Дата получения дохода и срок перечисления ндфл – разные отчетные периоды. что делать? День увольнения выпал на выходной день: действия работодателя Если день перечисления ндфл выпадает на выходной
ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления НДФЛ с отпускных наступает в другом периоде
Федеральная налоговая служба в письме от 05.04.17 № БС-4-11/6420@ сообщила, как заполнить расчет 6-НДФЛ в ситуации, когда отпускные начисляются и выплачиваются в конце одного отчетного (налогового) периода, а срок перечисления НДФЛ наступает в другом периоде. Так, если отпускные были выплачены работнику 30 декабря (срок перечисления НДФЛ в таком случае — 9 января 2017 года), то в расчете 6-НДФЛ за год эту операцию нужно было указать только в разделе 1. А в разделе 2 данная выплата отражается при заполнении расчета за I квартал текущего года.
Общие правила заполнения расчета
Напомним, что расчет 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату (соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря). Раздел 1 расчета составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом, то данная операция отражается в периоде завершения. При этом операция считается завершенной в периоде представления, в котором наступает срок перечисления налога, уточняют специалисты ФНС.
Срок перечисления НДФЛ с отпускных
Датой фактического получения дохода в виде оплаты отпуска считается день выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. НК РФ). Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. НК РФ). При выплате работнику дохода в виде отпускных НДФЛ перечисляется не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. НК РФ).
В случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Дата выплаты отпускных и срок перечисления НДФЛ приходятся на разные периоды
Для наглядности авторы письма привели следующий пример. Отпускные были выплачены 30 декабря 2016 года. Срок уплаты НДФЛ (31 декабря) выпал на субботу. Значит, в соответствии с пунктом 7 статьи 6.1 НК РФ, срок уплаты перенесен на 09 января 2017 года.
Как поясняют специалисты ФНС, независимо от даты непосредственного перечисления налога в бюджет, суммы начисленного дохода (строка 020), исчисленного налога (строка 040) и удержанного налога (строка 070) нужно было показать в разделе 1 расчета за 2016 год. А в разделе 2 данная операция отражается при заполнении расчета 6-НДФЛ за I квартал 2017 года. Этот раздел следует заполнить следующим образом:
- по строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается 30.12.2016;
- по строке 110 «Дата удержания налога» — 30.12.2016;
- по строке 120 «Срок перечисления налога» — 09.01.2017 (с учетом положений п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
- по строкам 130 «Сумма фактически полученного дохода» и 140 «Сумма удержанного налога» — соответствующие суммовые показатели.
Если последний календарный день месяца выпадает на выходной или праздник, у бухгалтеров и кадровиков возникает вопрос, какой датой «закрыть» табель учета рабочего времени. Кто-то предлагает «закрывать» табель первым рабочим днем следующего месяца, кто-то — последним рабочим днем текущего месяца. Многие специалисты полагают, что несмотря на праздник и выходной в табеле должна стоять последняя дата текущего месяца. Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных правовых актах не говорится, какой вариант является правильным. Мы рассмотрели плюсы и минусы каждой точки зрения и составили собственное мнение
23.05.2018Что такое табель учета рабочего времени
Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Для такого учета компании и предприниматели должны ежедневно заполнять табель учета рабочего времени. Существуют две формы табеля — Т-12 и Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; подробнее читайте в статье «Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации»). Работодателю нужно выбрать любую из этих форм и закрепить свой выбор в учетной политике.
На каждой из двух форм табеля учета рабочего времени есть поле, предназначенное для даты составления. Обычно кадровики указывают здесь последнее число месяца: 31 января, 28 (или 29) февраля и т.д. Но иногда последний день приходится на субботу, воскресенье или праздник. В такой ситуации возникают сомнения, какой датой «закрыть» табель. Возможны три варианта: проставить первый рабочий день следующего месяца, проставить последний рабочий день текущего месяца, либо, несмотря на выходной, указать последний календарный день текущего месяца. Рассмотрим подробно каждый из этих вариантов.
Вариант первый: «закрыть» табель первым рабочим днем следующего месяца
Сразу скажем: этот вариант не подходит работодателям, которые находится на основной системе налогообложения (ОСНО). Причина в том, что они признают расходы в том периоде, к которому эти расходы относятся независимо от времени фактической выплаты денег (п. 1 ст. 272 НК РФ). Что касается зарплаты, то ее включают в расходы в последний день месяца, за который она начислена. Таким образом, зарплата за январь должна быть начислена 31 января, зарплата за февраль — 28 (или 29) февраля и т.д. При этом основанием для начисления зарплаты (и, как следствие, для отражения расходов) служит табель учета рабочего времени. И если зарплата за январь начислена и отражена в налоговых регистрах 31 января, а табель «закрыт» февралем, у инспекторов, скорее всего, возникнут сомнения относительно обоснованности подобных затрат.
