Как отправить письмо в пенсионный фонд. Как подать в электронном виде онлайн

С 1 января 2015 года начнет действовать новый порядок расчета пенсий и формирования пенсионных прав граждан. Поэтому Пенсионный фонд уже сейчас стал запрашивать у компаний сведения о работниках, которые будут выходить на пенсию в следующем году. Конечно, компания не обязана заранее представлять такую информацию. Но есть две причины это сделать. Во-первых, чтобы в будущем у работников не возникло проблем с пенсионными начислениями. Во-вторых, чтобы компания сохранила хорошие отношения со специалистами ПФР.

Письмо про будущих пенсионеров

Списки будущих пенсионеров сотрудники фонда запрашивают как с квартальной отчетностью, так и отдельно, направляя в организации письма с такими просьбами. Опрошенные нами сотрудники ПФР на местах сообщили, что такие сведения необходимы им уже сейчас, чтобы распределить время на обработку информации и документов, связанных с расчетом пенсий. Сотрудники фонда не исключают, что с переходом на новые правила расчета пенсий может возникнуть ряд технических проблем, в связи с которыми обработка данных будущих пенсионеров может затянуться.

Поэтому если в компании есть работники, которые пойдут на пенсию в следующем году, об этом лучше сообщить в ПФР уже сейчас. Утвержденной формы для подобного перечня нет, поэтому его можно составить в произвольной форме (см. образец ниже).

Важная деталь Обязательно укажите индивидуальный страховой номер (СНИЛС) работника, чтобы в ПФР могли однозначно идентифицировать будущего пенсионера.

Некоторые фонды принимают такие сведения на бумажном носителе, а некоторые - исключительно в электронном виде. Поэтому еще на стадии подготовки списка уточните в фонде, в каком виде - бумажном или электронном - представить перечень будущих пенсионеров.

К списку нужно приложить сопроводительное письмо (см. образец ниже), чтобы фонду было проще разобраться, какой страхователь и по какой причине подал сведения. К тому же многие ПФР просят составлять такие перечни отдельным файлом, без наименования и реквизитов организации.

Частая ошибка Если будущих пенсионеров в вашей компании много, в письме можно не дублировать их фамилии, а просто сослаться на прилагаемый перечень.

Письмо о том, что в компании пока никто не идет на пенсию

Может случиться, что из ПФР пришел запрос о будущих пенсионерах, а в компании таких нет. Для компании это, конечно же, плюс - не нужно тратить время на подготовку такого списка, особенно если компания крупная и имеет в штате большое количество сотрудников разного возраста. Но игнорировать просьбу работников ПФР все-таки не стоит.

Чтобы избежать лишних вопросов со стороны ПФР, надо письменно уведомить сотрудников фонда о причинах, по которым представить запрашиваемую ими информацию невозможно (см. образец ниже).

Важная деталь О приеме работников предпенсионного возраста лучше сразу уведомить ПФР, не дожидаясь, пока из фонда придет новый запрос.

В письме надо сказать, что в настоящее время сотрудников предпенсионного возраста в организации нет. Но как только они появятся, компания обещает сразу же сообщить об этом в фонд.

Любой гражданин России связан с ПФР тесными отношениями (как плательщик страховых взносов или получатель пенсии), но может наступить время, когда придется обратиться в пенсионный фонд с жалобой, образец которой к тому же не так просто найти в интернете. Как правильно поступить? С чего следует начать? Ниже предлагается поэтапное рассмотрение этих и подобных вопросов.

Кто выступает получателем

Жалобу в пенсионный фонд нужно подать в территориальное отделение по месту регистрации. Обращение пишется на руководителя этой структуры. Правильное наименование органа можно найти на сайте фонда. Если обжалуются действия самого руководителя отделения или полученный ответ не удовлетворил, можно решить вопрос через вышестоящую организацию.

