Для правильного учета матценностей, переданных на хранение, важно знать нюансы и особенности соответствующего акта. При непонимании различных моментов работы с ним могут возникнуть существенные проблемы. В статье расскажем, как заполняется унифицированная форма МХ-1 (Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение ), какие ошибки могут возникнуть при оформлении документа.

Понятие акта приема-передачи ТМЦ и законодательство

Акт приема-передачи ТМЦ на хранение представляет собой документ первичного учета. Он оформляется лицом, представляющим интересы одной из сторон сделки – хранителя либо поклажедателя. За основу при этом принимается договор о принятии на хранение. В законодательстве для рассматриваемого документа предусмотрено сокращенное наименование – Форма МХ-1.

Можно выделить несколько нормативных актов, которые регулируют все аспекты работы с ней. Для простоты восприятия все они представлены в таблице.

Наименование нормативного акта	Дата принятия, а также номер	Описание
Постановление Госкомстата РФ	66 от 09.08.1999	Утверждает Альбом унифицированных форм первичного учета, а также указания по их применению и заполнению
Положение по ведению БУ и отчетности	34н от 29.07.1998	Регламентирует порядок применения формы
ГК РФ	2 часть 47 глава	Регулирует правоотношения, возникающие в ходе приема-передачи ценностей на хранение

Область применения документа

Основываясь на Указаниях, регламентирующих использование различных форм для первичного учета, выделяют две сферы применения бланка МХ-1:

1. принятие ТМЦ на хранение профессионалами;
2. бытовое хранение.

Профессиональными хранителями ценностей могут выступать любые организации, одним из направлений деятельности которых выступает хранение матценностей . Естественно, такие услуги компании предоставляют за определенную плату. Чаще всего профессиональными хранителями выступают кредитные организации, складские компании, гостиницы и ломбарды.

Порядок оформления формы акта МХ-1

Организация, принимающая на хранение ценности, несет полную ответственность за их сохранность. Она начинается с момента подписания акта МХ-1. Поэтому важно правильно оформить эту форму. В процессе заполнения акта по форме МХ-1 участвуют две стороны:

1. хранитель – организация либо гражданин, которые принимают на хранение определенные материальные ценности;
2. поклажедатель – физлицо или фирма, передающие принадлежащие им ценности на хранение.

Количество заполняемых экземпляров законодательно не установлено. Его можно определять в соответствии с необходимостью, определяемой конкретной ситуацией.

С целью более полного понимания правильности заполнения формы опишем в таблице данные, включаемые в каждую ее часть.

Часть формы	Включаемые данные
Шапка	Реквизиты хранителя: наименование организации; местонахождение; номер телефона; ОКПО;
Основная часть	Наименование, а также номер места хранения Период хранения
Таблица	Номер по порядку Название ТМЦ, тип упаковки Характеристика ТМЦ Наименование единицы измерения Количество Цена за единицу Общая стоимость ценностей
Завершающая часть	Требуемые условия хранения Особые отметки Подписи сторон – сдавшего и принявшего ТМЦ

Акт по форме МХ-1 может быть оформлен на бумажном носителе, а также в электронном виде. Если требования законодательства подразумевают необходимость представить кому-либо экземпляр акта на бумажном носителе, фирма обязана оформить независимо от используемого типа документооборота. Если оригиналы документов подлежат изъятию, в организации должны сохраниться их копии.

Типичные ошибки при оформлении акта по форме МХ-1

В ходе оформления и использования акта передачи на хранение нередко допускается огромное количество ошибок. Важно знать, какие из них наиболее распространены, чтобы не допустить появления в учете.

Ошибка №1. Неверное оформление исправлений

Ошибка №2. Игнорирование полей формы

При неверном и неполном заполнении Акта МХ-1 у организаций могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. В этой связи не стоит игнорировать такие поля, как единица измерения, количество и стоимость ценностей. Последняя также важна для поклажедателя в случае необходимости возмещения убытков, возникших вследствие неправильного хранения.

Ошибка №3. Несвоевременное заполнение формы МХ-1

Ответы на часто задаваемые вопросы

В ходе ведения первичного учета неизбежно возникает огромное количество вопросов, связанных с отдельными нюансами составления документации. Поиск ответов на них в интернете нередко требует огромных временных затрат. Поэтому в представленной публикации далее приведены ответы на часто возникающие вопросы.