То же относится и к приказу о премировании по итогам месяца. Если приказ о январской премии датирован февралем, то работодателю на ОСНО придется учесть эту премию в затратах февраля. В противном случае проверяющие, очевидно, зафиксируют нарушение.
Иначе обстоят дела для работодателей на «упрощенке». При списании затрат они придерживаются кассового метода, закрепленного в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. В частности, зарплату они учитывают в расходах не на последнее число месяца, а в тот день, когда деньги фактически выданы сотрудникам. Поэтому для «упрощенщиков» приемлемо подписать табель учета рабочего времени в следующем месяце.
Вариант второй: «закрыть» табель последним рабочим днем текущего месяца
На этом варианте можно остановиться только в случае, когда ни один сотрудник не работает в праздники и выходные. Тогда у кадровиков и бухгалтеров есть уверенность, что сведения, занесенные в табель, не будут скорректированы. Так, если 31 января приходится на субботу, и все работники компании трудятся только с понедельника по пятницу, то табель допустимо «закрыть» 30 января.
Если же в штате есть работники со сменным графиком, чьи смены приходятся на выходные или праздничные дни, то подписать табель до окончания месяца не удастся. Иначе кадровой службе придется оформлять корректировочный табель, а это потребует дополнительного времени, усилий, и может привести к возникновению путаницы.
Вариант третий: «закрыть» табель последним календарным днем текущего месяца
Многие специалисты (включая автора этой статьи) полагают, что даже если последнее число месяца выпадает на субботу, воскресенье или праздник, табель можно «закрыть» этой датой. Но у данного подхода есть и противники. Их основной аргумент звучит так: поскольку на табеле стоит дата, совпадающая с нерабочим днем, значит, кадровик трудился в нерабочий день. Отсюда следует, что за этот день ему необходимо начислить зарплату, причем в повышенном размере.
Точно такая же логика применима к ситуации, когда предприятие работает круглосуточно, а рабочий день кадровика заканчивается, например, в 18.00. Получается, что в последний календарный день месяца он задержался, чтобы «закрыть» табель, и работодатель обязан оплатить переработку.
На наш взгляд, указанные доводы несколько надуманны. Действительно, никто и никогда не требовал от работодателей оплачивать работу в новогоднюю ночь сотрудникам, которые проводили инвентаризацию по состоянию на 31 декабря. Очевидно, что фактически инвентаризацию делали позже, а именно в первые рабочие дни января наступившего года. Тем не менее, на инвентаризационной ведомости ставится дата 31 декабря.
Кроме того, не следует забывать о правиле, закрепленном в части 3 статьи 9Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Правило гласит, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то непосредственно после его окончания. С нашей точки зрения это означает, что днем составления табеля учета рабочего времени должен быть последний календарный день месяца, а момент фактического «закрытия» табеля не столь важен.
Да, имеете право.
Если установленный срок перечисления налога приходится на выходной день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). В данном случае все верно, срок уплаты налога переносится на 13 февраля.
Обоснование
6-НДФЛ: учтите разъяснения налоговиков
Что изменилось: если крайний срок уплаты налога пришелся на выходной или нерабочий праздничный день, в форме 6-НДФЛ укажите ближайший рабочий день. То есть перенесенный дедлайн по уплате налога в бюджет.
Последний день срока, в который нужно перечислить НДФЛ, иногда приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день. В этом случае дедлайн откладывается на ближайший рабочий день. Именно эту дату бухгалтер должен указать в расчете по форме 6-НДФЛ.
Специалисты ФНС России пояснили это так. Налоговый агент обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором выплатил доход (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Причем, если дата перечисления выпала на выходной или праздничный день, действуют правила переноса, указанные в пункте 7 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ. Это влияет на порядок заполнения строки 120 «Срок перечисления налога» раздела 2 формы 6-НДФЛ.
В 2018 году расчеты по форме 6-НДФЛ сдавайте в следующие сроки:
по итогам I квартала - не позднее 3 мая,
по итогам полугодия - не позднее 31 июля,
по итогам 9 месяцев - не позднее 31 октября,
по итогам года - не позднее 1 апреля следующего года...
Эту дату бухгалтер укажет по строке 100 «Дата фактического получения дохода» и по строке 110 «Дата удержания налога» в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ. Поскольку 30 апреля выпало на субботу, а за ним последовал Первомай, в строке 120 «Срок перечисления налога» бухгалтер запишет 4 мая.
Суммы отпускных и НДФЛ с них будут отражены по строкам 130 и 140 соответственно.