1. Проблема может быть устранена на уровне фонда.
2. Если этого не произойдет, мотивированный отказ обрисует возможную судебную перспективу. Есть вероятность, что уверенность заявителя в нарушении его права ошибочна, а решение, принятое должностным лицом, соответствует закону.

Способы подачи

Закон и правоприменительная практика предлагают гражданину различные способы подачи документов на рассмотрение пенсионного фонда РФ.

Письменная форма

Описывать следует только факты, перегруженный лишними подробностями текст отвлекает от его сути. Необходимо придерживаться делового стиля изложения, лишенного эмоций. Документ составляется в двух экземплярах, у подателя остается вариант с отметкой о вручении.

Если жалоба пишется от руки, почерк должен быть разборчивым, нечитаемые части текста могут привести к тому, заявление останется без рассмотрения.

Указав должностное лицо и наименование органа, в заявлении прописывается адрес проживания подателя, ФИО, номер СНИЛС, электронная почта и телефон (если таковые имеются). При личном обращении необходимо взять с собой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Если жалоба передается другим лицом, у последнего должна быть доверенность, подтверждающая его полномочия. При использовании услуг почты обязательно отправлять корреспонденцию с уведомлением и описью.

Электронная форма

Для передачи обращения можно использовать официальный сайт организации, многофункциональный центр, портал государственных услуг или систему досудебного обжалования (ФГИС ДО).

Заявления, отправленные в электронном виде, рассматриваются за тот же период и в таком же порядке, как и на бумажном носителе.

В заголовке следует написать «жалоба», а не «заявление». Для ответа на простое обращение у регулирующих органов есть 30 дней, время на отработку жалобы по предоставлению услуги составит всего 15 (со дня, следующего за датой регистрации). В некоторых случаях период рассмотрения сокращается до 5 дней.

Не стоит упускать из виду, что срок подачи ограничен тремя месяцами с момента, как стало известно о нарушении, иначе придется его восстанавливать, а это проблематично.

Основания для обращения

• несоблюдение сроков оказания услуги или регистрации запроса;
• требование представить документы, не прописанные в обязательном перечне;
• уклонение от исполнения (в случае если на такой отказ нет ссылки в законе).
• выставление счета на оплату за оказание госуслуги, когда он необоснован нормативной базой;
• отказ органа/должностного лица устранить опечатки или ошибки в выданных бумагах и нарушение сроков их исполнения;
• отказ принять документы, необходимые для осуществления госуслуги.

Можно добавить к этому списку, обозначенному самой организацией, жалобу на неподобающее поведение сотрудника.

Приводимые доводы

В обращении следует подробно изложить, какие права заявителя нарушены регулирующим органом. При возможности сделать ссылку на нормативные документы, указывающие на незаконность его действий. Упоминание конкретных законодательных актов продемонстрирует осведомленность заявителя в юридических вопросах и не позволит должностному лицу трактовать нормы по своему усмотрению. Ели имеются подтверждающие документы, необходимо снять копии и приложить к обращению. В перечне указать количество экземпляров и листов в каждом из них.

В резолютивной части нужно развернуто изложить, какие действия податель жалобы требует произвести для устранения нарушения его права. Это может быть, например, перерасчёт пенсии или выдача сертификата на материнский капитал.

Написанный текст должно заканчиваться текущей датой, подписью и ее полной расшифровкой, так как анонимные обращения не рассматриваются.

Таким образом, подача жалобы – это процесс, позволяющий восстановить нарушенные права граждан. Большой шанс, что пенсионный фонд предпочтет решить проблему и избежать судебного разбирательства.

Конфликты между пенсионерами и работниками ПФР – это далеко не редкость, поэтому необходимо знать, куда жаловаться на Пенсионный фонд. Работа сотрудников ПФР четко регламентируется пенсионным законодательством, однако, часто пожилые люди сталкиваются с откровенным нарушением своих прав. Справедливости ради, стоит сказать, что иногда жалобы могут быть необоснованными, однако, в любом случае вышестоящий орган поможет эффективно решить проблему. О том, как написать и кому предъявить заявление о нарушении пенсионного законодательства, пойдет речь в этой статье.

