Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2019 год.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

• документы по его компетенции;
• сроки;
• отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

• соблюдение графика;
• оперативное и правильное создание документов;
• передачу документов вовремя в бухгалтерию;
• их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

• оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
• минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

1. создание;
2. проверка;
3. обработка, занесение в базу;
4. передача в архив.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так.

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь - образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии - своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации. Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок. Для этого нужен график - специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии - это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

• определяет порядок создания и движения первичной документации;
• позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
• определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками. Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

• документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
• документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
• документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел. Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

• оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
• сдача документа в бухгалтерию;
• обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
• направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец - ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.

Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.

Что нужно знать

Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.

Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

• базовые понятия;
• какова его роль;
• правовая база.

Базовые понятия

В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.

Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

• документооборот;
• входящие документы;
• исходящие документы;
• первичная обработка;
• предварительное рассмотрение;
• исполнение;
• таксировка;
• котировка.

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.

Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.

Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.

Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.

«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

Важно помнить о некоторых существенных моментах:

Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».

Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.

Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.

За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.

no images were found

Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».

«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.

Какова его роль

Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.

Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:

• выдавать , иные ;
• заключать сделки.

Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС , трудовой инспекцией, негосударственными фондами.

Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

Правовая база

Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:

Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

• основные положения, используемая терминология;
• хранение и учет документации;
• процедура комплектования;
• как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
• какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.

Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2019 году

На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется – документооборота.

Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

• начальный этап составления;
• что в результате;
• заполненный пример.

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

Начальный этап составления

В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

• главный бухгалтер;
• руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

В графике всегда должна присутствовать следующая информация:

• взаимосвязь;
• сроки выполнения определенных работ.

Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.

Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:

• типовые;
• индивидуальные;
• унифицированные (на конкретном предприятии).

При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.

Что в результате?

При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:

• подразделений предприятия;
• участвующих в формировании лиц.

Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.

Заполненный пример

В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.

Нюансы при составлении

При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.

Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения.

Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:

• в бюджетном учреждении;
• при УСН.

В бюджетном учреждении

При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:

• направлением движения документов;
• сроки формирования, сдача в архив.

Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу , а также уплате штрафа или же иным неприятностям.

При УСН

С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по , необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим.

О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов - первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот аПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК)п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк уПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@ .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота - это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет ест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет - каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци ип. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени еп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

• проблемные должники - старший менеджер по продажам;
• решения собрания участников организации - старший юрисконсульт;
• определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
• данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) - руководитель отдела кадров;
• определение срока полезного использования основного средства - ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк ип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика - таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа				Срок хранения	Место хранения
				Кто	Кому	В какой срок
Платежное поручение	1	Старший бухгалтер		Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер
Приходный ордер М-4	1	Кладовщик	Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика	Кладовщик	Бухгалтер по участку МПЗ	10-го, 20-го и 30-го числа месяца	Бухгалтер по участку МПЗ	5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей
Приходный кассовый ордер КО-1	1	Кассир	Главный бухгалтер, кассир	Кассир	Старший бухгалтер	Ежедневно в конце рабочего дня	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Путевой лист грузового автомобиля	1	Менеджер по логистике	Менеджер по логистике, механик	Водитель	Бухгалтер по участку МПЗ	Ежедневно	Бухгалтер по участку МПЗ

Другой вариант - расположить документы с привязкой:

• <или> к хозяйственной операции;
• <или> к должностям и профессиям;
• <или> к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации - в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Наименование операции	Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа			Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
			Кто отвечает за создание и оформление	Кто утверждает (визирует, подписывает)	Кто	Кому	В какой срок
Оплата счетов, выставленных поставщиками	Счет на оплату	1	Менеджер отдела закупок	Руководитель отдела закупок	Менеджер отдела закупок	Главный бухгалтер	В день наложения визы руководителем отдела закупок	-	5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты	До окончания календарного года - каб. 301, далее - каб. 308
	Перечень планируемых платежей	1	Главный бухгалтер	Руководитель	Главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Ежедневно, не позднее 12.00	Старший бухгалтер	1 год с даты составления
	Платежное поручение	1	Старший бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

• <или> оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

• <или> сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные - Фильтр - Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

• <или> внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика

2. Должностные обязанности:

Принимает материальные ценности;

- проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

- составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

Ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

Участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

Находиться на рабочем месте в специальной одежде;

Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

- соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

• <или> закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

“ Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяц а” .

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Документооборот предприятия - его центральная нервная система. Законодательная регламентация предпринимательской деятельности постоянно увеличивается и совершенствуется. Важна не только правильная организация движения письменной формы документов, стала актуальной проблема электронного обеспечения функционирования предприятия. По многим направлениям документооборота именно электронный обмен информацией стал обязательным.

Первичные документы не всегда изначально оформляются в письменной форме, но каким бы документ ни был, он обладает определенными свойствами, временем существования и конкретным движением по подразделениям и сотрудникам. Размер предприятия, его юридическая форма, сфера компетенции и область функционирования не имеют значения, но график документооборота для учетной политики на предприятии лучше разработать еще до начала его создания.

Учетная политика - обязательная составляющая документооборота

Положения об учетной политике действуют еще со времен СССР, с 1983 года! Бухгалтерия никогда не была сердцем бизнеса, но она всегда была его фундаментальной основой.

Ответственность за разработку учетной политики обычно ложится на плечи главного бухгалтера, а утверждается руководителем предприятия. Первичный документ при этом проходит стадии:

1. Создание или получение.
2. Принятие к исполнению и обработка.
3. Передача в архив.

