Выписка из приказа на отпуск. Выписка из приказа: образец

⁰

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

ВАЖНО!

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 .

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства

Пошаговая инструкция по заполнению документа, готовые образцы оформления, требования по срокам и советы экспертов - в статье.

В статье:

Действующий образец журнала для вашей компании:

Кому и в каких случаях необходима выписка из приказа, образец

Закон наделяет работника правом в любой момент обращаться за выписками, справками и копиями документов, связанных с его работой, к актуальному или бывшему работодателю. Запрос должен быть письменным, в форме заявления. Ситуации, в которых не обойтись без официальных документов, подтверждающих занятость, уровень дохода и другие особенности трудового статуса, возникают сплошь и рядом: оформление кредита в банке, получение социальных пособий, обращение в надзорные органы, пенсионный фонд или судебные инстанции.

Подсказка кадровика. Как работать с запросами сотрудников

Перечень документов, которые сотрудник вправе запросить, открыт. По сути, речь идет о любых документах, которые имеют непосредственное отношение к трудовой деятельности работника: трудовой книжке, , приказах по личному составу, справке по форме 2НДФЛ и т.д. Вид запрашиваемого документа обязательно указывается в заявлении. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как делать выписку из приказа (образец) , какие сведения может содержать справка с места работы и в какой срок оформляют документы на сотрудника по запросу государственных органов.

Внимание! Выписки и другие документы, связанные с работой, выдают бесплатно.

Как пишется выписка из приказа (образец)

Небольшие по объему распоряжения, в которых содержатся сведения только об одном работнике, можно копировать. Заверенная копия выдается работнику. Но если документ занимает несколько страниц, содержит конфиденциальные сведения или персональные данные других сотрудников предприятия, полностью копировать его для передачи третьим лицам - не лучшая идея. В таких случаях оформляют выписку. В отличие от полной копии документа, она не отражает все его содержание. Выписывают только ту часть сведений, которая касается конкретного работника и необходима ему для официального обращения в какую-либо инстанцию. Обратите внимание, с юридической точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны, если на них присутствуют все необходимые реквизиты и визы.

Образец выписки из приказа с комментариями эксперта

★ За нарушение правил обработки персональных данных и разглашение сведений личного характера о работниках третьим лицам предусмотрены крупные штрафы. Даже незначительные ошибки, выявленные Роскомнадзором во время очередной проверки или на основании поданных сотрудниками жалоб, могут иметь серьезные последствия., вступившем в силу с 23 февраля 2019 года, и ужесточении требований к работодателям читайте в журнале «Кадровое дело».

Чем выписка из приказа по основной деятельности отличается от выписки из документа по личному составу

Выписка из приказа по личному составу - это документ, при оформлении которого копируется полностью или частично распорядительный раздел приказа (после слова «приказываю»). В то время как из распоряжений по основной деятельности выписывается лишь констатирующая часть.

Приказы по основной деятельности издают для решения стратегических и оперативных задач, стоящих перед организацией, а также с целью исполнения законодательных актов и решений надзорных органов.

К приказам по личному составу относятся все распоряжения, касающиеся трудовых отношений и кадровых процедур:

приема на работу и увольнения;
временных или постоянных переводов;
предоставления отпуска;
направления в командировку;
поощрений и дисциплинарных взысканий.

Сроки выдачи выписка из приказа на отпуск

Недостаточно знать, как написать выписку из приказа, нужно еще и сделать это в срок, Выписку оформляют в трехдневный срок с момента получения письменного запроса (ст. 62 ТК РФ). Статус заявителя на срок не влияет: даже если за выпиской обращается бывший сотрудник компании, у работодателя есть всего три рабочих дня, чтобы выполнить его просьбу. Готовый документ выдайте заявителю лично или отправьте по почте с его согласия.

Памятка кадровику: какие справки и выписки выдавать сотрудникам

Существует ли унифицированный бланк выписки из приказа

Обязательного бланка документа нет, поэтому ориентироваться стоит на общие нормы кадрового делопроизводства и актуальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ можно заполнять от руки или на компьютере, главное - наличие «живых» подписей. Рекомендуем использовать фирменный бланк компании, поскольку на нем уже есть базовый набор реквизитов. Но подойдет и обычный лист формата А4.

Как правильно сделать выписку из приказа: пошаговая инструкция

Шаг 1. Укажите наименование организации. Запись должна соответствовать наименованию юридического лица, закрепленного учредительными документами.

Шаг 2. Укажите реквизиты приказа, из которого делается выписка. А именно: название и тип документа, номер, присвоенный при регистрации, и дату издания.

Шаг 3. Проставьте дату и место оформления выписки. Достаточно указать город, полный юридический адрес прописывать не нужно.

Шаг 4. Процитируйте часть приказа, содержащую все необходимые сведения. Например, из приказа о поощрении нескольких сотрудников выпишите мотив и вид поощрения, а затем - фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер работника, запросившего выписку. Текст должен совпадать с подлинником, даже незначительные изменения и корректировки недопустимы. Не забудьте указать основания кадрового решения, о котором идет речь: делая выписку из приказа об увольнении сотрудника по собственному желанию, укажите реквизиты заявления, о приеме на работу - реквизиты трудового договора, и т.д.

Шаг 5. Укажите, где хранится подлинник документа . Напишите название организации-работодателя, а также номер и год оформления дела, в которое подшит подлинник.

