согласны поехать в командировку, и что вы ознакомлены с возможностью отказаться от поездки. Затем просто поставьте подпись и дату, когда именно вы составляли заявление.

Кроме этого заявление на командировку не пишут, а также не отправляются вообще в служебные поездки:

• беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетние подчиненные (от 16 до 18 лет), кроме исключений, прописанных в ст. 268 ТК РФ;
• работники, оформленные по гражданско-правовому соглашению;
• сотрудники, с которыми заключен ученический договор ( ТК РФ).

При составлении этого первичного документа не нужно писать, что вы просто отказываетесь от командировки.

Здесь следует соблюсти следующую формулировку – пишете о том, что вы ознакомлены, и вам разъяснено право отказаться от служебной поездки на основании ст. 259 ТК РФ.

Остальные работники, с которыми заключен официальный трудовой договор, заявление на то, чтобы его отправили в командировку, не пишут.

Они составляют такой документ иного содержания – на подотчетную выдачу им денежных средств ( Указания Банка РФ № 3210-У от 11 марта 2019 г. Далее – Указания).

Это, прежде всего, начисление командировочных денежных средств на покрытие расходов, которые в бухгалтерии оформляются через расходный кассовый ордер, требующий в своем оформлении основание – заявление на получение денежных средств.

Ряд иных специфических ситуаций (прогул во время командировки, преждевременный возврат из поездки, вычет из зарплаты неверно потраченных подотчетных денег и иные обстоятельства) могут также оформляться заявлением, которое условно называют – заявление на командировку.

Заявление на получение командировочного аванса пишется в произвольной форме (абз. 1 п. 6.3 Указания).

В документе в этом случае очень важно указывать следующие существенные детали:

1. Кому направляется заявление. Обычно заявитель обращается к своему начальству, директору, генеральному директору, начальнику отдела и т.п. Обязательно следует указать директору чего конкретно, наименование предприятия, директором которого он является и где работает сотрудник.
2. От кого. Здесь просто вы пишете свою должность, фамилию и имя. Своего адреса проживания или телефона указывать не нужно.
3. Затем идет название документа и о чем он – «о выплате суточных».
4. Текст заявления начинается с темы о том, что при расчетах суточных выплат на командировку вы просите учесть определенное количество дней, которое планируется затратить на поездку по работе. При этом очень важно приложить подтверждающие поездку документы. Чаще всего, это проездные билеты или приглашение с другой стороны в форме письма.
5. В конце текста заявления вы просите выдать вам суточные для служебной поездки.
6. Последним абзацем уже идет основание, которое вы прилагаете – авансовый отчет, служебная записка от руководителя, проездные билеты или другие документы оправдательного характера.
7. Внизу ставится должность заявителя и дата, затем подпись и расшифровка подписи – ваша фамилия и инициалы.

Какую ставить дату

День отбытия работника в командировку – это дата отправления транспортного средства, на котором работник собирается передвигаться в служебной поездке.

Это говорит о том, что ориентироваться заявителю при написании заявления следует на приобретенные билеты или график движения поездов, автобусов, самолетов или наводного общественного транспорта.

Продолжительность командировки определяет непосредственно сам работодатель (Положение от 13 ноября 2008 г., в редакции 29 июля 2019 г.).

Он указывает количество дней для проведения работником в командировке в служебной записке. На основании этой записки уже может издаваться приказ о командировании работника.

При этом заявление не пишется в день отбытия, а его следует составить за один или пару дней до уезда в служебную командировку.

Днем окончания командировки считают день прибытия транспорта, на котором перемещался командированный работник обратно, а не день выхода на работу.

Ведь, из командировки подчиненный может вернутся в выходной день, а выйти на работу – только в понедельник.

Дата прибытия также должна подтверждаться проездным документом – билетом, посадочным талоном. Все эти даты указываются в заявлении на командировку, а дата составления заявления может оказаться как ранней, так и поздней.

Это говорит о том, что заявитель может подать заявление либо до уезда в служебное задание, либо по приезду. Все зависит от договоренности с работодателем, когда начальство решит начать выплату командировочных средств.

Бывает так, что сотрудник изначально тратит свои личные средства, а затем работодатель ему все возмещает.

Но в большинстве своем выдается сперва аванс, а затем остаток суммы по итогам работы – вот почему дата составления заявления и даты начала и конца командировки могут не совпадать.

Заявление на командировочные расходы и его образец

Основной целью заявления является просьба начислить и выдать работнику соответствующие выплаты, связанные с расходами в период командировки и его оплатой труда в это время.

Но если есть какие-либо нюансы обстоятельств, связанные с командировкой, тогда работнику предложат также написать заявление с указанием нестандартных причин.

Это могут быть ситуации, когда сотрудник вернулся с командировки раньше, поэтому он должен будет вернуть неистраченные деньги (командировочные).