Точно так же поступите, если сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением. Ведь в этом случае ему выплачивают обычные отпускные, а не выходное пособие. Допустим, учреждение оплатило отпуск с последующим увольнением 25 апреля 2016 года. Тогда бухгалтер заполнит раздел 2 формы 6-НДФЛ следующим образом:
- в строке 100 «Дата фактического получения дохода» укажет 25 апреля 2016 года;
- в строке 110 «Дата удержания налога» - ту же дату;
- в строке 120 - 4 мая 2016 года;
- в строке 130 - сумму отпускных;
- в строке 140 - сумму НДФЛ.
Довольно часто случается, что последний день месяца приходится на выходной. Например, так было в март 2018 года и будет в июне. Как в этом случае правильно закрыть табель учета рабочего времени? Порассуждаем на заданную тему в этом материале.
Трудовой кодекс, а именно его статья 91, обязывает работодателя вести учет времени, которое было фактически отработано каждым нанятым лицом . Для этой цели существует табель учета рабочего времени, заполнять который следует ежедневно. Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1 утверждены две его формы - Т-12 и Т-13 . Работодатель решает самостоятельно, на какой из них остановиться, и отражает это в своей учетной политике.
В табеле есть поле для указания даты - в нем следует проставлять последнее число месяца . Однако как быть, если это выходной? Ни Трудовой кодекс, ни другие нормы законодательства и подзаконные акты этот вопрос не регулируют. В итоге часть бухгалтеров (сотрудников кадровой службы) указывает первый рабочий день следующего месяца, некоторые - последний рабочий день текущего месяца, а другие - тот самый выходной, которым оканчивается месяц. Рассмотрим все эти варианты.
Дополнительно предлагаем ознакомиться с материалом .
Первый рабочий день следующего месяца
Возможность закрывать табель таким образом напрямую зависит от применяемой работодателем . Ведь на основании табеля учета рабочего времени начисляется заработная плата, а она включается в расходы.
Если организация применяет основной режим налогообложения , то она учитывает расходы в том периоде, к которому они относятся. При этом не имеет значения, когда именно эти расходы фактически оплачены. Такой порядок установлен в пункте 1 статьи 272 НК РФ. Другими словами, зарплата за март должна быть начислена 31 марта, за апрель - 30 апреля и так далее .
Соответственно, если организация на ОСНО закроет табель рабочего времени первым рабочим днем следующего месяца, то весьма вероятно, что это станет причиной споров. Допустим, в налоговых регистрах начисление заработной платы за март отражено на 31 марта, а табель учета рабочего времени закрыт 2 апреля. В таком случае проверяющие могут посчитать, что затраты не обоснованы.
К слову, то же самое касается и по итогам месяца. Если премия предназначается за март, но приказ датирован апрелем, то учитывать ее придется в затратах за апрель, иначе это будет считаться нарушением.
А вот у работодателей, применяющих УСН , таких проблем нет - они учитывают расходы по кассовому методу (пункт 2 статьи 346.16 НК РФ). При этом заработная плата учитывается в расходах на тот день, когда она фактически выплачена, а не на последний день месяца, за который она начислена. Соответственно, если последний день месяца приходится на выходной, при УСН можно в табеле рабочего времени ставить первый рабочий день следующего месяца.
Последний рабочий день текущего месяца
Этот вариант приемлем в том случае, если на предприятии никто не работает в выходные дни , включая сотрудников со сменным графиком. Например, в марте 2018 года 31 число выпало на субботу. Если все сотрудники работают с понедельника по пятницу, то табель можно было закрыть 30 марта.
Но если есть сотрудники, работающие в выходные, то этот вариант не подойдет, поскольку подписать табель до конца месяца не выйдет. А если это и будет сделано, то придется составлять корректировочный табель, что может породить дополнительные сложности и путаницу.
Последний календарный день текущего месяца
Чаще всего табель учета рабочего времени закрывают последним календарным днем месяца, даже если он приходится на выходной. Однако у некоторых специалистов по этому поводу возникает сомнение. Если бухгалтер закрыл табель в выходной, значит, что в этот день он трудился. Следовательно, за этот день ему нужно начислить заработную плату , причем не в обычном размере, а в повышенном.
Та же проблема возникает, если организация имеет круглосуточный режим работы. Как правило, вспомогательные службы при этом работают только днем. Например, рабочий день бухгалтера или кадровика заканчивает в 18:00. Соответственно, чтобы закрыть табель рабочего времени в конце смены, специалист должен задержаться. То есть имеет место переработка , которая должна быть оплачена.
