Стандарты полей в документе. Красная строка в word

⁰

Документ по ГОСТу , основные требования, предъявляемые к текстовым деловым и научным бумагам вы можете, ознакомившись с ГОСТ 2.105-95. Это межгосударственный стандарт, в котором очень подробно и основательно изложено все, что касается тестовых документов. В нем даны общие положения и определение этого понятия и требования к различным видам таких документов. Требования к оформлению документов также изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Сам текст, согласно действующим ГОСТам, печатайте на одной стороне листа писчей бумаги формата А4. Верхнее и нижнее поле должно быть равно 2 см, размер левого установлен 3 см, 1,5 см. Текст печатайте с полуторным интервалом между строк, красная строка печатается с интервалом 1,25 см. Используйте шрифт Times New Roman Cyr размером 14 пт.

Нумеруйте страницы арабскими цифрами, размещая их в нижнем колонтитуле, посередине страницы. Нумерация должна быть сквозной по всему документу. Используйте шрифт 10 пт. Титульный лист учитывайте при нумерации, но номер на нем не ставьте. Рисунки и иллюстрации, выполненные на отдельных листах, также учитывайте в общей нумерации и ставьте на них номер страницы.

Рисунки и иллюстрации должны быть пронумерованы. Их располагайте в тексте сразу после того, как они были упомянуты первый раз. Нумерация проставляется арабскими цифрами под рисунком, после слова «Рис.» или «Рисунок», посередине, она должна быть сквозной по всему документу.

Таблицы нумеруйте также арабскими цифрами сквозным образом в пределах всего документа. Под каждой таблицей пишите ее наименование после слов «Табл.» или «Таблица». Каждая обязательно должна быть расположена под ссылкой на нее в тексте. Заголовки граф и столбцов таблицы начинайте с прописных букв. Заменять кавычками повторяющиеся значения в таблице нельзя.

Все заголовки располагайте посреди строки, точка после названия не ставится. Отделяйте их от основного текста тройными интервалами сверху и снизу. Слова в заголовках переносить нельзя. В ГОСТе рекомендовано каждый новый раздел или главу начинать с новой страницы.

Источники:

ГОСТ 2.105-95 Общие требования к текстовым документам
какие должны быть поля в документах

Диплом - это самая важная самостоятельная работа студента, по которой определяется, получил ли он соответствующие навыки во время обучения. Но не нужно забывать о том, что в дипломе важно не только содержание, но и форма. Существуют четкие государственные стандарты по оформлению этой работы, которых необходимо придерживаться. Итак, как же оформить диплом по ГОСТу?

Вам понадобится

- текст диплома в электронном виде.

Инструкция

Напечатайте или отформатируйте текст работы в соответствии с требованиями. Диплом должен быть напечатан двенадцатым или четырнадцатым шрифтом под названием Times New Roman. Интервал между строчками должен быть полуторным. Размеры полей должны быть 20 мм для нижнего, верхнего и левого отступа и 10 мм для правого. Если ваш текст не соответствует этим требованиям, выделите готовый текст мышкой, затем измените настройки. В текстовом редакторе Word сначала в левом верхнем углу панели инструментов задайте подходящий тип и размер шрифта, затем в меню «Формат» выберите «Абзац». В этой категории во вкладке «Интервалы» укажите необходимый вам полуторный интервал.

Поля документа изменяются в разделе «Параметры страницы», находящемся в меню «Файл».

Пронумеруйте все страницы, кроме титульного листа. Номер должен быть указан внизу страницы в центре.

Составьте список литературы в соответствии с требованиями. Он может быть организован как в алфавитном, так и в смысловом порядке. Названия и монографий должны быть даны в соответствие с правилами. Например, для целой монографии вы должны указать сначала фамилию, потом инициалы автора, название книги с большой буквы без кавычек, затем место издания, издательство, если оно указано, год издания, количество страниц (указывается по последней пронумерованной). Пример подобной записи - Иванов А. А. История Средних веков. М., «Просвещение», 1999, 345 с.

1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК

При применении ПК устанавливаются следующие поля: верхнее – 2 см; нижнее – 3.5 см; правое – 1,5 см; левое – 3 см (для установки полей используйте команду: Файл/Параметры страницы).

Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.

Вид шрифта: Times New Roman.

Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.

Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.

Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14). Расстояние между заголовками раздела и подраздела – один интервал (размер шрифта 14).

При наборе текста учитывайте правила ввода текста:

1 После знаков препинания пробел обязателен, до знаков препинания пробел не ставится (дисциплины: история, математика, физика).

2 После скобок и кавычек пробел не ставится, например «Война и мир» (великое произведение Л.Н.Толстого).

3 До и после тире пробел обязателен (Земля – наш дом). До и после дефиса пробел не ставится (во-первых, где-либо).

4 После заголовков точки не ставятся.

2 Разделы и подразделы

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Подготовка к испытанию

Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа

3 Таблицы

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Название таблицы следует помещать слева над таблицей без абзацного отступа. Например:

Таблица 1 – Температура плавления материалов

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4 Иллюстрации (рисунки)

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок 1".

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру листа следующим образом: Рисунок 1 - Детали прибора.

5 Формулы

Формулы записываются по центру листа.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.

Пример - Плотность каждого образца , кг/м, вычисляют по формуле

, (1)

где m - масса образца, кг;

- объем образца, м.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "".

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

6 Приложения

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, то оно обозначается "Приложение А".

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, каким шрифтом должны печататься кадровые документы?

Ответ

Как правило, принято в Организациях, большинство документов оформляются шрифтом «Times New Roman», размер шрифта составляет 12-14. Такие же требования предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению»

При этом, если Вы применяете документы первичной учетной документации, унифицированной формы, логичнее всего при заполнении придерживаться того же формата шрифта и размера шрифта.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

коллективный договор;

положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).

Подготовка документов

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок - входящая информационно-справочная документация:

указания вышестоящих организаций;

отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй - исходящая информационно-справочная документация:

ответы на входящие запросы;

инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий - внутренняя информационно-справочная документация:

внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

сортировка;

рассмотрение руководством;

направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Обработка исходящих документов

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

проверить наличие необходимого числа копий;

уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах и ГСДОУ, утвержденной .

2. Ситуация: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале (например, в журнале регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности и т. п.) ( ГОСТ 51141-98, утвержденного , ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.

В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.

Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Правовая база:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003

6. Изготовление документов

6.1. Расположение текста

Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.

Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.

На пишущей машинке документы изготавливаются:

При отсутствии средств вычислительной техники в организации;

Наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал - 1,5)

Начальник юридического отдела

(межстрочный интервал - 1)

(межстрочный интервал - 2)

А.С.Круглов

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор

ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

Форматирование текста документа

Оформление текста в документе может включать в себя выделение текста посредством изменение размера, гарнитуры и начертания шрифта, выравнивание на странице, оформление списка, использование возможности заливки и др. Все эти параметры оформления текста принято называть форматированием.

Задание параметров шрифта

Вкладка «Главная» группа «Шрифт». Для абзацного форматирование предназначена группа блоков панели «Абзац» во вкладке «Главная». Для вставки необходимого символа, которых нет на клавиатуре, используют вкладку вставки «Символ», для вставки формулы используют «Вставка» символ формула. Для выполнения заглавных букв используем команду буквица в панели вкладки «Вставка». Для создания списка маркированных, нумерованных и многоуровневых, используем группу инструментов «Абзац» во вкладке «Главная».

Для абзацного форматирования предназначены группа кнопок панели абзац вкладки Главная и диалоговое окно абзац вызываемое в панели группы абзаца. Команды данной группы позволяют устанавливать отступы и интервалы, а также задавать положение текста на странице.

Для абзаца может быть задана: заливка цвета и оформление границами. Для выделения первой буквы абзаца в виде буквицы используют последовательно: главная, текст, буквица.

Работа со списками

Списки – это фрагменты текста, пункты которого отмечены специальными знаками. Списки могут быть: маркированными, нумерованными и многоуровневыми. Список можно создавать изначально, а можно и уже существующего текста.

Многоколончатый текст

Кнопка колонки, панели параметры страницы вкладки разметка страницы служит для разбивки текста на несколько колонок (подобно газетной верстке). Пользователю предлагается 5 вариантов расположения выделенного текста в колонке. Также доступно выставлять ширину колонок самостоятельно, устанавливать число колонок и разделитель.

