Управление документацией – вечная боль. Документация или даташит: что такое, где взять и как пользоваться Этапы жизни документа

1) совокупность документов, посвященных какому либо вопросу (напр., документация тендерная), 2) способ первичного отражения (регистрация) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. На… … Юридический словарь

Материал, данные, факты, документы Словарь русских синонимов. документация сущ., кол во синонимов: 2 техдокументация (1) … Словарь синонимов

документация - и, ж. documentation f., нем. Documentation. 1. Обоснование, подтверждение чего л. документами. БАС 1. Целостность (интегритет) Османской империи подтвердилась не в парламентских речах и яркой публицистике, а в полной международной правовой… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

Пакет официальных документов, составленных по определенной форме и содержащих конкретную информацию. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную (товаросопровождающую)… … Экономический словарь

ДОКУМЕНТАЦИЯ, и, жен. 1. см. документировать. 2. собир. Документы (в 1 знач.). Техническая д. | прил. документационный, ая, ое. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

И, мн. нет, ж. (нем. Dokumentation … Словарь иностранных слов русского языка

документация - 1. Способ первичного отражения (регистрация) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. Д. обеспечивает достоверность и точность учета, предварительный и последующий контроль за… … Справочник технического переводчика

ДОКУМЕНТАЦИЯ - совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную и т.д. Д … Юридическая энциклопедия

документация - 4.11 документация (documentation): Печатные руководства пользователя, диалоговая (оперативная) документация и справочный текст («хелпы»), описывающие как пользоваться программным продуктом. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 2002: Инф … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Книги

• Документация по обеспечению качества в сети OMCL , . Издание содержит документацию по обеспечению качества в сети OMCL…
• Документация по охране труда в организации Практическое пособие , Ефремова О.. В книге приведен перечень локальных нормативных документов по охране труда, которые должны быть разработаны в организации. Даны рекомендации по их разработке, заполнению и хранению... Для…

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;

электронные сообщения.

10 декабря 2007 г. 09:29

Елена Ходак,

руководитель департамента корпоративного консалтинга ОАО «Промышленные

Информационные Системы»

Исследования показывают, что системы электронного документооборота увеличивают производительность труда на 20–25%, а стоимость архивного хранения электронных документов снижается на 80% (по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов).

Что такое хорошая память?

Хорошая память заключается не только и не столько в том, что человек помнит массу нужных и совершенно бесполезных вещей, а когда он может быстро вспомнить то, что необходимо в данный момент. Один из признаков склероза заключается в том, что чело век прекрасно помнит то, что происходило с ним 20 лет назад, но не помнит того, что было вчера. С документооборотом компании часто происходит то же самое.

Эффективно налаженный документооборот имеет следующие характеристики:

● быстрый доступ к необходимым документам;

● доступ к документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность фиксации попыток несанкционированного доступа;

● никто кроме вас (или известного вам ограниченного круга сотрудников) не может внести в документ изменения. Что такое неэффективный документооборот, большинство из нас, наверное, еще помнит. Для тех, кто не помнит – немного истории.

Традиционный документооборот

Это огромное количество документов, аккуратно подшитых в папки. Для того чтобы хотя бы «взглянуть» на один из них, нужно подойти к секретарю и, если она на месте, спросить: «можно ли…?». Она, естественно, поинтересуется: «зачем?» и, если сочтет причину уважительной, даст вам требуемый документ (посчитайте, сколько ушло времени на его получение). Однако приключения на этом не заканчиваются. С документом вы вернулись на рабочее место. Что дальше?

Сценарий первый: «благополучный»

В этом случае секретарь отмечает, что документ «А» «выдан такому-то, такого-то числа», и если вы не вернете документ в оговоренные сроки – она вам об этом напомнит.

Сценарий второй: «как в воду канул»

Однако часто учет документов, отданных сотрудникам компании «для работы», не ведется, и многие сотрудники, поработав с документом, забывают его вернуть. Обычно это происходит из-за лени: «успею, он никуда не убежит». При таком подходе к работе через некоторое время вы обнаруживаете, что самых востребованных документов на месте нет, и где они – никому не известно. А они лежат у какого-нибудь сотрудника в столе, который давно забыл, что когда-то брал их на время и обещал вернуть. В данном случае мы имеем дело с «прогрессирующим корпоративным склерозом», когда «вспомнить» необходимую информацию становится все труднее.

Сценарий третий: «не пущать»

Это логическое завершение второго сценария. Допустим, все документы найдены и возвращены на свои места. Теперь для всех желающих ознакомиться с ними действует строгое «нельзя». «Никому не брать, никуда не уносить, еле нашли». А если очень надо? Страдает дело, появляется повод для конфликтов.

