Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Это двухсторонний (как минимум) документ, который составляется с целью передать товар от одного лица к другому. Это могут быть работники одной бюджетной организации, либо одним из участников приема-передачи может быть учреждение, а другим — его сотрудник, а также это могут быть две организации, заключившие договор о покупке или передаче на хранение. Для всех этих операций хозяйственной жизни понадобится заполнить такой документ.

Скачать простой образец акта приема-передачи товара

Как оформлять и сколько хранить

Правильнее будет передать купленный товар по унифицированному документу ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Но если составить его не представляется возможным, а условия договора позволяют или даже настаивают на составлении акта передачи материальных ценностей, то необходимо помнить, что он будет являться первичным учетным документом, передаваемым в бухгалтерскую службу. Это означает, что в нем необходимо указать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Также в нем должны присутствовать следующие данные:

• наименование и дата составления;
• наименование организации и сотрудника, который составляет;
• содержание факта хозяйственной жизни (что передаем, на каком основании);
• единицы измерения передаваемых предметов, их количество, цена;
• наименование должности, подпись и расшифровка подписи того, кто принимает ценности.

Оформляется в двух экземплярах, а затем передается по экземпляру каждой из сторон сделки. Как и другие первичные бухгалтерские документы, он должен храниться пять лет после отчетного года.

Помните, что такой акт не заменяет договор, а составляется на его основании!

Комиссионный акт приема материалов

Если принимающая товар сторона считает, что поставленный товар не соответствует условиям договора, или бумаги, переданные с материальными ценностями, расходятся по качеству или количеству с поставкой, она может оформить бумагу по форме 0504220. Его подписывает комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения в присутствии материально ответственного лица и представителя организации - поставщика или иного незаинтересованного представителя.

Образец акта приема-передачи материальных ценностей

Следующим вариантом может быть передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее - МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае тоже необходимо составить документ. Это можно сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества, а также лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.

Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.

Предлагаем скачать образец акта приема-передачи ТМЦ на хранение.

Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи.
Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п. Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным .

Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ. Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

Пример акта приема-передачи

по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

Гражданин РФ Одинцов Дмитрий Валерьевич, паспорт серия 56 14 номер 1684325, выдан 04.11.2012 г. Отделом УФМС России по Ульяновской области в Октябрьском районе г. Ульяновска, адрес регистрации: Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Кирова, 79 – 14, именуемый в дальнейшем Продавец, и

гражданин РФ Петросухов Семен Аркадьевич, паспорт серия 79 86 номер 4684215, выдан 08.02.2002 ТОМ Железнодорожного района г. Омска, адрес регистрации: Омская область, г. Омск, ул. Московская, 49, именуемый в дальнейшем Покупатель, а вместе именуемый Стороны,

составили настоящий акт приема-передачи о нижеследующем:

1. Во исполнение п. 3.4 Договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г. Продавец передал, а Покупатель принял следующее имущество:

• Жилой дом, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 215 кв.м., этажность: 2, кадастровый номер: 29/725/798-81/5652, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.
• Земельный участок, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 556 кв.м., назначение земель: под индивидуальное жилищное строительство, кадастровый номер: 29/795/451-13/5614, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.

1. Имущество Покупателем осмотрено, в результате осмотра недостатков не выявлено. Качество имущества соответствует условиям договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г., претензий к состоянию имущества Покупатель не имеет.
2. Одновременно с имуществом Продавец передал Покупателю 3 (три) комплекта ключей, а также оригиналы правоустанавливающих документов на жилой дом и земельный участок, документы о техническом состоянии.
3. Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого дома и земельного участка переходит на Покупателя с момента подписания настоящего акта.
4. Настоящий Акт приема-передачи составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Продавец: Одинцов Дмитрий Валерьевич

Покупатель: Петросухов Семен Аркадьевич

Что включить в акт приема-передачи

Законом обязательные реквизиты такого документа не установлены. В то же время, чтобы использовать акт приема-передачи в бухгалтерских и иных юридически значимых целях, он обязательно должен содержать следующие сведения:

• наименование сторон. Если договором предусмотрена обязанность вручить имущество третьему лицу, акт подписывается с третьим лицом. В большинстве случаев составляется акт приема-передачи теми же сторонами, что и договор. Помните, что от имени юридического лица без доверенности может действовать только тот, кто прямо указан в учредительных документах (директор, генеральный директор). Поэтому при приемке товара работником, необходимо убедиться в наличии доверенности или полномочий осуществить прием товара.
• сведения о реквизитах договора, в рамках которого осуществляется передача и прием товара.
• индивидуальные признаки передаваемой вещи, количество, ассортимент, качество.
• наличие (отсутствие) претензий к внешнему виду вещи, качеству по результатам визуального осмотра.
• передача принадлежности к вещи, документы к ней.
• подписи сторон, дата составления.