Работа со стилями

Стили представляют собой наборы атрибутов форматирования. При создании стиля указывается значение отдельных параметров форматирования, в которые должны быть подключены в создаваемый стиль для последующего применения всех этих параметров совместно посредством выбора имени этого стиля. Стили определяют форматирование символов, текстовых фрагментов, абзацев, строк таблиц или уровней структурой документа.

Основные типы стилей

Стиль символа «знак» содержит параметры форматирования символов включает: шрифт, размер, начертание, положение и интервал. У абзаца содержатся параметры форматирование абзаца параметры такие как: межстрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиция табуляции. В каждом шаблоне документа имеется: библиотека стилей.

Применение имеющихся стилей:

(Законспектировать)

Темы документа

Тема представляет с собой коллекцию разных типов стилей, которые сочетаются между собой. Тема документа содержит 3 основные компоненты: набор цветов, набор шрифтов и набор линий и заливок. Тему можно удалять и редактировать с помощью кнопки группы темы вкладки разметка страницы. Редактирование подлежать цвета, шрифты, эффекты. Чтобы сохранить новую тему в виде отдельного файла нужно нажать кнопку темы и выбрать пункт сохранить текущую тему. Тема добавится в галерею, в которой появится область «пользовательские».

Оформление документа в Word 2007

Одним из способов упрощения процедуры оформления документа является применение шаблона.

Параметры страницы

К ним относится поля, ориентация и размер.

Существуют стандартные значения полей и настраиваемые поля. Стандартные параметры: 20 мм – верхнее и нижнее, 30 мм – левое, 15 мм – правое.

Ориентация листа устанавливает альбомную или книжную. В меню размер устанавливаем размер бумаги (с учётом возможностей принтера)

Фон и границы

В Word 2007 появилась возможность добавлять подложку (водяной знак). В качестве подложки можно использовать текст или рисунок. Для этого нужно нажать кнопку вкладки разметка страницы, фон страницы, подложка и выбрать необходимый вариант. Если ни одна из предложенных подложек не подошла, можно создать свою, для этого предназначен пункт – настраиваемая подложка. Для создания текстовой подложки надо установить переключатель, положение текст, ввести нужный текст настроить необходимые параметры (язык, шрифт, цвет и расположение надписи - прозрачным). Для создания графической подложки надо установить переключатель в положение рисунок, кнопка выбрать, а затем указать место расположения нужного файла изображения. При желании можно отредактировать представленные в галереи стандартные подложки, для этого надо щелкнуть на выбранном варианте ПКМ и выбрать команду «Изменить свойства». Удалить подложку из галереи можно с помощью пункта «Удалить подложку». Кнопка две страницы во вкладке «Разметка страницы» фон страницы, позволяет выбрать любой текст, а также способ заливки фона. Кнопка границы страниц устанавливает видимыми печатные границы страницы и помогает задать необходимый вид оформления в странице границами.

Разрывы страницы и раздел

Данная функция используется, когда предыдущая страница не заполнена и требуется переход на новую страницу. Опция разрывы размещена на панели параметры страницы «Вставка», «Разрыв страницы». Второй вариант «Разметка страницы», «Разрывы» и из появившегося диалогового окна выбираем вариант. Разрывы разделов используются в том случае, если в одном документе применяется несколько видов ориентации страниц. Наличие разрывов отображается при включенной кнопки непечатаемые символы. Для удаления разрыва необходимо поставить курсор на строку разрыва и нажать клавишу Delete либо Backspace.

Колонтитулы

Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхних и нижних полях страниц документа. В колонтитулах, как привило, размещается такая информация как название документа, тема, имя автора, номер страницы или дата. Для четных или нечетных страниц можно задавать разные колонтитулы, кроме того, особый колонтитул для первой страницы, а также можно изменять положения колонтитулов от страницы к странице. Колонтитулы можно настраивать отдельно для разных разделов. Для работы с колонтитулами предназначена панель «Колонтитулы» вкладки «Вставка». После вставки колонтитул доступен для редактирования при этом появляется контекстная вкладка «Конструктор» (работа с колонтитулами). Колонтитулы можно редактировать как обычный текст, применять различные стили для его оформления. Отредактированный колонтитул можно отправить в галерею колонтитулов при помощи опции сохранить выделенный раздел в коллекцию верхних или нижних колонтитулов. Для удаления колонтитулов, предназначен пункт удалить верхний или нижний колонтитул.