Сценарий четвертый: «преступная халатность»

Нередко встречается вариант, когда документы стоят, а «цербера» нет, т. е. за сохранность документации не отвечает никто. Она доступна всем. В данной ситуации высока угроза утраты компанией конфиденциальной информации.

Проблемы традиционного документооборота

1. Когда сотрудники уходят с работы, бумажные архивы навсегда исчезают. Разумеется, пропадают только самые нужные документы. На месте документ или нет, можно узнать, только когда он понадобится.

Допустим, одно крупное предприятие производит самолеты на контрактной основе. Несколько лет назад одна из стран третьего мира заказала самолет и проплатила оговоренный транш. Началась работа, но через некоторое время заказчик приостановил финансирование проекта. Работа была временно остановлена. Через год заказчик возобновил финансирование. Однако год для современной России – очень большой срок. Предприятие переживало не лучшие времена, зарплаты были небольшими, многие из разработчиков этого заказа уволились. Значительную часть документации по этому заказу предприятию пришлось разрабатывать заново и за свой счет. Оставшиеся сотрудники помнят, что эти документы были созданы, но не представляют, где они могут находиться сейчас. После этого случая руководство предприятия приняло решение внедрить КИС.

2. Когда нам нужно найти какой-то документ – мы знаем, что он точно был: «я же делал эту справку в прошлом квартале», но не помним, где он находится и, может быть, даже как он называется. В результате найти такой документ очень сложно, и мы тратим свое драгоценное время, которое можно использовать гораздо более эффективно.

3. Еще одна распространенная болезнь: «давайте это сохраним – вдруг оно еще когда-нибудь понадобится». В результате документы накапливаются очень быстро. Образуется ворох бумаг, а вероятность, того, что они когда-нибудь кому-нибудь понадобятся, очень низкая. Сразу отвечаю на распространенный вопрос: «разве можно заранее знать, каким категориям сотрудников какой из документов может понадобиться»? Можно. И даже нужно.

4. С одним документом может работать только один человек. Это похоже на ситуацию в библиотеке с одним экземпляром книги: «кто не успел…», в лучшем случае поставят в очередь и информируют, когда нужный документ вернут. А если он необходим срочно?

Неизбежность разработки системы корпоративного документооборота понятна. Следующий этап – постановка целей.

Зачем компании система корпоративного документооборота?

Перед разработкой системы управления корпоративным документооборотом (СКД) необходимо определить назначение и цели этой системы в компании и получить ответы на следующие вопросы:

1. Почему в компании возникла необходимость оптимизации документооборота?

2. Что компания планирует делать с документами?

3. Почему компания должна это делать?

В каждой организации ответы на эти вопросы будут разными. Например, в авиакомпании приоритетом является оперативность, а в конструкторском бюро при авиазаводе важно иметь возможность работать с большими объемами информации и ограниченный допуск к документам.

Цели системы управления документацией

Чаще всего целями системы управления документацией являются:

● увеличение эффективности деятельности сотрудников с помощью ограничения числа документов, с которыми они работают. Для обеспечения этой цели и необходимо знать, кому из сотрудников и какие документы могут быть нужны. В этом случае компания регулирует доступ к информации по критерию достаточность/избыточность. Например, финансовый директор еженедельно подготавливает для генерального директора отчет по дебиторской задолженности по всем клиентам, а менеджеры по работе с клиентами имеют доступ только к тем фрагментам отчета, которые относятся к «их» клиентам;

● увеличение производительности труда благодаря оптимальному использованию документов;

● получение максимально возможной пользы от информации, содержащейся в документах. Для обеспечения этой цели заранее продумываются комплектность и состав информации, чтобы избежать дублирования;

● упрощение совместного использования документов;

● возможность проследить процесс принятия решений и отчетность по документам;

● снижение себестоимости получения, обработки, использования и уничтожения документов;

● определение ответственности сотрудников за порядок отчетности и контроль использования документов. Для обеспечения этой цели у каждого документа появляется свой «куратор», который знает ответ на вопросы: «Где документ расположен? Когда он выпущен? Можно ли с ним ознакомиться»?

Причины разработки системы корпоративного документооборота

Основными причинами, по которым компания разрабатывает систему корпоративного документооборота (СКД), чаще всего являются:

1. Решение проблемы потери средств из-за отсутствия возможности быстро найти информацию.

2. Получение преимущества перед конкурентами.

Эти причины актуальны для высококонкурентного рынка, например сети аптек. Если нужного лекарства нет в одной аптеке, покупатель не будет ждать, пока его завезут. Он пойдет в другую, потому что лекарство необходимо ему сейчас. А если покупателю подскажут адрес аптеки, где лекарство есть, и забронируют необходимое количество – он не обратится к конкуренту, а поедет по указанному адресу.