Особенности составления акта приема-передачи между юридическими лицами

Подтверждение факта передачи товара является основанием оплаты со стороны Покупателя. Поэтому организациям следует уделять отдельное внимание при составлении такого рода документов.

Юридические лица вправе использовать унифицированные формы бланков. Например, ТОРГ-12 (товарная накладная). Анализ судебной практики не позволяет дать однозначный ответ на вопрос, является ли доказательством приема-передачи товара товарная накладная, подписанная не уполномоченным лицом, но имеющая печать организации. Поэтому необходимо убедиться в наличии у принимающего товар лица таких полномочий.

Свидетельские показания также допускаются не всегда, поэтому составить акт приема-передачи товара необходимо для подтверждения факта вручения имущества определенного качества.

Акт приема-передачи товара – это документ, подписываемый сторонами договора, в котором подробно расписывается качество передаваемого товара, подлежащего приему и передаче, и его количество, а также указывается цена этого товара. Образец такого акта может составить адвокат по гражданским делам , специализирующийся на договорном и предпринимательском праве, потому что только он сможет отразить в нем всю нужную информацию, чтобы этот документ в итоге был действительным и имел законную силу.

Обязательные реквизиты акта приема-передачи

Бланк акта приема-передачи товара должен иметь следующие реквизиты:

• название документа,
• место и дату его составления,
• данные о сторонах договора (ФИО, паспортные данные, реквизиты ЮЛ, контакты),
• данные о гражданско-правовом договоре,
• полное описание качеств товара, который подлежит приемке и передаче (качество, количество и прочее),
• информацию о дефектах товара,
• соблюдение договорных сроков,
• претензии к качеству товара у принимающей стороны,
• подписи сторон договора или подписи лиц по доверенности и печати ЮЛ, предпринимателей.

Акт приема-передачи составляется в отношении единичного товара и в отношении целой группы товаров.

В акте в обязательном порядке должен быть раздел, посвященный претензиям к товару, касающимся его качества и количества. Если эти претензии должным образом отражены в акте приема-передачи, то в дальнейшем сторона, принявшая товар, может потребовать от продавца возмещения причиненного ей материального ущерба.

Помните, что в обычной накладной все эти условия указать невозможно, а акт приема-передачи станет надежным доказательством исполнения условий договора в случае возникновения спора между его сторонами. При этом не забывайте, что этот документ не может быть заменой договора, он лишь является подтверждением его исполнения в части или полностью.

Особенности акта приема-передачи товара

Этот документ регистрирует, удостоверяет факт приема и передачи товара от одной стороны договора другой стороной, то есть удостоверяет факт исполнения договорных условий.
В налоговом законодательстве России нет указаний об обязательном составлении акта приема-передачи товарных ценностей. Но использование этого документа поможет Вам, например, избежать проблемы при проверке деятельности предпринимательских структур органами контроля и надзора.

Помните, что подписание акта приема-передачи товара означает возникновение или прекращение прав и обязанностей сторон, предусмотренных договором.

Определенной законом формы акта приема-передачи товара нет, поэтому нет и определенного перечня данных, которые нужно обязательно отразить в этом документе. В каждом конкретном случае нужно составить определенный бланк к конкретному договору по конкретному товару.

Помните, если акт приема-передачи подписан не уполномоченными на то лицами, он незаконен. Полномочия могут быть подтверждены приказом руководителя предприятия, доверенностью, в том числе нотариально заверенной.

Зачем необходим бланк акта приема-передачи товара

Бланк акта приема-передачи товара, предлагаемый нами, может стать решающим документом при оформлении реального исполнения договорных отношений. В этом бланке Вы сможете увидеть все реквизиты, которые нужно заполнить в обязательном порядке. Здесь Вы увидите все графы, которые нужно заполнить при возникновении проблем при приеме-передаче товара, в том числе описание дефектов товара.

Наш бланк поможет Вам избежать ошибки при приеме-передаче товара и возможные проблемы, связанные с досудебным и судебным разбирательством по поводу исполнения договорных отношений.

У нас Вы сможете ознакомиться и скачать различные бланки актов приема-передачи товарных ценностей в зависимости от условий конкретных гражданско-правовых договоров.

Не пользуйтесь бланками, которые самодеятельно составлены на предприятиях или случайно скачаны в сети Интернет, потому что такая самодеятельность может дорого обойтись Вам в случае возникновения конфликтов между сторонами договоров. Используйте наши бланки актов приема-передачи товарных ценностей, составленные квалифицированными специалистами в области юриспруденции и экономических отношений.

