Тема: «Документы по снабжению и сбыту. Отдел снабжения на предприятии

В условиях развития рыночных отношений особую роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничества на договорной основе. Такой документацией являются документы по снабжению и сбыту, документирующее коммерческую деятельность организации, связанную со снабжением материальными ресурсами и сбытом выпускаемой продукции. Разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством какого-либо факта в решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в каких-либо инстанциях. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, и закрепляют они свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами. Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются претензии и возражения. Но он обязан подписать договор, а по спорным вопросам составить протокол разногласий.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов. Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон. На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях. Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а договор -- это индивидуальный акт и требует специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

* наименование договора;

* дата подписания договора;

* место подписания договора;

* полное фирменное наименование контрагентов (сторон);

* название сторон по договору (например: "подрядчик", "поставщик", "арендатор", "покупатель");

* подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа.

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:

* обязанности и права первой стороны по договору;

* обязанности и права второй стороны по договору;

* срок выполнения своих обязательств сторонами;

* место исполнения обязательств каждой из сторон;

* способ исполнения обязательств каждой из сторон.

3. Дополнительные условия договора:

* срок действия договора;

* ответственность сторон;

* способы обеспечения обязательств;

* основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке действий сторон при одностороннем расторжении договора;

* условия о конфиденциальности информации по договору;

* порядок разрешения споров между сторонами по договору.

4. Прочие условия договора:

* регулирование отношений сторон другими, кроме договора, нормативными (законодательными) актами;

* условия о согласовании связи между сторонами;

* преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;

* реквизиты сторон;

* количество экземпляров договора;

* порядок исправлений по тексту договора;

* подписи представителей сторон.

Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:

1. организационно-распорядительные;

2. по финансово-расчетным операциям;

3. по снабжению и сбыту.

В деятельности организаций важное значение занимает документация материально -- технического снабжения и сбыта. Ее особенность заключается в том, что большое количество этой группы является одновременно составной частью других систем документации. Например, часть документов (письма, акты, распоряжение о передаче материальных средств, накладные, приходные и расходные ордера, командировочное удостоверение и др.) одновременно входит в состав организационно -- распорядительной и расчетно-денежной документации. Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

1.Соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, называется…

а) договор;

б) акт приема передачи;

в) инструкция.

2.Договор считается заключенным, когда между сторонами…

а) нет претензий;

б) достигнуто соглашение по всем пунктам;

в) не существует разногласий.

3.Для приобретения товаров стороны вступают в отношения по поставке продукции организацией – поставщиком организации-потребителю. Эти отношения оформляются…

а) договором сбыта;

б) договором поставки;

в) договором купли-продажи.

4.Протокол разногласий к договору составляется в …

а) одном экземпляре;

б) двух экземплярах;

в) трех экземплярах.

5.Доверенность – это…

а) документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами;

б) документ, определяющий статус пользователя;

в) правовой акт, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами;

6.Реквизиты официальной доверенности:

а) название вида документа, полное наименование организации, выдавшей доверенность, и его адрес, номер, дата выдачи доверенности, срок действия, должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;

б) название вида документа, полное наименование организации, выдавшей доверенность, номер, дата выдачи доверенности, должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;

в) нет верного ответа.

7. Документ, которым оформляют прием и отправку груза, перемещение или отпуск материальных ценностей, называется…

а) накладная;

б) счет-фактура;

8. Документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и расчете причитающейся зарплаты…

а) накладная;

б) счет-фактура;

в) наряд.
9.Требование о добровольном устранении нарушения законодательства – это…

а) приказ;

б) исковое заявление;

в) претензия.
10. Требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации…

а) претензия;

б) исковое заявление;

в) сопроводительное письмо.

Тема: «Документооборот и формы его организации»

1.Документооборот – это…

б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату;
в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2. Централизованная форма организации работы с документами применяется на…

а) предприятиях с малым документооборотом;
б) предприятиях с крупным документооборотом;
в) все ответы верны.

3.Форма работы с документами, при которой все операции выполняются в структурных подразделения предприятия, называется…

а) централизованной;

б) децентрализованной;

в) нецентрализованной.

4. Перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования, называется…

а) ведомость;

б) табель форм документов;

в) табель.

5. Как называется формы документов, включенные в табель, и закрепляющие результаты проведенной унификации состава и форм документов организации?

а) ведомость документов;

б) альбом форм документов;

в) книга учета документов.

6.Под организационной, финансово-экономической, научно-технической и иной используемой в организации информации, обладающей реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею, понимается…

а) коммерческая тайна;

б) локальный акт;

в) договор купли-продажи.

7.Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется…

а) секретарем-референтом;

б) руководителем канцелярии;

в) делопроизводителем.

а) условное обозначение, присваемое документу в процессе учета и исполнения;

б) цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку;

в) нет верного ответа.

9. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течении…

а) недели;

в) трех дней.

10.Фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах, называется …

а) номенклатурой дел;

б) контролем исполнения документов;

в) регистрацией служебных документов.

Тема: «Компьютеризация делопроизводства»

1.В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

а) средства для составления документов; копировальная и множительная техника; средства обработки информации;

б) средства хранения, поиска и передачи документов;техника управленческой связи;

в) все ответы верны.