Разумеется, что каждая проблема должна рассматриваться индивидуально, однако, можно определить некие типичные проблемы написания жалобы на ПФР:

• ошибки при расчёте пенсии;
• намеренное занижение пенсии (иногда бывают ситуации, когда ПФР занижает пенсионные выплаты с целью сокращения дефицита);
• отказ в повторном расчёте пенсии (сотрудники ПФР должны пересчитывать пенсии на регулярной основе);
• отказ в выплате пенсии или постоянные задержки (то же самое касается разного рода надбавок);
• невежливое поведение сотрудников.

Составление жалобы в ПФР

Унифицированной формы жалобы нет, поэтому человек может составлять её на свое усмотрение. Но в то же время не стоит забывать об общих положениях, которые должна включать деловая документация. Важно помнить, что предусмотрена определенная структура заявление. Также в тексте документа не должно быть никаких экспрессивных выражений, то есть, ограничиваться нужно исключительно деловой лексикой. Что касается конкретного содержания жалобы, то оно, конечно же, зависит от причины обращения, но в любом случае она должна включать следующую информацию:

• наименование вышестоящего органа, в который подается жалоба;
• личные данные заявителя, включая адрес регистрации и телефонный номер;
• причина обжалования действий Пенсионного фонда;
• ожидание заявителя после рассмотрения жалобы;
• перечень дополнительной документации;
• время и подпись.

Чтобы иметь возможность подать жалобу на Пенсионный фонд, также необходимо предъявить следующие документы:

• сама жалоба в Пенсионный фонд, которая была составлена заявителем;
• удостоверяющий документ;
• СНИСЛ.

Выше представлены только обязательные документы. Конкретный список может изменяться, в зависимости от конкретного органа, который будет рассматривать заявление.

Важно! Также в заявлении рекомендуется подробно расписать о размере начисляемых пенсионных выплат, надбавках, пенсионном коэффициенте, регулярности перерасчета и других важных аспектах. Дополнительно можно указать ссылки из пенсионного законодательства.

Порядок подачи заявления

Обращение к местному руководству

Если причиной обжалования работы Пенсионного фонда является нарушение пенсионного законодательства сотрудником конкретного филиала ПФР, то для начала нужно пожаловаться начальнику клиентской службы отделения. Однако проблема заключается в том, что не всегда администрация изъявляет желание реагировать на обращение рядового пенсионера. Если руководство не желает решать конфликт, то нужно обратиться в отделение ПФР с письменным заявлением. По возможности, можно сразу же обращаться напрямую к руководителю филиала, минуя клиентскую службу. Для этого необходимо предварительно узнать часы приема пенсионеров и записаться на прием.

Вышестоящее отделение ПФР

Если с руководством местного филиала консенсуса достичь не удалось, то тогда человек может обращаться в вышестоящее отделение Пенсионного фонда. Жалоба в данном случае предъявляется в главное отделение Пенсионного фонда определенного субъекта Российской Федерации.

Обращаться в главное отделение ПФР в Москве рекомендуется в тех случаях, когда сотрудник подразделения нарушал правила рабочей этики или отказался предоставлять запрашиваемую информацию. Что касается финансовых проблем, которые были описаны выше, то рекомендуется добиваться справедливости уже в прокуратуре или суде. Дело в том, что в ПФР субъекта РФ отсутствуют полномочия выплачивать денежную компенсацию пенсионеру без постановления суда.

Прокуратура

Если и в главном отделении ПФР не удалось добиться защиты своих прав, то необходимо написать жалобу в прокуратуру. Здесь обычно есть работник, который специализируется на трудовом законодательстве и постоянно работает с такими конфликтами. Заявление можно составить в письменной форме и отправить по почте. Также можно прийти на личный прием к прокурору. На данном этапе необходимо собрать все документы, подтверждающие начисление пенсии, а также объяснить, в чем, собственно, заключается проблема, и были ли попытки её устранения. Кроме того, рекомендуется добавить расписки или квитанции, которые подтвердили бы тот факт, что пенсия начислялась по неправильному коэффициенту.

