При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи.

В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет. Они выдают квитанции только по требованию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику.

Основные детали

Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.

Почему он важен

Расчетные листы предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Если они не буду выдаваться, организация может быть привлечена к ответственности Трудовой инспекцией.

Штраф является неприятным последствием невыдачи. Однако это не является основным негативным моментом отсутствия листов. Документ считается подтверждающим факт выплату заработной платы. Если сотрудник решит судиться с работодателем, то высока вероятность проигрыша руководством дела.

Согласно закону работник должен направить иск при незаконном увольнении в течении месяца после получения приказа или . Если рассматриваются другие споры, то ему отводится три месяца.

При несвоевременной подаче заявления работодатель к ответственности не будет привлечен. При этом суды отмечают, что многие работники не знают от нарушении прав ввиду отсутствия листа заработной платы. Поэтому отсчет времени на подачу идет с момента выяснения работником о нарушении его прав.

Таким образом, работник имеет право на обращение в суд в течение трех месяцев после выдачи листа. Если документ не выдан, гражданин может в любой момент доказать свои права.

Обязательно ли нужно это

В Трудовом кодексе РФ (ч.1 ст. 136) прописывается, что при перечислении денежных средств обязательно должна производиться выдача расчетного листка по заработной плате.

Письменное оповещение делается для ознакомления сотрудника с:

• частями заработной платы в каждом периоде;
• начисленными суммами (компенсациями) при нарушении сроков выплат;
• полной суммой зарплаты;
• удержанной частью зарплаты;
• выплаченной суммой.

Работодатель обязан предоставить лист независимо от того, каким образом (наличный или безналичный расчет) переводятся денежные средства.

При этом получать его должны все сотрудники:

• основные;
• совместители;
• надомные работники;
• дистанционные сотрудники.

При подготовке, но не выдаче листа и разъяснении права на его получение, нарушение трудового законодательства будет на лицо. Разработка формы листа входит в обязанность работодателя. Можно воспользоваться бланком, представленным в бухгалтерской программе.

Правила по закону

На основании статьи 129 Трудового кодекса РФ, заработной платой является вознаграждение за выполненные работником трудовые обязанности. Она включает в себя выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

В соответствии со статьей 136 ТК РФ предусматривается оповещение работника о том, за что и в какой сумме были сделаны выплаты. При этом закон обязывает организации выдавать листы. Исключений, связанных с типом трудовых отношений и характером выполняемой работы сотрудником, не предусматривается.

Выдача листков производится при любых платежах. Не учитывается способ передачи средств сотруднику.

Порядок передачи расчетных листов при получении зарплаты на карту пока не определен. Но его можно принять с помощью локального документа.

Обязанность организации

Письмом Роструда №739-6-1 определяется порядок выдачи расчетных листов. Документ отмечает, что получение бумаги работником должно производиться не позже даты, установленной в качестве расчетной. Если зарплата перечисляется на карту, это не предусматривает отсутствие листа.

Работодатель обязан утвердить форму документа. При этом учитывается мнение Профсоюза работников. Бухгалтеры могут использовать форму, предусмотренную программой.

Хранение расчетных листов не требуется. Однако при нарушении требований ТК РФ (отсутствии выдачи) может наступить административная ответственность. При повторных нарушениях возможна дисквалификация на 1–3 года.

Ответственность

При нарушении порядка выплат зарплаты руководитель может быть привлечен к административной ответственности. Это касается и уведомления работников о размере и частях зарплаты с помощью расчетного листа. Если извещение отсутствует, то руководитель и предприятие могут быть наказаны на основании статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Формат документа

Формирование бланка расчетного листа возможно с помощью бухгалтерской программы.