Вопрос №1. Каким образом в форме МХ-1 отражаются брак и недостача, выявленные при принятии на хранение?

В ходе принятия ценностей на хранение в обязательном порядке проверяется их целостность. Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».

Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.

Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации?

Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк. С этой целью в форму можно вносить следующие изменения:

• вносить дополнительные столбцы и строки;
• самостоятельно установить ширину столбцов и строк;
• добавить листы.

Несмотря на то, что дополнять документ отдельными реквизитами можно, изменять и удалять те данные, которые имеются в утвержденном бланке запрещено. Таким образом, для ведения первичного учета важно своевременно и в необходимом объеме заполнять форму МХ-1. Это поможет избежать проблем при принятии или передаче на хранение различных ценностей.

Многие организации практикуют оформление актов, связанных с материальной ответственностью сотрудников за определённые предметы. Особенно, если таких предметов достаточно много на балансе предприятия.

Грамотное оформление документов поможет избежать конфликтных ситуаций, даже если причинение ущерба уже доказано.

Акт приёмки и передачи материальных ценностей другим лицам относится к документам, подтверждающим факт того, что те или иные товары были переданы лицу, которое стало материально ответственным.

1 год – максимальный срок их эффективного использования.

Групп материальных ценностей выделяют несколько:

• Тара.
• Инвентарь хозяйственного назначения.
• Полезные остатки с возвратными отходами.
• Топливо, смазки.
• Материалы для строительства.
• Продукция в готовом, покупном виде.
• Полуфабрикаты собственного производства, которые хранятся на складах.
• Запасные части.
• Сырьё с материалами.

Есть следующие данные, которые должны присутствовать в любом акте, связанном с передачей материальных ценностей:

• Подпись и адрес обеих сторон, дата составления.
• Условия, на которых возмещается ущерб
• Обязанности и права, которыми обладают подчинённый и руководитель.
• Предмет, по которому заключали контракт.
• Общие положения, касающиеся сотрудничества.

Дата подписания – время, начиная с которого сотрудник несёт полную материальную ответственность за ценности, которые получил.

Для типовых договоров характерно и наличие различных уточнений.

Например, пишут о сроках добровольного возмещения ущерба каждой из сторон. Можно регламентировать требования, в соответствии с которыми составляют сам акт передачи ценностей. И описать обстоятельства, при которых эти требования соблюдаются: увольнение, уход в отпуск и так далее.

Как заполнить форму?

Основные сведения о каждом из участников заполняются в строках, расположенных вверху. Полное указание ФИО требуется в случае участия физических лиц. Номер договора с его датой так же отображаются в верхней части.

Как открыть интернет-магазин с нуля и преуспеть…узнаете

После этого пишут о том, где именно хранятся материальные ценности у одной из сторон. Нужно написать, под каким номером полка, стеллаж, место и другие подобные объекты хранения. Срок хранения при необходимости берётся из основного договора.

Для полученных ценностей указываются все особенности, включающие:

1. Оценку в рублях.
2. Основные характеристики.
3. Состояние.
4. Количество.
5. Наименование.
6. Дефекты.
7. Поломки.
8. Износ.

Вся эта информация позволит избежать необоснованных претензий со стороны того, кто передаёт груз. Обязательно полное описание условий, в которых хранится товар, вплоть до температурного режима, уровня влажности и других подобных параметров.

Другие важные особенности

Применение формы MX-1 актуально не только в быту, но и в случаях осуществления профессиональной деятельности, связанной с хранением.

Гостиницы, ломбарды, банки и склады – вот кто может профессионально предлагать услуги в этой сфере. Договоры с ними заключаются до востребования, либо на строго определённый срок.

В сам акт допускается вносить изменения, если это необходимо, вместе с дополнительными строками. Запрещается только менять реквизиты, которые утверждены на высшем уровне российским Госкомстатом. Обычно составляют два экземпляра акта, но не запрещено оформлять и большее количество документов, в зависимости от условий каждой конкретной операции.

Право требовать возмещения ущерба появляется у принимающей стороны, если недостатки обнаружены уже после того, как товар был принят. Для этого отправителю направляют письмо-претензию с перечислением дефектов, которые были обнаружены.

Акты по приёму-передаче составляются не только по целым партиям, но и для конкретных единиц.

Обе стороны могут заключить дополнительное соглашение по поводу того, с какой периодичностью должен оформляться акт.

