Документооборот на предприятии: правила и принципы. Организация делопроизводства и документооборота в организации Осуществление документооборота

⁰

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот - это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

кадровый;
производственный;
административно-хозяйственный;
управленческий;
бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами - положениями, инструкциями.

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.

Соблюдайте принципы документооборота , чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

Четкая маршрутизация . Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
Непрерывность . Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
Регламентация всех процедур исполнения документа . Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
Исключение дублирования . Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии - это три категории документов:

входящие , поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
исходящие , разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
обратную связь,
перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.

Схема потока документов в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

централизованной: все документы хранят одном подразделении - обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота - это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота

Скачать документ

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.

Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации

Скачать схему

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы - оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ.

Быстрый поиск и передача документов . То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть - сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации . Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
Доступ к электронному документу можно легко разграничить . В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации . Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
Существенная экономия средств компании . Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать:

1) Полноту отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном документе, поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия.

2) Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним накопительным документом. Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.

Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т. п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:

1. Порядок составления документа:

Количество экземпляров;

Ответственный за выписку;

Ответственный за оформление;

Ответственный за выполнение;

Срок исполнения.

2. Порядок проверки документа:

Ответственный за проверку;

Кто представляет;

Порядок представления;

Срок представления.

3. Порядок обработки документа:

Исполнитель;

Срок исполнения.

4. Порядок передачи документа в архив:

Исполнитель;

Срок исполнения.

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Основные направления совершенствования документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации.

Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997г, № 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике1 возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.

Хранение бухгалтерских документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользоваться ими в любой момент для всякого

рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскания порядке, подшиваются и переплетаются в особых папках, которые называются делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения может производиться по следующим признакам:

По предметному признаку (например, кассовые, материальные документы);

По корреспондентскому признаку (по наименованию организаций, к которым относятся данные документы);

По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяца - по дням);

По номерам документов.

В архиве дела располагаются в определенном порядке - по алфавиту, по номерам и т. п.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, содержащей:

Наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

Хронологические рамки периода, за который скомплектованы документы;

Перечень скомплектованных первичных документов;

Дату комплектации и передачи документов в архив;

Подпись ответственного лица.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например, наряды на работу) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери и злоупотреблений.

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных первичных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Конкретные сроки хранения первичных документов установлены Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 г. (в ред. Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.96 г.).

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности несет руководитель предприятия (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета). Организация защиты экономической информации. Па предприятиях должна разрабатываться программа защиты коммерческой информации о финансово-хозяйственной деятельности. Такая программа является одним из элементов системы превентивных мер по обеспечению экономической безопасности предприятия. Потребность в системе этих мер определяется следующими факторами: конкурентной борьбой; важностью сохранения секретности экономической информации; текучестью кадров и др.

Одним из направлений программы по защите коммерческой информации в документообороте является шифрование: данные хозяйственных операций шифруются перед вводом в компьютер, а расшифровываются при выходе из него, что позволяет надежно скрыть смысл информации от нежелательных пользователей.

Другой подход к построению средств защиты доступа к бухгалтерской информации основан на контроле информационных потоков и разделении пользователей по категориям и уровням полномочий. Руководитель и главный бухгалтер принимают решение о доступе сотрудников к информации на различных уровнях в зависимости от их полномочий. Средства контроля на компьютере должны разрешать доступ к потоку информации для чтения и для записи в зависимости от полномочий сотрудников.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки.

Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

–документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого -информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.

Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию . Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.

Вопросы для обсуждения

1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?

2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?

4 Что является объектом контроля исполнения документов?

5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».

7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

8 Каков порядок продления срока исполнения документа?

9 В чем заключается цель документооборота?

10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

11 Что такое документооборот?

12 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».

13 Охарактеризуйте понятие «Дело».

14 Что такое регистрация документов?

15 Укажите основные стадии делопроизводства.

16 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.

17 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

18 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?

19 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?

20 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

21 Дайте определение экспертизы ценности документов.

22 В чем заключаются задачи экспертизы документов?

23 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

24 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?

25 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?

26 Как осуществляется нумерация листов в деле?

27 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?

Существующие виды документооборота в организации позволяют не только обеспечить ее внутреннюю и внешнюю деятельность, но за счет автоматизации делопроизводства повысить эффективность этой деятельности. Автоматизированная обработка всех видов документов в документообороте предприятия обеспечивает высокую исполнительскую дисциплину, что положительным образом сказывается на производительности. О видах документооборота и о переводе их в электронный формат рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

какие виды документооборота в организации существуют;
как классифицируются виды документов в документообороте;
какие виды электронного документооборота используются на предприятиях.

Все виды документооборота в организации призваны обеспечить ее эффективную и бесперебойную производственную, хозяйственную и организационную деятельность. Стандартизированные процедуры, типичные для системы делопроизводства, позволяют автоматизировать работу со всеми видами документов в документообороте предприятия.