Однако обычно бывает так, что он, скорее всего, уже потратил подотчетные суммы. Поэтому ему надо будет написать заявление, о том, чтобы с его зарплаты вычли причитающиеся суммы.

Заявление на выдачу расходных средств по командировочной поездке, которое отражает стандартную ситуацию, должно выглядеть следующим образом:

1. Сразу в правом верхнем углу указывается, кому и от кого направлено заявление:
   • должность начальника;
   • его фамилия и инициалы;
   • наименование предприятия;
   • должность заявителя;
   • фамилия, инициалы заявителя.
2. Затем идет по центру листа большими буквами название документа и о чем следует ниже его содержание.
3. В тексте заявление отражается просьба выдать денежную сумму авансом на покрытие расходов в служебной поездке, которая состоит в течение конкретного количества дней.
4. Затем заявление подписывается следующим образом:
   • указывается должность заявителя;
   • под должностью ставится дата создания документа;
   • затем – подпись посреди строчки;
   • и ближе к концу строчки расшифровывается подпись указанием фамилии подписывающего заявление лица и его инициалы.

Заявление должно быть завизировано руководителем и главным бухгалтером.

Бухгалтер ставит отметку своего согласования, где он одобряет выплату по той причине, что за работником не числится никакой задолженности перед предприятием.

А ниже руководитель указывает текст своего утверждения и одобрения заявления, где говориться о том, чтобы выдать командированному подчиненному на конкретные цели определенную сумму денег.

Очень важная деталь – директор организации обязательно должен прописать сумму, которую по заявлению работника, отправляющегося в служебную поездку, следует выдать из кассы.

Очень многие кадровики упускают этот момент и держат в своих папках неоконченные в своем оформлении заявления.

Поэтому этот момент очень важно не упустить, и дать заявление работника на подпись и утверждение бухгалтеру, а затем руководителю.

Заявление также может составляться и по возвращению из поездки подчиненного. В этом документе заполняются все те же атрибуты, но только уже с просьбой возместить денежные суммы, которые были потрачены на покупку билета или другие цели в командировке.

Все документальные подтверждения необходимо приложить к заявлению, иначе остаток возместительных денежных сумм могут просто не выплатить.

Сделать бухгалтер это будет вправе на основании Положения № 749, а также ряда писем и постановлений из Минтруда и Минфина Росси, где говорится о важности и неотъемлемом выполнении условия – прикладывать к кассовым ордерам по командировочным вопросам документальные подтверждения, или еще их называют – оправдательными документами.

На отгул

Руководитель предприятия обязан одобрить заявление работника, если в нем указывается, что командированный подчиненный работал в выходной день.

Для этого работник может предоставить письменное подтверждение того работодателя, который является принимающей командированного лица стороной.

Даже если в выходной день работник только выезжал в служебную поездку или, наоборот, возвращался из нее, то эти дни также могут быть впоследствии использованы в качестве отгулов.

И все это потому, что выходные дни должны быть работником по трудовому законодательству и по Уставу предприятия быть отгуляны.

В заявлении на отгул за командировочный выходной день, руководитель предприятия обязательно должен поставить свою резолюцию, в которой будет указано не только разрешение на отдых работнику, но также и законодательный акт, позволяющий начальнику вынести такое решение.

Несмотря на то, что практически вся трудовая деятельность военнослужащих подчиняется строгому графику внутри военной части, иногда в их жизни случаются командировки. Правильное заполнение рапорта на командировку по образцу позволит вам не только в кратчайшие сроки приступить к выполнению указаний командира в другой местности или военной части, но и своевременно получить необходимые денежные средства.

Решение об убытии сотрудника части (военнообязанного) по служебной необходимости за периметр военной части относится только к компетенции командира или начальника части. Служебной поездкой считается:

• выполнение персонального задания военнослужащим вне места его постоянной дислокации;
• убытие в другую часть в случае временного расквартирования воинской части, являющейся для рядового или офицерского состава регулярным местом несения службы.

По каким бы соображениям вас не отправляли в командировку, чтобы приступить к выполнению поставленной задачи, в первую очередь, необходимо написать рапорт на командировку. Если вы сомневаетесь в правильности составления этого документа, можете скачать образец в интернете.

Заявление на командировку

В связи с тем, что решение об отправке в служебную принимается не ими самими, а вышестоящим руководством, то и рапорт по ней составляется непосредственным начальником военнослужащих или командиром части. Основными пунктами такого рапорта являются:

• место для визирования документа с указанием должности (звания) руководителя, а также дата визы и подпись;
• перечисление ФИО всех военнослужащих, направляемых в служебную поездку;
• указание их должностей, званий;
• пункт назначения (наименование части, соединения и так далее);
• дата начала и окончания командировки;
• количество суток в убытии;
• цель командировки;
• основание командировки (предписания согласно плану командирования на текущий год);
• ФИО, должность и звание составителя рапорта;
• число составления документа;
• подпись.