Между тем в части 3 статьи 9 закона 402-ФЗ сказано следующее: первичные документы составляются при совершении операции, а если это невозможно - непосредственно после ее проведения . Поэтому многие специалисты считают, что вполне допустимо закрывать табель учета рабочего времени нерабочим днем, ведь момент его физического закрытия не имеет решающего значения.
Допустимость такого подхода подтверждается и практикой оформления иных бухгалтерских и кадровых документов. Например, на инвентаризационной ведомости ставится 31 декабря, хотя понятно, что по факту инвентаризация проводится в другой день - обычно в январе.
Таким образом, вполне допустимо закрывать табель учета рабочего времени последним календарным днем месяца, даже есть это выходной.
Как правильно указать отпускные в 6-НДФЛ, если последний день месяца выходной? Разъяснения ФНС по заполнению стр. 120 разд.2 содержатся в Письме за № БС-4-11/8312 от 11 мая 2016 г. Информация для отражения берется из регистров налогового учета по начисленным суммам вознаграждений и удержаний с предоставленными вычетами по каждому сотруднику.
Какие сведения должны быть в разделе 2
Форма 6-НДФЛ состоит из двух разделов, первый из которых отражает общие показатели нарастающим итогом по начисленным доходам и удержаниям налога по соответствующим ставкам. Второй – отражает конкретизированные сведения с обязательным перечислением дат начисления вознаграждений, удержаний НДФЛ, сроки уплаты налога. Дополнительно указываются общие суммы по штату предприятия в отношении начисленного заработка/доходов и произведенных удержаний.
Порядок составления раздела 2 за отчетный период (последние 3 месяца) регламентируется глав. 23 НК. При этом каждая из календарных дат (стр. 100 фактического начисления, стр.110 удержания и стр. 120 уплаты) определяется на основании нормативной базы Кодекса и писем ФНС. Указывать код вида дохода не требуется, но при заполнении необходимо принимать во внимание назначение выплачиваемого вознаграждения – зарплата с кодом 2000 или отпускные с кодом 2100.
Если вносятся данные по отпускным, срок перечисления налога должен быть не позже последнего по календарю числа месяца, за который уплачивается НДФЛ. Если же последней датой для оплаты становится выходной/праздничный день, срок передвигается на ближайший рабочий (стат. 6.1 п. 7 НК). К примеру, срок уплаты НДФЛ 31 июля, этот день является выходным. Следовательно, в стр. 120 нужно указать 1.08.16 г.
Правила заполнения формы 6-НДФЛ по отпускным:
- Дата начисления доходов – определяется согласно дню перечисления на банковские счета/карточки сотрудников или же выплаты «на руки» через кассу предприятия начисленных сумм вознаграждений (стат. 223 НК п.1 подп.1).
- Дата фактического удержания – определяется при выплате доходов физическому лицу (стат. 226 п.4 НК). С отпускных сумм налог нужно удерживать при фактическом расчете с сотрудником, собирающимся на законный отдых (Минфин Письмо за № 03-04-06/4321 от 1 февр. 2016 г.).
- Дата перечисления – не позже следующего за датой выплаты днем (стат. 226 п.6 НК). По НДФЛ, удержанному из отпускных сумм/пособий по нетрудоспособности, налог необходимо перечислить в бюджет не позже последнего числа месяца, в течение которого фактически выплачивались отпускные. Эту дату и следует отобразить по стр. 120 разд. 2.
При заполнении 6-НДФЛ по отпускным с последним выходным днем месяца нужно учитывать, что удержание налога с сумм за полный месяц отпуска осуществляется при их выплате. В этом случае даты для обычных доходов и отпускных выплат совпадают. Но если в отчетном периоде отпуск оформляется на неполный месяц и его окончание выпадает, к примеру, на нерабочий день, тогда следует проставлять различные даты для зарплаты и отпускных по соответствующим строкам.
Пример.
Сотрудник Петров В.И. уходит в отпуск с 1 июля 2016 г. Расчет с ним произведен кассиром предприятия 29 июня. Отразим в разделе 2 формы 6-НДФЛ операцию по начислению отпускных 29 июня 2016 г:
- Стр. 100 – 29.06.16.
- Стр. 110 – 29.06.16.
- Стр. 120 – 30 .06.16.
- Стр. 130-140 – суммы выплат.
Изменим условия примера согласно рассматриваемому вопросу. Допустим, сотрудник получил отпускные в июле – 14.07.16 г. Отразим в разделе 2 формы 6-НДФЛ эту операцию:
- Стр. 100 – 14.07.16.
- Стр. 110 – 14.07.16.
- Стр. 120 – 01.08.16 с учетом того, что 31 июля выпадает на воскресенье, нерабочий день.
- Стр. 130-140 – суммы выплат.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