На рисунке представлен фрагмент схемы документооборота аптечной сети, необходимой для обеспечения запроса покупателя о наличии конкретного препарата в конкретной аптеке.

Если уже понятно, зачем нужна СКД, какие выгоды и преимущества компания получит в результате ее внедрения, известны проблемы, от которых компания избавится (потери, задержки, ошибки, опоздания), то следующий шаг – это проектирование последовательности этапов по построению системы корпоративной документации. Рассмотрим каждый из этих этапов подробно.

Этап первый: анализ документации

1. Составляем список документов, которые должны войти в СКД.

2. Строим модель документооборота и сводим документы в СКД.

3. Сопоставляем модель с реально существующими в компании документами.

В результате этих действий мы получим:

● полный список внешней документации компании;

● список документов, унаследованных от старой системы, который, в свою очередь, делится на «подсписки»: документы, конвертировать которые в СКД необходимо; документы, конвертировать которые невозможно, или в этом нет необходимости; невостребованные СКД документы;

● список документов, необходимых в СКД, но отсутствующих в старой системе. Наиболее часто такими документами являются разные отчеты. В ситуации с сетью аптек это могут быть отчеты о сроках оборачиваемости, товарных остатках, невыполненных запросах (по поставщикам, аптекам, препаратам).

Этап второй: создание комплекта документов

На данном этапе определяются потребности каждого подразделения компании. С этой целью во всех ее подразделениях проводится опрос сотрудников. На основе результатов этого опроса составляется список требований (часто взаимоисключающих и недостаточно аргументированных, сформированных по старому принципу: пусть будет, может, пригодится, «нет, сейчас нам это не нужно, и за все время работы здесь документам не обращались, но вдруг когда-нибудь они понадобятся»). Затем согласовывается и утверждается оптимальный перечень корпоративной документации.

Этап третий: разработка параметров системы управления корпоративной документацией

На этом этапе мы получаем ответ на вопрос «Что именно должна делать система и какими правами обладают определенные сотрудники?». Эти параметры напрямую вытекают из целей СКД. Например, для установления правил управления документацией необходимо получить ответы на следующие вопросы:

● Кто и когда создал документ?

● Кто и когда редактировал документ?

● Количество версий документа?

● Кто и когда в последний раз получил доступ к документу (эта опция СКД дает возможность отслеживать каждого пользователя, получившего доступ к информации, и запоминает дату последнего редактирования)?

● Кто и когда сдал документ в архив?

● Кто и когда удалил документ из системы?

● Кто отвечает за созданный документ? Если автор, что в таком случае происходит после его ухода? Если отдел, то по какому принципу документы распределяются между сотрудниками отдела?

После этого определяются права каждого сотрудника: кто и какие документы может редактировать, кто имеет право редактировать и удалять, а кто только просматривать.

Кроме указанных функций, система может:

● в любой момент времени проследить всю историю обработки документов разными пользователями, создающими разные версии;

● однозначно установить, что было отправлено, когда, кому и почему, генерировать отчеты по различным параметрам, контролировать выполнение распоряжений.

Система устанавливает взаимосвязь между автором и созданным им документом, отслеживая по ключевым данным, кем и когда он создан. Важным свойством системы является безопасность, поддерживаемая средствами разделения прав доступа (от отсутствия информации о наличии документа до возможности удаления документа из системы), возможность назначения прав доступа как по ролевому, так и по персональному признаку.

Важные моменты

Приступать к созданию системы управления документацией компании целесообразно, имея на руках полные схемы документопотока и задач по управлению документацией. Иначе есть риск получить не тот результат, который ожидается, а то, что легче сделать, купить, поддерживать и т. д.

Еще один важный этап, предшествующий внедрению. Прежде чем запускать программу, желательно отладить документооборот на бумаге, т. е. сформировать документооборот на бумажных носителях, и только после этого применять программное обеспечение, электронный носитель документооборота. В этом случае проще определить, достаточно ли компании купить готовую СКД или задачи являются настолько специфическими, что требуется индивидуальная разработка.

Если вы уже выбрали компанию – разработчика-внедренца СКД, обратите внимание на следующее обстоятельство, которое часто опускается разработчиками. Параллельно с разработкой системы корпоративного документооборота необходимо разработать инструкции пользователям по поводу:

● создания;

● занесения в систему;

● сохранения;

● поиска;

● передачи;

● распространения;

● классификации;

● архивирования;

● уничтожения.

Параллельно с созданием инструкций разрабатывается план-график обучения пользователей. В период внедрения желательно создать «горячую линию», куда любой пользователь может обратиться с вопросами, возникающими в процессе работы по новым правилам: «Почему?» «Как?», «Eсли?».

Когда этапы создания понятной, логичной и легко управляемой системы документации будут пройдены, вы сможете оценить все ее возможности. Вы же хотите, чтобы ваша компания имела хорошую память?