После проверки достоверности всей предоставленной информации через определенный период вы сможете получить письменный ответ от прокурора. Максимальный срок рассмотрения заявления составляет один месяц. Прокуратура не имеет законных оснований обязать Пенсионный фонд выплатить вам пенсию или провести её перерасчет, поэтому в случае обнаружения правонарушений она может начать судебное разбирательство от вашего имени.

Заявление в суд

У пенсионера, интересующегося, куда жаловаться на местный Пенсионный фонд, также есть право обращаться напрямую в суд. Однако стоит понимать, что если в предыдущем случае неправомерность действий Пенсионного фонда должна была доказывать прокуратура, то здесь защищать права придется самостоятельно. Чтобы добиться справедливости в судебном порядке, необходимо детально изучить порядок расчёта и начисления пенсионных выплат. Таким образом, подобное обращение является целесообразным только в том случае, когда работа прокуратуры не принесла никаких результатов, и вы уверены в своей правоте.

Периодически происходят ситуации, когда ПФ России неправомерно начисляет пеню юридическим лицам и частным предпринимателям. Подобные случаи вы можете оспаривать в арбитражном суде по месту нахождения вашей организации, направив в соответствующую инстанцию иск, составленный по указанному выше образцу.

Бывают ситуации, когда от неправомерных действий Пенсионного фонда могут пострадать юридические лица. Речь в большинстве случаев идет о начислении штрафа индивидуальным предпринимателям. Такие проблемы рассматриваются в местном арбитражном суде на основании иска, который был написан от имени компании в соответствии с установленным примером.

Подача жалобы в электронном виде

Пенсионный фонд РФ не требует составлять сопроводительное письмо при подаче плановой отчетности , однако, есть ситуации, в которых его наличие обязательно:

• отсутствие деятельности предприятия;
• ошибки в отчетности и необходимость корректировки.

Что понимается под отсутствием деятельности?

Под отсутствием финансово-хозяйственной деятельности при подаче отчетности в ПФР понимается ситуация, когда организация не выплачивала в течение отчетного периода заработную плату работникам, а значит, обязанности по уплате взносов в фонд не возникает.

Письмо прилагается к выписке из банка о том, что никаких начислений заработной платы со счета не производилось.

Как правильно написать об ошибках?

Застраховаться от ошибок в отчетах не может ни один бухгалтер. Часто при произведении расчетов обнаруживаются ошибки в отчетности за прошедший период, в таком случае необходимо составить уточняющую или корректирующую документацию и подать в ПФР. К уточняющим расчетам в обязательном порядке прилагается сопроводительное письмо, в нем указываются:

1. расчет, в котором содержится ошибка;
2. список приложений;
3. список первичной документации, которая прилагается;
4. причины ошибки, и в результате чего она была обнаружена.
5. если производилась доплата по взносам, необходимо указать платежные документы.

Что будет за несоблюдение сроков?

Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ . В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.

Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.

• если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
• если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
• если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.

Как составить и нужно ли подписывать гл. бухгалтером?

Отправка в пенсионный фонд

Отправить в пенсионный фонд пакет документов лучше через почту, ценным письмо с описью и уведомлением о получении.

Это поможет обезопаситься от потери документов, кроме того, уведомление о получении будет надежным подспорьем при необходимости доказать факт отправки уточнений.

Заключение

Ведение документооборота требует соблюдения определенных правил, в частности составления сопроводительной документации. Однако, подобные меры упрощают не только организацию корреспонденции, но и оперативность ее обработки. При необходимости корректировки ошибок в страховых отчетах, письмо содержит и суть ошибки, и ее причину, а также включает список приложений.