Шаг 6. Проставьте визы и печати . Обычно выписки из приказов заверяются подписью ответственного должностного лица, например, начальника отдела кадров, и руководителя организации. Рядом сделайте запись «Верно», подтверждающую, что содержание документа полностью совпадает с текстом исходника.

Выписка из приказа. Универсальный образец

★ Как оформить выписку из приказа (образец), если организация отказалась от использования печати? Ограничиться подписями ответственных должностных лиц: отсутствие печати не сделает бланк недействительным, если все остальные реквизиты оформлены правильно. Но если компания использует печать в работе, проштампуйте выписку, чтобы у принимающей инстанции не возникло сомнений в подлинности предоставленного документа.

Какие данные копируют из распоряжения об увольнении

Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника.

Укажите в документе:

реквизиты трудового договора - регистрационный номер и дату оформления;
точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
сведения о работнике, с которым заключался договор - фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
реквизиты документа-основания, в данном случае - написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.

Далее заверьте документ в стандартном порядке. По такой же схеме оформляют выписку из приказа о премировании (образец), приеме на работу, направлении в командировку, переводе на другую должность и других кадровых решениях, касающихся личного состава.

Памятка кадровика. Документы, которые выдают работнику при увольнении

Порядок регистрации выданных по запросу документов

Нужно ли регистрировать каждую выданную работодателем выписку из приказа о командировке, премировании, переводе, увольнении? Заведите внутренний журнал учета выданных копий, справок и выписок, используя типовой бланк или локально разработанный аналог.

Каждый раз, оформляя выписку по просьбе работника, отражайте в журнале:

автора запроса с указанием его контактных данных;
регистрационный номер заявления и дату его получения;
название, дату и регистрационный номер выданного документа.

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам

Получая выписку на руки, сотрудник должен расписаться в соответствующей графе журнала. Обратите внимание. Закон не обязывает вести строгий учет выданных выписок, но наличие журнала существенно облегчает работу с документами и подтверждает, что работодатель правильно и в срок реагирует на полученные от работников запросы.

Получив от работника заявление на выписку из приказа, имеющего непосредственное отношение к его трудовой деятельности, работодатель обязан удовлетворить запрос. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней.

Специальной формы для таких случаев не существует, можно использовать фирменный бланк компании или обычный лист бумаги, заполняя его от руки или на компьютере. Чтобы выписка считалась действительной, ее необходимо завизировать надписью «Верно», подписями начальника кадровой службы и руководителя организации, а также печатью, если работодатель ее применяет.

В компанию периодически поступают запросы от ее контрагентов, проверяющих, а также от сотрудников, требующие предоставления сведений, содержащихся в приказах предприятия по основной деятельности или по личному составу. Как правило, в этих случаях в ответ на входящее письмо направляется заверенная копия распоряжения. Возможно предоставление части документа в виде выписки из приказа.

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Как оформить выписку из приказа образец

Порядок составления выписки:

Она оформляется так же как и сам приказ на , содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

В каких случаях она делается?

Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.

Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.

Если документ предназначается для сторонней организации, то необходима печать. Ее оттиск должен захватывать подпись и фамилию должностного лица, заверяющего выписку из приказа.

Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.

Срок действия и срок хранения

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

Нередко возникают такие ситуации, когда должностному, физическому лицу или какой-либо сторонней организации для работы нужен определенный документ, к примеру, приказ. Оригинал обычно в таких случаях не предоставляется, так как полностью первоисточник может содержать сугубо составляющую А иногда это просто нецелесообразно по причине того, что он имеет слишком большой объем и просто не нужен для работы целиком. В таком случае из него (приказа) берут выдержку и оформляют соответствующим образом. Новый документ будет называться «выписка из приказа».

Где может потребоваться выписка

Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы. Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен Или отделу кадров для оформления необходима выписка из приказа о Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы. В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы. По каждому факту составляется отдельная выписка из приказа. Иногда выписки нужны для другой организации: вышестоящей или контролирующей организации, либо в органы соцзащиты для работнику. Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.

Как должен выглядеть документ

Получив запрос о предоставлении информации, молодые работники начинают спрашивать, как оформить выписку из приказа. Оказывается, это совсем не сложно. По сути, выписка - это обычная копия части основного документа. Для ее составления не существует жестких норм и правил. Однако исполнителю следует придерживаться определенной формы. Выписка оформляется на чистом листе формата А4 в угловом варианте методом «флага». В ней должны быть последовательно отражены 4 момента:

1. Реквизиты. Начальная часть документа полностью копирует оригинал, только вместо слова «приказ» необходимо писать» выписка из приказа».

3. Подпись. Обязательно указывается полное наименование должности, а также инициалы лица, подписавшего приказ. Сама подпись не ставится.

4. Заверение. Так как выписка приравнивается к копии документа, то ее непременно надо заверить. В низу листа необходимо написать «Верно», а еще чуть ниже указать должность, фамилию с инициалами и подпись сотрудника, который ее составил. Здесь же должна присутствовать дата заверки документа. Если выписка предоставляется по запросу другой организации, то подпись исполнителя необходимо подтвердить печатью.

Общепринятый порядок составления выписки из документа

Выписка может быть составлена из любого документа (приказа, протокола, распоряжения). Она делается по запросу заинтересованного лица (организации) и содержит в себе ту часть информации, содержащейся в основном документе, которая нужна ему для дальнейшей работы. Любое ведомство или отрасль хозяйства может установить свой образец выписки, утвердить его соответствующим нормативным актом и в дальнейшем использовать, соблюдая все установленные правила. Бумаги могут составляться как для внутреннего использования, так и для предоставления другим организациям по официальным запросам.