Табель форм документов образец. Табель форм документов и альбом форм унифицированных документов
Отдел Организационно-аналитический
| Наименование формы документа | Код ОКУД | Кем и когда утверждена | Периодич-ность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согла-сование | Подпись | Утверж-дение | Печать | Куда представ-ляется | Приме-чания |
| Положение об отделе | 02111117 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Должностная инструкция главного специалиста | 02520519 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, главный специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | |
| Должностная инструкция ведущего специалиста | 02520519 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, ведущий специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | |
| План работы отдела | ‑ | Ежемесячно, за 3 дня до начала следующего месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Отчет о работе отдела | ‑ | Приказ руководителя управления от 15.03.1999 №64 | До 5-го числа следующего за отчетным месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний |
Разработка Альбома форм документов. При проведении работ по совершенствованию документации в организации кроме Табеля форм документов разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.
В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом форм одновременно с Табелем или же самостоятельно, необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и с заполнением карт документов. Если организация разрабатывает только Альбом форм, отбираются образцы тех документов, которые будут включаться в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов, применяемых организацией, и др.
Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:
1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).
2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов.
4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, соответственно, нуждающиеся в унификации.
В настоящее время в России разработано девять унифицированных систем документации. Все они, за исключением Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД. При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.
Унификация формы документов предполагает:
Определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
Установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;
Унификацию текстов документов.
Унифицированная форма документа (УФД) – унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.
Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации.
Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.
Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста будет характер информации, содержащейся в тексте документа.
Различают несколько форм представления унифицированных текстов:
Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;
Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;
Таблица – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков, имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета выбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.
Унифицированная форма документа с текстом-трафаретом имеет следующий вид:
Прошу Вас назначить на должность
(наименование до лжности с указанием структурного подразделения)
(фамилия, имя, отчество)
с окладом согласно штатному расписанию.
года рождения,
(фамилия, инициалы)
образование,
в 19 году окончил(а)
(наименование учебного заведения)
по специальности.
Имеет большой опыт работы в области.
Продолжительное время занимался(ась) .
В анкетах и таблицах текст упрощен, в тексте преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос – ответ».
Унифицированная форма документа с текстов в виде анкеты может выглядеть следующим образом:
управляющего предприятия-должника,
действующего на основании договора-подряда
1. Управляющий предприятия-должника
(фамилия, имя, отчество)
Главный бухгалтер предприятия-должника
(фамилия, имя, отчество)
2. Предприятие-должник.
(наименование, юридический адрес,
ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,
наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов)
3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим
предприятием-должником.
(наименование)
Срок действия договора-подряда.
Отчетный период.
Табель - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
В текущей деятельности организации Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Табель форм документов предназначен для:
оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;
унификации форм документов организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.
Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
оперативность реализации управленческих функций организации;
сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
Разработка Табеля форм документов
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование.
2. Выбор формы Табеля.
3. Формирование структуры Табеля.
В Табель форм документов включаются:
формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;
применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;
внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;
формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.
В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.
Альбом форм документов организации
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.
Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:
определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;
установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;
унификации текста документа.
Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:
формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);
анализ документов и обобщение результатов анализа;
разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си-гуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на-нежность разрабатываемой унифицированной формы. ^
Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Ведение Табеля и Альбома форм документов
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспечения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в актуальном состоянии.
В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также; формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно дать соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут сообщаться работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Похожая информация.
Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству
Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации
необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом
унифицированных форм документов, разрешенных к применению в
организации, утвержденную Номенклатуру дел.
Инструкция по документационному обеспечению
Управления
Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,
издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый
руководителем организации) в целях установления правил,
регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,
организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и
В соответствии с Государственной системой документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые
правила работы с документами в организациях с различными формами
собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в
различных отраслях производства, имеют специфические особенности,
требующие специальной регламентации.
Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,
регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом
условий и специфики деятельности.
Основополагающим документом при разработке Инструкции по
документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она
включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.
Структура ГСДОУ имеет следующий вид:
1. Основные положения.
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Состав управленческих документов.
2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
2.3. Оформление управленческих документов.
2.4. Составление текстов управленческих документов.
3. Организация работы с документами.
3.1. Организация документооборота.
3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.
3.1.2.Передача документов внутри организации.
3.1.3.Учет количества документов.
3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).
3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.
3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на
машинных носителях.
3.2.3. Оперативное хранение документов.
3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.
3.2.5.Составление номенклатуры дел.
3.2.6.Формирование дел.
3.3. Контроль исполнения документов.
3.3.1.Сроки исполнения.
3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной
обработки документов.
3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.
3.4.1.Экспертиза ценности документов.
3.4.2.Оформление дел.
3.4.3.Составление описей дел.
4. Механизация и автоматизация работы с документами.
4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с
документами.
4.2.Применение средств механизации.
4.3. Автоматизация работы с документами.
Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда
при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,
при которых конечная цель управления достигается с наименьшими
затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и
обработки первичной информации до принятия управленческого решения и
контроля за его реализацией.
Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу
прохождения и обработки информации, является типовой и циклично
повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы
должны быть формализованы.
Можно предложить следующую последовательность действий при
составлении Инструкции по ДОУ:
1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,
прав и обязанностей работников.