Виды документооборота в организации

В процессе осуществления хозяйственной и организационной деятельности предприятия любых форм собственности разрабатывают сами и получают извне большое количество разного рода документов. Посредством внешних и внутренних документов осуществляется взаимодействие и передача управляющих сигналов. Документооборот - процесс регистрации движения документов в компании от момента их получения или создания до момента отправки или исполнения и передачи в архив.

Документооборот охватывает все виды документов: входящие, исходящие и внутренние, последовательность их обработки определяется графиком документооборота, разрабатываемым в индивидуальном порядке на основе принятой в компании учетной политики, специфики ее хозяйственной и организационной деятельности.

Виды документооборота в организации подразделяются в зависимости от типа хозяйственных операций, которые сопровождаются тем или иным типом документации. Выделяют три вида документооборота:

управленческий - документы, с помощью которых осуществляется прием и передача управленческих решений, генерируются отчеты и информация, на основе которых принимаются такие решения;
кадровый - документы, содержащие информацию, связанную с учетом кадров, в том числе их ротацией, изменением должностей, увольнении, наказаниях и поощрениях, штатном расписании и графиком отпусков;
финансовый - документы, относящиеся к производственной деятельности предприятия, сопровождающие все происходящие на нем бизнес-процессы: плановые, аналитические и финансовые отчеты, договора, нормативно-правовые акты, корреспонденция, счета и пр.

Виды документов в документообороте

Как правило, все виды документов в документообороте предприятия подразделяются на три категории: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

К организационным относятся: устав предприятия; должностные инструкции; штатное расписание; локальные нормативные акты, регламентирующие трудовые взаимоотношения между работниками компании и работодателем, в том числе, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда или о структурных подразделениях, график отпусков.

К числу распорядительных относятся такие виды документов в документообороте предприятия, как: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.

Информационно-справочные документы - это протоколы, акты, справки, письма, докладные и объяснительные записки.

Основным отличительным признаком любого документа является его юридическая значимость, которая обеспечивается наличием обязательных для заполнения реквизитов. К ним, например, относится: наименование, дата и место подписания, регистрационный номер, согласующие и утверждающие подписи. В системе делопроизводства учитываются только такие виды документов, которые снабжены необходимыми реквизитами и оформлены в соответствии с требованиями установленных стандартов.

Виды электронного документооборота

Процесс документооборота включает в себя такие процедуры, как прием, передачу, регистрацию, маршрутизацию и архивацию документов, а также защиту их от несанкционированного доступа и контроль над их своевременным исполнением. Понятно, что стандартизированный порядок проведения всех этих процедур позволяет автоматизировать документооборот, вести его в электронном виде.

Доступность технических средств и программного обеспечения сегодня делает возможным внедрение на любом предприятии систем электронного документооборота. Виды электронного документооборота, входящие в функционал используемой на предприятии системы, могут быть выбраны в зависимости от специфики его производственной и организационной деятельности.

С учетом реальных потребностей, компания может использовать такие виды электронного документооборота, как:

производственный;
управленческий;
кадровый;
финансовый (бухгалтерский);
складской;
технический и технологический;
конфиденциальный и секретный.

Внедрение электронных систем документооборота насущная необходимость. За счет этого обеспечивается эффективность управления и оптимизация организационных, управленческих и бизнес-процессов.

Виды систем документооборота

Классифицируются системы электронного документооборота по используемой технологии и архитектуре, по степени интеграции. В большинстве российских предприятий используются универсальные системы электронного оборота (EDMS) на основе архитектуры «клиент-сервер». Эта технология предполагает размещение основных модулей управления документационными потоками и данными на выделенном сервере, клиентский доступ к которому осуществляется с рабочих станций - компьютеров пользователей, объединенных локальной сетью. К достоинствам данной технологии относится быстрота и надежность, вполне достаточные для обеспечения бесперебойной работы системы документооборота как небольших, так и крупных предприятий.

Но виды систем документооборота могут классифицироваться и по функционалу, определяющему область их применения. В зависимости от этого, системы документооборота могут подразделяться на:

системы делопроизводства;
электронные архивы, предназначенные для хранения и поиска больших объемов информации;
Workflow-системы, предназначенные для автоматизации бизнес-процессов;
ECM-системы, предназначенные для управления всем корпоративным контентом: документами и их образами, записями, потоками работ, медиаконтентом и коллективным взаимодействием.

Системы электронного документооборота, представленные на современном рынке, как правило, совмещают в себе несколько перечисленных функций.

Новая страница 1

Принципы организации документооборота

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени . К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

Централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ) ;

Максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

Маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

Однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

Организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

Исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

Снижение уровня подписания документов.

Документопоток организации

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

Поступающие (входящие) документы;

Отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы :

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

Исключение составляет информация оперативного характера, которая может поступать по факсимильной связи и электронной почте непосредственно в подразделение и конкретным работникам, и также отправляться корреспондентам.