Когда товары передаются на ответственное хранение, это оформляется не только актом, но и обычной товарной накладной. Главное – не забыть о пункте, согласно которому товар передаётся именно на временное хранение. Чем быстрее будут оформлены документы – тем лучше.

Хотите узнать, как оформить поступление ТМЦ на склад, смотрите это видео:

Представляет собой важный документ установленного образца, который описывает характеристики получаемого или передаваемого товара. В акте обязательно прописывается стоимость продукции. Без подобного документа не обойтись предпринимателям, деятельность которых связана с торговлей или поставками товара.

Определение акта приема-передачи товара

Акт приема-передачи товара – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи товара от одного лица к другому. Обычно используется при перемещении продукции по договору хранения или комиссии.

Обычно при продаже хватает товарной накладной, составленной по определенному образцу. Если же в договоре предусмотрено составление и подписание акта, обойтись без него не получится по закону.

Акт – это двусторонний документ, который должен быть составлен не в одном экземпляре:

• Один из них должен постоянно находиться у торгующей организации, которая приобретала продукцию.
• Второй – у компании, которая занимается реализацией товара и его поставками.

Видео: что такое акт приема передачи товара и его особенности

Обязательные реквизиты, которые должны быть в акте

Российским законодательством не утверждена конкретная форма акта приема-передачи товара, но есть данные, которые обязательно должны быть в нем прописаны:

• Наименование документа и адрес его составления.
• Дата формирования.
• Подробная информация о сторонах, которые заключают сделку – паспортные данные, ФИО, ИНН, гражданство, регистрационный адрес и контактные телефоны.
• Весь ассортимент (полный перечень) товаров, которые подлежат передаче по договору с указанием их количества.
• Данные о качественных характеристиках продукции и возможных дефектах, если таковые имеются.
• Номер договора, который регистрируется в соответствии с требованиями российского законодательства и служит основанием для составления указанного документа.
• Общая стоимость товара.
• Возможные претензии.
• Подписи сторон и оттиски печатей обеих организаций.

Если какие-то дефекты продукции были обнаружены уже после ее получения, принимающая сторона может потребовать полного возмещения ущерба или возврата подобного товара поставщику с заменой на новый. Для этого необходимо будет направить письмо-претензию с указанием дефектов продукции.

Даже при передаче и транспортировке товар может быть утерян. Получателю обязательно следует подстраховаться на такой случай и указать в договоре пункт о возмещении убытков при возникновении неприятной ситуации. В противном случае получить денежные средства за утерянный товар не получится.

Акт приема-передачи может составляться не только для целой партии, но и единичного товара. Нередко обеими сторонами принимается решение об определенной периодичности составления документа.

Акт приема-передачи товара покупателю

Федеральная служба государственной статистики еще в августе 1999 года утвердила базовую форму акта приема-передачи товара покупателю. Помимо основных требований к оформлению, указанных выше, в документе должны быть прописаны:

• Порядковый номер самого акта;
• ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) и ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации);
• Виды деятельности по ОКПО и ОКУД;
• Конечные показатели продукции.

Условия хранения и транспортировки товара обязательно должны прописываться в документе. Это позволит избежать возникновения спорных ситуаций при утере или порче продукции.

Акт приема-передачи товара на хранение

При заключении договора об ответственном хранении потребуется ряд дополнительных документов, включая акт приема-передачи товара на хранение. Это документ, который при фактической передаче товарно-материальных ценностей на хранение специализированной организации. При подписании акта ответственность за сохранность продукции автоматически перекладывается на хранителя на весь срок договора.

Осуществление передачи продукции на хранение возможно и с помощью обычной товарной накладной. Только в ней должны быть прописаны пункты о том, что товар передан на временное содержание. Российским законодательством не регламентируется определенная форма акта.

Для того чтобы учитывать товары, поступившие на хранение:

• Применяется форма МХ-1.
• Акт приема-передачи должен быть составлен в рамках ранее заключенного договора.
• Число экземпляров акта оговаривается в отдельности для каждого конкретного случая.

Если продукция уже была фактически передана на хранение, акт следует составить незамедлительно – в течение одного часа и в трех экземплярах.

В некоторых случаях форма МХ-1 может иметь и другие названия такие, как:

• Акт об ответственном хранении.
• Акт на передачу товаров на хранение.
• Акт передачи ТМЦ и приема-передачи на склад.

Важно знать, что все эти документы составляются аналогично.