2.Оргтехника – это

а) технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве;

б) технические средства, используемые в управлении;

в) технические средства, используемые в делопроизводстве.

3.Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по …

а) способу создания документов;

б) по субъекту;

в) по объекту.

4. Рукописным способом зачастую набрасывают …

а) первый вариант будущего документа;

б) заявления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы;

в) все ответы верны.

5. Рукописным способом заполняют трафаретные документы:

а) анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.

б) анкеты, табели учета рабочего времени, трудовые договора, чеки;

в) нет верного ответа.

6. Доступный и экономичный способ создания различного вида документов это…

а) пишущая машинка;

в) диктофонная техника.

7. Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали

б) пишущие машинки;

в) диктофонная техника.

8.Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются ПК фирмы …

в) все ответы верны.
9. На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют …

а) текстовыми редакторами;

б) текстовыми процессорами;

в) все ответы верны.

10.Под телекоммуникациями понимают …

а)сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом;

б) сети компьютеров, не объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом;

в) нет верного ответа.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-12-29

Протоколы разногласий к договорам поставки состав­ляются в тех случаях, когда по предложенному поставщи­ком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным усло­виям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику од­новременно с подписанным договором. Поставщик, полу­чивший подписанный покупателем проект договора с про­токолом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмот­реть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не пере­даст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются приняты­ми поставщиком (Приложение 15).

6.5. Официальная и личная доверенности. Накладная. Наряд

Доверенность - документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности под­разделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномочен­ного на это учредительными документами, с приложени­ем печати организации.

197 Делопроизводство

Доверенность от имени юридического лица, основан­ного на государственной или муниципальной собственнос­ти, на получение или выдачу денег и других имуществен­ных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

полное наименование организации, выдавшей дове­ ренность, и его адрес;

дата выдачи доверенности;

• срок действия доверенности;

  должность, фамилия, имя и отчество лица, которо­ му доверяется получить ценности, денежные средства;

  серия, номер и дата выдачи паспорта получателя до­ веренности, наименование организации, в которой долж­ ны быть получены ценности, и документ, являющийся ос­ нованием; перечень ценностей и их количество;

  образцы подписи получателя доверенности;

  подписи руководителя организации и главного (стар­ шего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручает­ся получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных цен­ностей - это документ, который организации выдают дол­жностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей (с. 200-201).

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпля­ре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалте­ром и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально эффективном режиме.

Српецифика снабжения предприятия

Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.

В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.

Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

Отдел снабжения: функции

• Организация формирования номенклатуры материалов для производства продукции.
• Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал, месяц).
• Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики.
• Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль за их исполнением.
• Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии с действующими документами (Положение о поставках, Инструкции П-6 и П-7).
• Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на складах с учетом внутренней логистики предпрития.
• Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в производстве и контроль за их исполнением.
• Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на более дешевые с учетом их технологичности.
• Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов предприятия в части материального обеспечения.

Эту работу на предприятии возглавляет начальник отдела снабжения. Он подчиняется непосредственно коммерческому директору.

Организация обеспечения материалами

Отдел снабжения, функции которого рассмотрены выше, обычно строится по трем основным направлениям:

1. Материальные группы. Они занимаются организацией и контролем поставок товаров отдельных групп (спецодежда и обувь, концтовары, подшипники, смазки и горючее, хозтовары и прочее), контролируют их правильное использование в соответствии с требования технологического процесса. В непосредственном контакте с ними работает складское хозяйство.
2. ОТК на приемке. Организует входной контроль матералов и изделий в соответствии с упомянутыми выше положениями. В составе группы обязательно участие квалифицированного юриста, возглавляющего претензионную работу. Основанием для осуществления ее деятельности является соответствующий стандарт предприятия.
3. Бюро нормирования. Это подразделение разрабатывает и контролирует выполнение норма расхода материалов. В его состав входит специалист, отвечающий за своевременным движением бухгалтерских и финансовых документов и отчетность по ним, а также экономист или соответствующая группа. Это зависит от размера предприятия и объема потока информации.

Начальник отдела снабжения

На эту должность назначается инженер с высшим экономическим образованием, имеющий значительный опыт работы в аналогичной должности.

Начальник отдела представляет категорию "руководители". Исполнение обязанностей по должности он осуществляет в соответствии с действующими нормативно-правовыми и другими документами по материално-техническому снабжению, Уставом организации и соответствующими указаниями и распоряжениями вышестоящего руководства, должностной инструкцией.

Компетентность

Начальник отдела снабжения должен знать:

• нормативные и законодательные документы, касающиеся снабжения организации;
• рыночные способы ведения хозяйства;
• переспективные направления развития предприятия;
• методы планирования потребления материальных средств, порядок нормообразования и контроля за исполнением показателей расходования;
• организацию складского хозяйства;
• порядок ведения договорной работы с поставщиками;
• уровень оптовых и розничных цен на применяемые материалы;
• основы законодательства по труду, охране труда и пожарной безопасности.

Должностные обязанности начальника отдела снабжения

1. Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
2. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
3. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
4. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
5. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
6. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
7. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
8. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
9. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.

Заключение

Отделы снабжения заводов и других предприятий непоспредственно влияют на успешность их работы. В себестоимости продукции материалы занимают определяющее место, что налагает на отдел снабжения особую отвественность за судьбу организации.