2. Изучить виды документов и состав систем документации.
З. Провести анализ документооборота конкретного объекта.
но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.
Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку
делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании
основных технологических процессов выявляются основные показатели,
характеризующие организацию управления на предприятии. Например:
объем документооборота; время прохождения основных категорий
документации; информативность документации, поступающей по
запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,
затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов
служебной документации.
Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический
процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии
с уровнем организации управления.
Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и
практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и
учреждений показывают возможность и необходимость регламентации
проектных работ, выделения типовых этапов.
Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:
1. Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное
обследование деятельности предприятия.
2. Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки
технического и рабочего проектов.
3. Стадию внедрения.
Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня
организации управленческого и инженерно-технического труда на
предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен
включать:
Общие сведения об аппарате управления (наименование,
местонахождение, территориальная общность или разобщенность,
подчиненность, объекты управления);
Основные функции аппарата управления;
Положение об аппарате управления;
Должностные __________инструкции всех категорий служащих;
Штатное расписание;
Номенклатуры дел всех структурных подразделений;
Состав и объемы входящей, исходящей и внутренней
корреспонденции;
Перечень имеющихся средств оргтехники.
Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает
характеристику существующей технологии выполнения работ, их
документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого
Анализ организационной и функциональной структуры аппарата
управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом
должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между
руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата
управления.
Основным методом сбора данных является изучение нормативно-
методических документов. Эти данные также могут быть получены путем
опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и
самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо
составить организационно-структурную схему и определить, насколько она
соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.
Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где
должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы
основные технологические схемы управленческих процессов:
Состав и порядок обработки основных документов;
Предлагаемый регламент работы;
Схемы организации административно-управленческих связей;
Рациональные формы документов;
Типовые тексты.
Для четкой организации документооборота необходимо получить
сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам
документов, о распределении документов по документопотокам и наличии
стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также
точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого
вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на
дублирование операций, излишние маршруты.
С использованием методов управленческого проектирования
предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:
Типовые;
Примерные;
Индивидуальные.
Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для
подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами
соответствующей отрасли народного хозяйства.
Примерная инструкция по документационному обеспечению
управления составляется для близких по структуре организаций схожих
направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без
учета особенностей конкретной организации.
Организации на основе типовой и примерной инструкции
разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным
условиям деятельности данной организации.
Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст
должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются
слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,
организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет
указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.
Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.
Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются
цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение
текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.
Например:
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации по исполнению документа.
За формирование дел отвечают руководители структурных
подразделений.
Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема
документационных работ и уровня автоматизации документационного
обеспечения управления.
Любая инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.
В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со
спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,
финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно
издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,
положениями.
В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:
1. Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале
входящей корреспонденции.
2. Образец регистрационно-контрольной карточки.
3. Журнал регистрации входящих документов.
4. Образец углового (продольного) бланка письма.
5. Образец углового (продольного) общего бланка.
6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа
и/или должностного лица.
7. Образцы оформления организационных документов.
8. Образцы оформления распорядительных документов.
9. Образцы оформления справочно-информационных документов.
10. Образец согласования проекта распорядительного документа.
11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых
ставится круглая печать, в организации.
12. 0бразец листа-заверителя дела.
13. Образец обложки дела.
14. Образец внутренней описи.
15. Образец формы номенклатуры дел.
16. Образец формы описи дел.
17. Образец акта об уничтожении дел.
18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на
контроль.
Современная практика организации ДОУ предлагает следующую
структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:
2. Подготовка служебных документов
2.1 Общие требования
2.2 Фирменные бланки
2.3 Требования к оформлению реквизитов
3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,
протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.
4. Порядок согласования документов
5. Порядок удостоверения документов
6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
7. Организация документооборота
7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов
7.2 Регистрация и учет документов
7.3 Организация справочной работы
7.4 Организация работы с отправляемыми документами
8. Контроль исполнения документов
9. Работа исполнителей с документами
10. Организация хранения документов
10.1 составление и ведение номенклатуры дел
10.2 порядок хранения документов
10.3 формирование дел
10.4 оформление дел
10.5 оперативное хранение дел
10.6 передача дел на архивное хранение
11. Ксерокопирование и тиражирование документов
12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов
13. Использование факсимильной связи
Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по
делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30
реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.
В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных
лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь
целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы
подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).
документов и фирменных бланков. Если организация относится к
государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или
субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой
прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить
эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.
Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это
высвободит пространство для содержательной и оформляющей части
будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле
целесообразно при подготовке бланков для писем.
Если анализ организационно-правовых документов предприятия
(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель
предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые
должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки
подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,
для письма и для конкретного вида документа).
Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и
включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству
определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая
и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)
Выбор системы регистрации документов (централизованная,
децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей
построения организации, степени оснащенности техническими средствами,
наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система
регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5
– 10 в Инструкции по делопроизводству.
Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов
можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок
экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он
обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом
документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может
быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности
документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.
Последнее весьма проблематично.
Если в организации существует электронный документооборот, нужно
продумать систему оперативного хранения электронных документов,
определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент
электронной документации невелик, регистрацию электронных документов
следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в
журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить
дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального
носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).