Любое действие с первичным документом характеризуется:

• источником или отправителем документа;
• получателем или исполнителем;
• датой принятия к исполнению;
• временем исполнения;
• адресатом результата исполнения.

Любой первичный документ имеет существенное содержание, а в процессе своего движения снабжается индикаторами состояния, позволяющими следить за соблюдением утвержденной на предприятии учетной политики.

Обычно составляется график документооборота для учетной политики в бухгалтерии, но он доступен и обязателен для всех подразделений предприятия в пределах их компетенции.

Обязательные требования законодательства

Документальное подтверждение расходов обязательно. И по-прежнему это фактическое наличие письменного документа, оформленного согласно действующему законодательству и локальному нормотворчеству предприятия. Сроки также важны.

Налоговый кодекс РФ требует подтверждения всех операций. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Однако далеко не всегда движение документов удовлетворяет требованиям производственной деятельности: оплата может пройти, а материалы запоздать с доставкой, товар был отгружен, но потребитель не заплатил. Как следствие, одни первичные документы запаздывают по срокам по отношению к другим.

Непредвиденных ситуаций всегда достаточно, но график документооборота для учетной политики - образец идеального движения документов. Отклонения от плана допускаются, но должны быть минимизированы максимально, а в графике следует предусмотреть ответственность каждого исполнителя.

Индикаторы состояния документов

Трудно найти предприятие, которое бы не использовало программу электронного документооборота, но даже на предприятии, не имеющем ни одного компьютера, создание или поступление первичного документа сопровождается созданием «индикатора» его состояния.

Для крупных предприятий с многочисленными подразделениями и удаленными филиалами слежение за состоянием всех документов является обязательным и отдельным производственным процессом. Здесь график документооборота для учетной политики - образец, а фактическое состояние - основание для оптимизации графика, уточнения сроков исполнения, наказания нарушителей и определения путей решения возникающих производственных затруднений.

Важно отметить, что многие события крайне критичны по срокам:

• предоставление отчетности в налоговую;
• оплата налогов;
• подача электронных деклараций;
• другие законодательно обязательные действия.

Если нарушения внутреннего производственного цикла как-то можно нивелировать, то в отношениях с государственными органами это непозволительно и чревато серьезными санкциями или убытками.

График документооборота для учетной политики: пример содержания

Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.

Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:

• создание или получение документа;
• проверка и обработка документа.

Первая колонка содержит две позиции:

• ответственный (сотрудник, подразделение);
• срок исполнения.

Вторая колонка - три-четыре позиции:

• ответственный за проверку (исполнение);
• срок исполнения;
• срок передачи в головную организацию;
• форма оформления результата исполнения.

Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.

Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат. Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами. В отношении государственных образований это закреплено законодательно.

Архивы документов и сроки хранения

Архивы (даже у средних предприятий) быстро достигают внушительных размеров. Сопроводить для повторения филиалами образец графика документооборота для учетной политики дополнительными рекомендациями по хранению в архиве и работе с архивными документами - разумная практика.

Законодательство устанавливает различные сроки хранения для разных документов. Учетная политика головного офиса не обязательно должна совпадать с политикой филиала. Сфера компетенции различных подразделений предприятия может кардинально отличаться. Но логику построения графика, однозначной идентификации документов, этапов их прохождения, правил слежения за индикаторами и регламент архивного дела целесообразно строить в едином ключе.

Унификация учетной политики, а архивной работы в особенности, имеет существенное значение для оптимизации инфраструктуры предприятия и движения информации.

Любой бизнес - это не только контроль со стороны государственных органов, но и собственного руководства и учредителей. Последняя инстанция обычно не склонна разбираться в нюансах и действует по единому строгому алгоритму.

Особенности учетной политики в частном секторе

Многие организации не ограничиваются предусмотренными законодательством нормами, а разрабатывают свою нормативную базу. Часто можно встретить график документооборота для учетной политики ООО, производственного кооператива, товарищества, фонда и другого вида юридического лица в формате собственного варианта представления о бизнес-процессах и их конструировании на практике, на реальном предприятии.

Существенным отличием госсектора от частного предпринимательства является более широкие финансовые возможности, которые позволяют положить в основу инфраструктуры предприятия популярную дорогостоящую систему, например, на базе решения Oracle Primavera Instantis. Таких дорогих идей у Oracle предостаточно, но далекое не каждое предприятие может их приобрести и иметь оборудование, достаточное для их эксплуатации.

Программное обеспечение электронного документооборота

Характерная особенность, которая отражается на реализации учетной политики, - наличие качественного, дорогого, сложного и востребованного программного обеспечения. Многие крупные представители большого бизнеса приобретают новые решения, которые обеспечивают распределенную обработку огромных объемов информации.

Однако этот кардинальный подход на местах мало отличается от ситуации на средних и малых предприятиях. Про государственные организации можно даже не упоминать. Везде по сей день властвует Excel и ему подобные продукты универсального назначения и собственные программные разработки.

Данное обстоятельство (совместное существование серьезной информационной системы и нескольких собственных программ) свидетельствует о том, что программное обеспечение в этой области нуждается в постоянной доработке.

Исходя из сказанного, представляется целесообразным при разработке учетной политики предприятия делать акцент не на используемое программное обеспечение, а на нормативный момент и соответствие юридических положений графика документооборота действующему законодательству и реальной необходимости на конкретном предприятии.