Нумерация страниц

Для нумерации страниц служит кнопка номер страниц вкладка вставка панели колонтитулы. Позволяет выбрать один из вариантов либо задать пользовательский формат. Чтобы убрать номер в первой страницы документа нужно войти в область колонтитулов и выбрать во вкладке конструктор параметры особый колонтитул для первой страницы.

Сноски предназначены для добавления к тексту комментарий, объяснение, указания источника информации. Сноски бывают: обычные (в конце каждой страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками предназначена панель сноски вкладки ссылки. Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку вставить сноску в тексте в том месте, где находился курсор, появится значок сноски, а внизу страницы горизонтальная линия и номер сноски. Для вставки концевой сноски предназначена кнопка вставить концевую сноску. Для более тонных настроек сносок, служит диалоговое окно, вызываемое в панели сноска. Сноски нумеруются автоматически в соответствии выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются. Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки следующая сноска. Для удаления сноски необходимо ее выделить а затем нажать клавишу Delete.

Использование перекрестных ссылок полезно при указании ссылок на табулице, заголовки, разделы к которых нужно обратиться для более подробной информации. Они служат для быстрого перехода к нужному элементу. Можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы:

Заголовки, сноски, закладки, названия, нумерование абзацев, таблицы, рисунки, формулы.

1) Ввести текст с которого будет начинаться перекрестная ссылка

3) В открывшемся диалоговом окне в выпадающем списке лист ссылки выбрать тип элемента на который будем ссылаться.

Для того чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу флажок вставить как гиперссылку должен быть установлен. Флажок «добавить слово выше» или ниже позволяет вставить перед ссылкой данные слова. Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей, переключаться между режимами отображения ввода полей и значения полей можно при помощи сочетания клавиш Alt + F9. Изменить текст самой ссылки можно прямо в документе.

1) Word находит заголовки с заданными видами.

2) Заголовки сортируются по уровням.

3) Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.

Чтобы создать оглавление:

1) Установить курсор в месте вставки оглавления. Нажать кнопку оглавление панели оглавление вкладки ссылки

2) В открывшемся окне выбрать нужный формат.

При необходимости дополнительных настроек оглавления нажать кнопку оглавления окна и настроить количество уровней, наличия заполнителя, отображение и положение номеров страниц.

По умолчанию в оглавлениях включаются текст отформатированный стилями. Заголовок 1 и заголовок 2. Для того чтобы включить в оглавление заголовки других стилей нужно нажать кнопку параметры и выполнить соответствующую настройку стилей уровня оглавлений. Чтобы отредактировать уже созданное оглавление, необходимо щелкнуть, внести изменения, после чего нажать кнопку «Обновить таблицу».

Предметный указатель

Предметный указатель – это список терминов, встречающихся в документе с указанием страниц, где они расположены. Предметный указатель можно создать для отдельных слов, фраз, символов, разделов, ссылок. Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель «предметный указатель» вкладки «ссылки». Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой либо фрагмент текста, его необходимо выделить затем нажать кнопке пометить элемент. При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле. Для окончательной сборки предметного указателя необходимо нажать кнопку предметный указатель и в появившемся окне указатель при необходимости произвести окончательную настройку.

Список литературы

Библиография – это список литературы или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, помещается в конце текста при вставке цитат надо указывать источник, откуда они взяты, поэтому понятие библиография и цитата тесны взаимосвязаны. Для работы с библиографиями и цитатами служат панель «Ссылки и списки литературы вкладки «Ссылки». Для добавления нового источника необходимо нажать кнопку «вставить ссылку» и выбрать команду «Добавить новый источник». В окне создания источников необходимо заполнить необходимые атрибуты (тип источника, автор, название, год, издательство), после добавления источника ссылка на него будет помещена там, где был установлен курсор. После завершения работы с документом список литературы, можно создать, автоматически используем кнопку «Список литературы» на панели «Ссылки и список литературы», перед этим можно просмотреть и откорректировать список, нажав кнопку «Управление источниками данной панели».