дублироваться на бумажный носитель.
Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных
условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и
единый порядок документирования и организации работы с документами.
Положения инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами
вычислительной техники.
Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации
и утверждается либо непосредственно подписью руководителя
организации, либо распорядительным документом - приказом,
распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,
называются ответственные исполнители, перечисляются организационные
мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о
том, что она является приложением к распорядительному документу.
Разработка Табеля форм документов организации
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных
форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и
задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического
статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом
нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и
процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание
которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм предназначен для:
♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их
закрепления в едином нормативном документе,
♦ классификации применяемых в деятельности организации форм
документов по функциям управленческой деятельности (или по
структурным подразделениям),
♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее
отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,
♦ унификации форм документов в организации,
♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения
эффективности использования компьютерных технологий в
управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации табель форм документов
выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде
наименование форм документов, используемых для документирования
собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять
оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных
этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле
указаны все или основные этапы подготовки документов, он является
одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет
осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая
возможность появления непредусмотренных форм документов
Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав
применяемых в организации (на предприятии) документов, состав
управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному
документированию. На этом этапе работы изучаются действующие
законодательные акты и нормативно-методические документы,
регламентирующие процедуры документирования; организационные
документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию
должностных лиц и порядок работы с документами в организации.
Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля.
Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления
текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,
3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный
справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть
построен по функциональному или структурному принципу. В первом
случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами
– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия
структурных подразделений. Внутри разделов документы
систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту
наименований документов.
4.Отбор форм документов для включения в табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на
предприятии обычно изучаются по группам.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:
выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности
организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся
определенной последовательностью их создания, постоянством (или
относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в
структурных подразделениях организации по всем направлениям
деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в
карте документа в которую вносится следующая информация:
♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,
если он имеется,
♦ Код формы,
♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),
♦ Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например,
штатное расписание создается в процессе реализации функции
«организация системы управления» и задачи «регламентация
численного и должностного состава».
♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:
подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,
удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление
печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при
работе над Табелем являются основным рабочим массивом.
структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм
документов для включения в Табель.
На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа
примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной
формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного
локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка
количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном
количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что
есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно
учесть при выборе формы Табеля.
Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями
организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично
классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять
виды форм документов, образующихся в деятельности каждого
подразделения. То есть: указывается __________подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать
формы документов по функциям управления или по направлениям
деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как
классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться
описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деление
строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –
собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена
работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,
если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование
докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем
управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму
(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и
предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим
ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение
Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный табель форм документов организации
должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и
утвержден руководителем организации.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и
«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в
условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля необходимо подготовить проект соответствующего приказа.
В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.
В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.
Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления1 . (?)
В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.
Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.
Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.
Табель - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм документов организации предназначен для:
- оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
- классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
- унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
- унификации форм документов в организации;
- упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов
| Код по ОКУД | Периодичность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согласование | Подписание | Утверждение | Печать | Кому направляется | Примечание | ||
| 12 | |||||||||||
| Наименование формы документа | Код по ОКУД | Кем и когда утверждена форма документа | Локальный код | Периодичность составления | Составитель документа | Сколько экз. готовится | Согласование | Подписание | Утверждение | Печать | Кому направляется | Где хранится | Примечание |
| 14 | |||||||||||||
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)
Таблица 3. Группы документов в организации
Виды документов | Разновидности документов |
| Документы, составляющие правовую базу деятельности организации | Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации |
| Организационно-правовая документация организации | Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка |
| Распорядительные документы организации | Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами) |
| Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов | Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации |
| Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения) | Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д. |
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:
- полное наименование формы документа;
- заголовок к тексту (тема), если он имеется;
- код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
- функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
- сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
КАРТА ДОКУМЕНТА
Документ__ наименование вида документа _
Заголовок к тексту (о чем)___________________________________
Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________
Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___
Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________
Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________
Подразделение-составитель ____________________
Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________
Данные каких нормативных документов необходимы при создании
документа __________________________________________
Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________
1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор
проекта (должность, ФИО) _____________________________________
2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное
лицо (должность, ФИО)_______________________________
3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,
ФИО) _______________________________________________________________
Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________
Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,
должность, ФИО)____________________________
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(должность, ФИО) ______________________________________________
Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________
Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,
должность, ФИО, место регистрации)
Кол-во экз. ____________
Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________
Место хранения всех экземпляров документа_______________________
Рисунок 1. Форма карты документа
Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)
| № п/п | Заголовок к тексту | Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) |
В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая) | Количество доку-ментов в месяц | Кто готовит проект документа (должность, ФИО) | Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) |
Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
|
| №п/п | Наименование вида документа |
Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО) | Сколько экземпляров документа создается |
Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение) | Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?) | Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа? |
Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.
Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.
Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.
Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)
Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.
Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
_________________________________________________________
П Р И К А З
«__» января 2014 г. № __
О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.
2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.
3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.
4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.
Глава администрации района К.Л. Софин
Рис. 2. Проект приказа о внедрении Табеля форм документов- (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов - необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.
- (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.