В России, согласно законодательству, все сделки между субъектами экономики должны быть оформлены договорами и сопутствующей документацией, одним из видов которой является акт приема-передачи. Давайте выясним, в чем суть этого документа и когда его составляют.

В процессе хозяйственной деятельности возникают операции, связанные с передачей услуг, товаров, имущества или документов. Такое событие оформляется составлением первичного бухгалтерского документа - акта приема-передачи (бланк ниже). Это двустороннее свидетельство о сделке раскрывает информацию о характере передаваемых или принимаемых объектов, их описание, стоимость за единицу.

Акты составляют при совершении операций:

• купля-продажа;
• поставка товара, работ, ;
• или оборудования в аренду;
• дарение товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• передача на ответственное хранение чего-либо.

Документ составляется в момент совершения сделки в нескольких экземплярах, соответствующих количеству сторон.

Правила заполнения документа регламентируются статьей 9 Федерального Закона № 402 от 06.12.2011 года, содержащей требования. Акт приема-передачи товара, образец:

• дата оформления и фактической приемки ТМЦ или услуг должны совпадать;
• стоимость объектов указывается в рублях;
• когда товар исчисляется в штуках, вес брутто и нетто не указывают;
• подписи сторон сопровождаются расшифровкой;
• если документ визирует доверенное лицо, вписывают номер, период действия доверенности.

Законодательно не закреплена форма, но составление должно выполняться с учетом определенных правил. Для признания документа действительным отображают такие данные:

• Название. Важный пункт, поскольку первичка без наименования не может подтвердить статью расходов, что приведет к доначислению налога на прибыль.
• Дата и место составления. Строго в день оказания услуги или передачи товара.
• Идентифицирующие данные участников сделки. Если операция совершается ИП, то указывают ФИО и паспортные данные, для организаций - наименование и реквизиты.
• Ссылка на договор. В тексте обязательно прописывают, на основании какого соглашения состоялась сделка.
• Полная характеристика передаваемого объекта : его качество, количество.
• Информация об изъянах, обнаруженных при приемке.
• Пункт, содержащий претензию, возникшую в момент оформления акта. Включение этого раздела обязательно, он предназначен для защиты прав принимающей стороны. Если поставка осуществлена не в полном объеме, можно потребовать компенсацию.
• Подписи и сторон соглашения.

Акт можно составить на единицу товара или партию, на одну услугу и комплекс.

Пример акта приема-передачи ТМЦ, документов

Хотя официальных распоряжений, касающихся оформления акта приема-передачи нет, его заполнению стоит уделить тщательное внимание. Это основной документ, подтверждающий факт передачи или получения ценностей, объектов, услуг, а также легитимность учета изменения показателей, возникших в результате хозяйственных отношений.

Является обоснованием формирования налоговой базы или других бухгалтерских показателей, необходим к предъявлению при проведении налоговой проверки.

Визирование подтверждает наступление или окончание прав и обязанностей участников контракта. Если подписан не уполномоченным лицом, то признается недействительным. Право на подпись подтверждается приказом директора учреждения или доверенностью.

Все выписанные акты регистрируются в специальном журнале и имеют сквозную нумерацию.

Виды актов приема-передачи

В зависимости от типа сделки, различают несколько актов приема-передачи:

• Товаров. Любая поставка сопровождается выдачей товарной накладной, но если при приемке возникли несоответствия, тогда только акт раскрывает и подтверждает эту информацию. В нем содержатся данные о фактическом количестве и качестве продукции.
• Имущества. Оформляется в случае передачи движимого или недвижимого объекта по договору купли-продажи, аренды, лизинга или дарения.
• Выполненных работ. Составляется по факту окончания, содержит информацию о заказчике и исполнителе, объеме услуг и периоде.
• Документов. Подписывается при обмене пакетами документов между контрагентами. В случае утраты можно требовать компенсацию с виновного лица.

Также есть акты приема-передачи основных средств, оборудования, денег, автомобиля и прочих объектов. Их цель - идентификация контрагентов и подробное описание передаваемого предмета.

Заключение

В заключение ответим на вопрос, который часто возникает у начинающих предпринимателей: является договор актом приема-передачи или нет? Любой вид контракта определяет намерения провести сделку и ее условия.

Заключение соглашения о купле-продаже или выполнении работ не означает факта поставки или оказания услуги. А как мы знаем, актом фиксируют фактическое совершение хозяйственной операции, поэтому договор ни в коей мере нельзя отождествлять с актом приема-передачи. Последний является подтверждением договора и относится к сопроводительной документации.