Акт в унифицированной форме МХ-1 должен быть составлен поклажедателем и подписан хранителем, то есть принимающей стороной. При его оформлении обязательно должны присутствовать сотрудники складских помещений. Желательно, чтобы на месте находился начальник склада.

Хранение может быть профессиональным и бытовым. Последнее нередко носит стихийный характер, что требует оперативного заключения сделки, незапланированной заранее. В категорию профессионального хранения попадают скоропортящиеся продукты.

Непосредственно перед составлением и подписанием акта, потребуется оформить договор хранения. В нем прописывается число траншей передачи товара и количество товара, который планируется передать.

В отличие от акта приема-передачи товара этот документ имеет свои особенности составления и правила оформления. Что касается требований к основным сведениям об организациях и структуре документа, то они ничем не отличаются и в данном случае.

Акт приема-передачи услуг – это дополнение к заранее составленному договору. В договоре обязательно должны быть прописаны нижеперечисленные сведения:

• Форма акта, сроки его составления и подписания.
• Перечень ответственных лиц, которые имеют право подписи.
• Основные требования к содержанию акта.

В документе должны отражаться виды и стоимости выполненных работ или услуг. Унифицированной формы данного акта не существует. Исключение могут составить только строительно-монтажные услуги, для которых разработана типовая форма КС-2. Акт приема передачи оказанных услуг может быть написан в произвольной форме, то в нем обязательно должны присутствовать следующие данные:

• Подробная информация об исполнителе и заказчике.
• Период оказания услуг.
• Данные представителей сторон.
• Итоговая стоимость предоставляемых услуг.
• Сводная информационная таблица.
• Документ, который подтверждает правомерность действий представителей сторон.
• Должности, подписи и печати сторон.

Отсутствие каких-то пунктов может привести к аннулированию акта, так как он будет считаться недействительным. По согласованию сторон в документ могут быть внесены дополнительные пункты и требования.

Акт приема-передачи должен составляться и подписываться стороной, которая оказывает услуги. Только потом документ передается на подпись заказчику. Один экземпляр должен оставаться у исполнителя, а второй у заказчика, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации они могли разрешить спор официальным путем.

Акт приема-передачи оказанных услуг является юридическим документом, при составлении которого нужно придерживаться определенных требований и нормативов.

Что касается формы акта, то она может быть самостоятельно определена обеими сторонами. Иногда уже готовая форма содержится в приложении к договору. Эксперты рекомендуют в самом соглашении делать ссылку на прилагающийся к нему документ, то есть приложение.

Если требования к содержанию акта не были согласованы, его можно составить в произвольной форме. Но перечень услуг, сведения об их объеме и другие данные обязательно должны присутствовать.

Любой акт приема-передачи (товара, на ответственное хранение, услуг) должен быть правильно составлен, чтобы не возникало никаких спорных моментов по поводу прав и обязанностей сторон.

Формы документов по учету товарно-материальных
ценностей в местах хранения

Бланк формы МХ-1. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1 применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от организаций-поклажедателей на хранение организации-хранителю. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае

Бланк формы МХ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-2 применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение и ведется материально ответственным лицом организации - хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

Бланк формы МХ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-3 применяется для учета возврата поклажедателю товарно - материальных ценностей, принятых организацией - хранителем на хранение. Акт составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации - хранителя по истечении срока хранения товарно - материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр акта остается в организации - хранителе, второй - передается поклажедателю.

Бланк формы МХ-3. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-4. Журнал учета поступающих грузов

Форма МХ-4 применяется для регистрации товарно - материальных ценностей, поступающих в места хранения (базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств за отчетный период (месяц). Записи в журнале производятся по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных документов.

Бланк формы МХ-4. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-19. Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения

Ведомость применяется в организациях, учитывающих товарно-материальные ценности по оперативно - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Бланк формы МХ-19. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения

Отчет применяется для предоставления в бухгалтерию данных о движении товарно-материальных ценностей за отчетный период. Записи в отчете производятся материально ответственными лицами по каждому приходному и расходному документу и остаткам материалов по всей номенклатуре. Отчет подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Бланк формы МХ-20. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20а. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по отдельным партиям

С помощью формы № МХ-20а материально-ответственные лица предоставляют в бухгалтерию данные о движении товарно-материальных ценностей по отдельным партиям за отчетный период. Отчет составляется по каждой номенклатуре материалов с указанием общего количества по приходу и расходу материалов за отчетный период. Форма подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.