Титульный лист

Титульный лист – это первая страница, на которой указывают наименования учреждения образования, названия работы, автора – исполнителя, руководителя, место и год. Для создания титульного листа существует специальные заготовки (вкладка «Вставка» выбрать «Титульная страница» из группы «Страницы»). В появившемся окне выбрать нужный шаблон, затем ввести в поля нужный текст, а не нужные элементы удалить, щелкнув по ним и нажав два раза клавишу Delete. Чтобы удалить титульную страницу необходимо выполнить команду «Удалить текущую титульную страницу» в меню кнопки «Титульная страница».

Похожая информация.

Реферат – такая же научная работа, как и курсовая или дипломная. Поэтому студенту необходимо соблюдать правила оформления.

На что ориентироваться?

На рекомендации преподавателя;
На методички;
На ГОСТы.

В первую очередь уточните, есть ли у преподавателя какие-то свои требования к оформлению рефератов. Если их нет, загляните на кафедру и возьмите методичку по интересующей вас дисциплине. Если нет и методички, стоит перейти к государственным стандартам. Не умничайте: если преподаватель выставляет свои требования, ориентируйтесь именно на них. Правила оформления реферата по ГОСТу следует учитывать только в крайнем случае, когда иных источников информации нет.

Что это за ГОСТы?

В первую очередь это ГОСТ 7.32-2001 («Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» / ). Так как реферат относится к научным работам, этот ГОСТ следует изучить и взять за основу. Обратите внимание на пункт 5.3, посвященный рефератам.

Также почитайте ГОСТы, касающиеся оформления библиографических списков. Их – списки, ГОСТы и правила оформления – мы рассмотрим в другой статье.

Формат реферата

Оформление реферата по ГОСТу, актуальному на 2016 год, подразумевает:

Печатную форму. Документ должен быть создан на компьютере, в идеале – в программе Microsoft Word.
Распечатку на одной стороне листа. Формат стандартный – А4. Вторую сторону каждого листа оставляем чистой, бумагу не экономим.
Поля страницы: левое – 30 мм, другие – по 20 мм.
Выравнивание текста – по ширине. Красная строка оформляется на одном уровне на всех страницах реферата. Отступ красной строки равен 1,25 см.
Шрифт основного текста – Times New Roman. Размер – 14 п. Цвет – черный. Интервал между строками – полуторный.
Оформление заголовков. Названия глав прописываются полужирным (размер – 16 п.), подзаголовки также выделяют жирным (размер – 14 п.). Если заголовок расположен по центру страницы, точка в конце не ставится. Подчеркивать заголовок не нужно ! Названия разделов и подразделов прописывают заглавными буквами (ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ).
Интервалы после названий и подзаголовков. Между названием главы и основным текстом необходим интервал в 2,5 пункта. Интервал между подзаголовком и текстом – 2 п. Между названиями разделов и подразделов оставляют двойной интервал.
Нумерацию страниц. Отсчет ведется с титульного листа, но сам лист не нумеруют. Используются арабские цифры.
Правила оформления примечаний. Примечания располагают на той же странице, где сделана сноска.
Оформление цитат . Они заключаются в скобки. Авторская пунктуация и грамматика сохраняется.
Нумерацию глав, параграфов. Главы нумеруются римскими цифрами (Глава I, Глава II), параграфы – арабскими (1.1, 1.2).

Заголовки, названия разделов, подзаголовки лучше оформлять с помощью инструмента «Стили и форматирование» (Меню – Формат). В этом случае вы сможете оформить оглавление автоматически.

Дополнительные требования к оформлению реферата по ГОСТу (на 2018 г.)

Обратите внимание на титульный лист . В верхней его части указывают название организации (вуза), для которого был создан реферат. Ниже указывают тип и тему работы. Используют большой кегль. Под темой, справа, размещают информацию об авторе и научном руководителе. В нижней части по центру – название города и год написания.

Существуют отдельные требования к оформлению библиографических списков, таблиц, ссылок. С ними вы сможете ознакомиться в отдельных статьях.

Потратьте час на изучение стандартов. Это пригодится и в дальнейшем. Но есть вариант для ленивых студентов – оценить оформление реферата по ГОСТу (актуальному на 2018 год) по образцу. А если и это для вас сложно, и вы вообще ничего не хотите писать, воспользуйтесь помощью студлансера.