Уведомление о отпуске по графику. Уведомление об отпуске по графику

⁰

Уведомление о начале отпуска - образец этого документа нетрудно составить самостоятельно - содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ.

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

Известить сотрудника необходимо за 2 недели до начала отпуска.
Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

наименование организации;
название и номер документа;
дата издания уведомления;
фамилия и инициалы работника;
наименование должности сотрудника;
даты начала и окончания отдыха работника;
количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти на нашем сайте.

Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику . Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

- в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске - в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
Проставление отметки в - закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях - одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике - его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
Длительность периода в днях;
Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Какой срок хранения уведомлений о начале отпуска. Можно ли в уведомлениях не указывать должность работника. И можно ли не указывать количество календарных дней (при этом указать дату начала и дату окончания отпуска).

Ответ

Трудовым законодательством не предусмотрена форма уведомления работников о начале отпуска. При этом работодатель должен соблюдать следующие правила: уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала; получить подпись работника, подтверждающую факт уведомления о начале отпуска. Для выполнения обязанности о своевременном оповещении работников о предстоящем отпуске работодатель может разработать специальную форму уведомления. Указывать количество календарных дней не обязательно, даты начала и окончания отпуска будет достаточно.

Образец уведомления о начале отпуска

В соответствии с ПРИКАЗОМ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 25.08.2010 № 558 срок хранения приказов на отпуск 5 лет, полагаем, что и уведомления нужно хранить столько же.

Примечание:

Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, должны были по задумке авторов законопроекта коснуться только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Таким образом, до внесения новых изменений в ФЗ «Об архивном деле» в части уточнения сроков хранения документов по личному составу, не рекомендуется уничтожать документы по личному составу по истечении 5 лет хранения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске

Н.З. Ковязина

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в . Другой вариант: составить приказ об отпуске по или и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.

Также можно унифицированную графика отпусков или дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой - указывать дату уведомления о начале отпуска.

Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска во всех указанных выше случаях будут соблюдены.

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.

Как производится извещение о начале

Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха .

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

направление персонального документа, который именуется уведомлением;
ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Правила оформления и общие требования

В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы , в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :

ключевые реквизиты предприятия;
исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
подпись со стороны нанимателя.

Способы оформления ежегодного отпуска

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.

Издание приказного документа

Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.

Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.

Порядок регистрации

В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:

о подаче объяснений;
о реорганизации компании;
о переводе;
об изменении трудовых условий;
об отпуске.

В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :

название организации;
наименование самого документа;
время начала его ведения.

Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :

название документации;
дата ее оформления;
номер регистрации;
суть содержания бумаги;
данные о сотруднике;
дата вручения извещения;
сведения об ответе работника.

Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.

Образец уведомления по графику

Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.

По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.

Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.

В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .

Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:

персональное уведомление;
приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
графа, имеющаяся в самом документе;
рабочий журнал директора подразделения.

Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.

Нюансы для совместителей

Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.

Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.

Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.

Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.

Человек трудится на производстве или в другом месте почти в течение года и подходит срок наступления ежегодного оплачиваемого отпуска. Возникает вопрос, в каком виде (форме) сотрудник получит от администрации уведомление об отпуске по графику? На него мы и ответим в этой статье.

Что говорит закон

В ТК РФ не оговаривается, каким образом работнику поступает уведомление о предоставлении отпуска. Сотрудника могут известить как в устной, так и в письменной форме. Но администрация должна придерживаться пунктов ст. 123 ТК РФ:

Работник должен быть извещен о начале отпуска за 14 календарных дней.
Сотрудник подписью подтверждает факт своевременного уведомления о дате отпуска.

Как сообщить работнику об отпуске

Руководитель вправе выбрать любой из нижеприведенных способов для извещения работника об отпуске:

В отделе кадров предприятия заводится «Журнал уведомления о начале отпусков». Он должен быть прошнурован и пронумерован. Здесь будет подписью сотрудника заверяться его ознакомление с началом отпуска по графику.
Можно обязать сотрудников расписываться в приказе об отправке работника в отпуск, фиксируя тем самым, что человек извещен. Датой уведомления об отпуске будет числиться день, в который документ был подписан сотрудником.
Дату уведомления работника об отпуске можно записывать в «Графике отпусков» по предприятию. Для этого в «Графике отпусков» предусматриваются таблица, в которой регистрируется дата отпуска и место для подписи сотрудника о том, что он с ней ознакомлен.
В некоторых организациях практикуется письменное уведомление работника об отпуске. Такое уведомление печатается в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются ознакомившимся сотрудником. Один экземпляр выдается на руки работнику, второй подшивается в отдельную папку «Уведомление о дате отпуска» в отделе кадров.

Пример графика отпусков можно скачать , а журнала уведомлений – .

Как составить уведомление об отпуске

Образец, в соответствии с которым пишется уведомление об отпуске по графику, приведен . Уведомление об отпуске, отпечатанное в двух экземплярах, с обязательной подписью работника – это вариант, позволяющий работодателю не отступить от требований ТК РФ и, одновременно, оставить у себя письменно зафиксированный факт ознакомления сотрудника с датой начала и окончания ежегодного оплачиваемого отпуска.

При составлении документа нужно вписать следующую информацию:

Название предприятия (организации).
Название документа и его порядковый номер.
Дата выпуска извещения об отпуске.
Фамилия, имя, отчество сотрудника.
Должность по штатному расписанию.
Дата первого и последнего дня отпуска сотрудника.
Сумма календарных дней отпуска работника.

Уведомление об отпуске обязательно должно быть подписано сотрудником и руководством организации. В случае отказа работника подписать уведомление составляется акт, который известит сотрудника о дате отпуска, который и будет удостоверять, что администрация действует согласно законодательству. Сотрудникам отдела кадров предприятия очень удобно иметь пустой шаблон, который можно быстро заполнить и не упустить из виду важной информации.

Можно ли не уведомлять об отпуске

Если сотрудники отбывают в отпуска по , то составление письменного уведомления обязательно. Несоблюдение этого требования, в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением и карается штрафом от 1 до 5 тыс. рублей для должностного лица или ИП и от 30 до 50 тыс. рублей – для юрлиц.

Часто сотрудники предприятия обращаются к администрации с заявлениями, в которых излагается просьба о на другие сроки. В случае если работодатель согласен на перенос отпуска, то в письменном уведомлении об отпуске по графику отпадает надобность. Понадобится только подпись сотрудника на заявлении о переносе отпуска на другое время, это и будет свидетельством его информированности.

Образец заявления о переносе отпуска вы найдете .

Тщательно продуманная, своевременная и подтвержденная документами процедура уведомления об отпуске по графику сотрудников предприятия – гарантия соблюдения законодательства и отсутствия проблем во время проверки организации инспекторами по труду.