В речи людей, связанных с электроникой, встречается фраза: «Нужно посмотреть даташит». Что такое имелось в виду и где взять пресловутый даташит?

Словечко заимствовано из английского языка и оригинально записывается как datasheet. Если перевести его на русский, дословно получится «лист с информацией». Документ составляют на различные устройства и электронные компоненты. Поэтому правильно говорить, что даташит - это подготовленная производителем.

Поиск даташит электронных компонентов

Возможно, станет понятно, что такое даташит микросхемы, после того как он будет открыт. Но вопрос: "Где его взять?"

В Советском Союзе документация стандартизировалась. Если требовалось найти информацию о транзисторе или микросхеме, нужно было взять соответствующее руководство. Сегодня необходимость в справочниках отпала. Их заменили поисковые системы - достаточно вбить слово datasheet и указать название требуемого устройства. Второй вариант получить даташит - зайти на сайт, где собрана документация, и на нём уже провести поиск.

Спецификации на компоненты предоставляются в виде pdf-файлов. Открыть их можно непосредственно в браузере.

Первая страница даташита

После того как документ загружен на компьютер, нужно открыть даташит. Что такое он содержит, на что обратить внимание первую очередь?

Начинать следует с первой страницы. На ней приводится информация, подчёркивающая уникальность конкретного устройства, например широкий частотный диапазон, пониженное энергопотребление, малый темновой ток.

Начальная страница технической спецификации содержит:

• свойства компонента (features);
• конфигурацию выводов в виде таблицы или схемы (pin configuration).

Следует заметить, что приводимой информации не всегда бывает достаточно, поэтому доверять ей полностью не стоит. Ответы на возникающие вопросы необходимо искать в соответствующих разделах документа. Цель первой страницы - дать представление о нём, то есть рассказать, что такое.

Даташит транзистора по сравнению с аналогичным документом для микросхем невелик, поэтому на первой странице сразу же указывают информацию о его параметрах и подключении.

Наиболее часто пользователи спрашивают про даташит: "Что такое и как его читать?" Если первый вопрос был рассмотрен, то второй ещё предстоит изучить.

Инженеры-электронщики обращают внимание на следующие разделы документа.

• Цоколёвка.

Описывает назначение каждого пина микросхемы или транзистора. Проектировщику важны выводы под маркировкой Vcc и GND. Первый из них предназначен для подачи питающего напряжения (чаще всего +5 В), второй - для подключения «земли». Микроконтроллеры могут иметь несколько таких выводов. Их расположение зависит от типа корпуса (PDIP/TQFP/ MLF).

• Схема устройства (Block Diagram).

Изображает внутреннее содержание компонента. Например, для микроконтроллера показываются входящие в его состав память, генератор тактовой частоты, порты ввода-вывода.

• Схема включения (Circuit Schematic).

Определяет типовое подключение устройства. На практике схемы отличаются от приводимых в документации, поскольку в каждом конкретном случае микросхема или транзистор являются частью сложного электронного устройства, в котором должны учитываться все его составляющие.

• Температурные и электрические параметры.

Данные величины приводятся в виде графиков, отражающих зависимость одного параметра от другого.

Начинающий разработчик электронной аппаратуры не всегда понимает, как читать даташит, что такое схема устройства и зачем нужна цоколёвка. Тем не менее рекомендуется читать справочные материалы при разработке нового прибора или ремонте вышедшего из строя оборудования.

Документация и инвентаризация

1. Документ и документация.

2. Документооборот и требования, предъявляемые к документам.

3. Классификация документов.

4. Порядок проверки и обработки документов.

5. Инвентаризация, ее значение и виды.

6. Учетные регистры и техника учетной регистрации.

7. Формы бухгалтерского учета.

8. Способы исправления ошибок в бухгалтерских записях.

Термин "документ" происходит от лат. "decumentum", что значит "свидетельство, доказательство".

Документ и документация.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствующими документами.

Документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на право ее совершения.

Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для пер­вичного наблюдения за хозяйственными операциями и являет­ся обязательным условием для отражения их в учете.

Порядок документального оформления хозяйственных опе­раций и требования относительно составления документов рег­ламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Документы применяются для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дис­циплины. Предварительный контроль осуществляют руководя­щие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работ­ники бухгалтерии при приемке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.

Важное «значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании.

Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных опе­раций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если; они составлены своевременно и правильно оформлены.

С применением в учете электронной вычислительной техни­ки; для сбора и обработки информации наряду с бумажными документами широко используются машинные носители учетной информации. Одни из них фиксируют хозяйственную операций в момент ее совершения, другие - составляются по дан­ным первичных носителёй информации и используются для удобства ее отработки и автоматического ввода в вычислительную машину.