Заявление на возмещение командировочных расходов

Оправляя военнослужащего в командировку, руководство части может решить финансовый вопрос одним из следующих способов:

• авансирование (выдача денежного пособия под отчет);
• оплата командировочных расходов после возвращения военного из служебной командировки.

Если командование выбирает второй вариант расчетов с военнослужащим, то по прибытии в часть необходимо написать соответствующее заявление о возвращении денежных средств, израсходованных в поездке. Рапорт по команде с просьбой оплатить командировочные расходы в обязательном порядке должен содержать в себе следующую информацию:

• реквизиты командировочного удостоверения (с обязательной отметкой о приказе на отправку в служебную командировку);
• выписка из приказа об отправлении военнослужащего в поездку;
• выписка из приказа о прибытии по постоянному месту несения службы.

К этому рапорту прикладываются все финансовые документы, подтверждающие фактические расходы в командировке. Основным документом, регулирующим командирование военнослужащих в другие регионы и/или военные части, является Приказ Министра обороны Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. №2700. В нем подробно изложены расходы, которые компенсируются командированному, а также иные материальные выплаты:

1. Транспортные расходы включаю в себя:

• оплата за проезд к месту выполнения служебной задачи и обратно (допускается использование железнодорожного, воздушного, водного и автомобильного транспорта, кроме такси);
• затраты отдельных услуг РЖД при проезде на железнодорожном транспорте (предоставление постельного белья);
• страховые выплаты при личном страховании военнослужащего при перемещении на транспорте.

1. Суточное довольствие. За каждый день пребывания в служебной командировке военный должен получать определенное денежное довольствие, выделяемое из средств бюджета страны. Существует 2 вида суточных, предусмотренных российским военным законодательством:

• 100 рублей в день - предоставляются в том случае, если принимающая сторона обеспечивает питанием командированного;
• 300 рублей в день - при самостоятельном решении вопроса о питании.

1. Оплата жилья. Если военнослужащий отправлен в командировку на длительное время, то согласно Постановлению Правительства РФ №467 ему будут компенсированы расходы по найму жилого помещения в полном объеме. Также этот законодательный акт устанавливает определенный ценовой максимум в зависимости от ранга и должности командированного:

• высший офицерский состав - стоимость найма жилья в сутки не должна превышать цену гостиничного 2-местного номера в этом населенном пункте;
• все остальные военнослужащие - не превышать стоимости суток в 1-местном номере.

Все понесенные затраты и расходы должны быть отражены в авансовом отчете (форма № АО-1) и подкреплены соответствующими документами (счета, квитанции, билеты, справки).

Заявление о выдаче денег под отчет

В случае, если командование выделяет денежные средства командированным в виде аванса, военнослужащим необходимо написать заявление на их получение. Оно пишется в произвольной форме на имя командира части, но в обязательном порядке должно содержать в себе:

• пункт назначения;
• запланированную дату начала командировки и ее окончания;
• данные приказа, согласно которому военнослужащий отбывает с личным поручением;
• сумму аванса с указанием предполагаемых трат на оплату суточных, проезд и проживание (исходя их количества дней командировки).

В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Как документ влияет на налоги

Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

В каком виде составляется

Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде.

Что обязательно должно быть в документе

Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.

ЗАЯВЛЕНИЕ

о возмещении служебных расходов

При посещении 8-10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла - 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга мною был приобретен каталог с контактами участников выставки, который будет использоваться в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов.

Каталог был оплачен мною из собственных денежных средств. Стоимость каталога составила 1500 руб. 00 коп. Прошу возместить понесенные расходы в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. 00 коп.

Документы, подтверждающие осуществленные расходы, прилагаю.

Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Образец заявления, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.

Командировочные расходы нужно возместить

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Очевидно что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Составляем заявление

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, актуальный на 2019 год, поможет сэкономить время на его составление.

У бюджетников другие правила

Для организаций, финансируемых из бюджета, порядок возмещения расходов, в частности, затрат на оплату проживания в командировке, устанавливается специальными нормативно-правовыми актами.

Для федеральных органов государственной власти, внебюджетных фондов и федеральных учреждений порядок возмещения расходов на командировки устанавливается Правительством РФ. Для региональных органов государственной власти и учреждений порядок устанавливается органами исполнительной власти субъектов РФ. Для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – местными органами исполнительной власти (ч.2, 3 ст. 168 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729).

Отметим, что бюджетные учреждения могут увеличивать эти суммы за счет экономии бюджетных средств, а также денег, полученных от предпринимательской деятельности (п. 1, п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729, письмо Минтруда России от 14.02.2013 №14-2-291).