Заполнять его не составляет большого труда, так как в документе предусмотрено несколько разделов:

1. В общем разделе отражается название учреждения, структурное подразделение, должность и фамилия, имя, отчество. Среди сумм отмечается оклад. Также указывается расчетный период.
2. В разделе о произведенных начисления отражается почасовое время труда и количество отработанных дней. Также прописывается оклад, надбавки и доплаты, премии, отпускные компенсационные и страховые выплаты.
3. Раздел, связанный с удержаниями, предусматривает сумму налога на доход физических лиц, взносы в Профсоюзную организацию.
4. В конце документа прописывается итоговая сумма, которая выдается сотруднику на руки при формировании листа. Если некоторые суммы еще не были выплачены, то отражается дата перечисления авансов, отпускных.

Временные рамки

Каждый сотрудник должен знать срок предоставления расчетного листа по заработной плате. Также важно определить частоту выдачи документа на руки.

Сроки отчёта и расшифровка

В обязанности работодателя входит разъяснение сотруднику о каждом разделе расчетного листа. Аналогичное правило действует и в отношении работника, который должен четко понимать обоснование отражения каждой из сумм. Важными составляющими являются расшифровка кодов и сроки хранения документа.

При ведении бухгалтерского учета обязательно отражаются специальные коды. Они имеют тот формат, который выбрала организация в зависимости от вида деятельности.

Документы могут содержать следующие обозначения:

Все коды отражены в интернете или могут быть взяты в бухгалтерии. Если сотруднику что-либо не понятно из документа, он может обратиться за разъяснениями.

Согласно действующему закону, срок хранения листов о заработной плате не определен. Однако важным моментом является выдача работнику документа на руки.

Для учета данных по бумагам ведется специальный журнал. Он отражает фактическое получение работником листа под роспись. Если правило будет не соблюдено, работодатель должен все время хранить документы у себя.

Частота получения

Выдача листов производится при перечислении каждой части зарплаты. При этом передача должна быть подкреплена документально. Иначе у работодателя будет отсутствовать возможность доказательств выдачи.

Фиксация факта может производиться несколькими способами. В первом случае электронный вид документа направляется посредством локальной электронной почты. Работники обязаны периодически проверять корреспонденцию. Способ является прогрессивным и малозатратным. Но использовать его могут не все работодатели.

Во втором случае лист выдается под роспись. Она ставится в специальном журнале учета работником в момент передачи документа.

Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате

Единой формы листов не предусмотрено законодательно. Поэтому работодателю необходимо разработать ее в рамках учреждения.

Выплата заработной платы производится дважды в месяц. Но расчетный лист передается в конце месяца при полном погашении задолженности работодателя перед сотрудником. Это обусловлено тем, что в момент аванса окончательная сумма выплат еще не определена.

Работодатель может самостоятельно установить срок выдачи документов. Некоторые бухгалтеры, осуществляющие выплаты через кассу, передают работнику вместе с деньгами и расчетный лист. Если перечисление осуществляется на банковскую карту, необходимо заранее в бухгалтерии получить документ.

Также некоторые организации назначают ответственное за выдачу листов лицо. Сотрудник должен в назначенную дату довести до остальных работников информацию по их заработной плате.

Стоит помнить, что передать расчет лист сотруднику может только уполномоченное лицо. Ведь в документе отражены персональные данные. За их разглашение, путем доступа к листу других лиц, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Подтверждение о вручении возможно с помощью подписи сотрудника на отрывной части листа, а также в журнале учета при получении документа.

Нюансы оформления

Форма, разработанная в учреждении, должна быть утверждена локальными нормативными документами. Если не сделать этого и использовать бумагу, то данный факт будет расценен как нарушение трудового законодательства.

При этом работнику подтвердить нарушение своих прав в суде можно будет и с помощью неутвержденного листа. Чтобы он не смог сделать этого, организации нужно доказать наличие другой используемой официальной документации.

Для утверждения формы работодателем издается приказ.

При его подготовке можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Стелс»

На основании статьи 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму расчетного листа, имеющуюся в приложении №2.
2. Ввести в документооборот с 15 февраля 2019 года.
3. Ответственным за выдачу листов назначить главного бухгалтера Иванова Ю.С., который будет осуществлять выдачу в день заработной платы.

Генеральный директор ________________ Андрусенко И.В.

С приказом ознакомлен _________________ Иванов Ю.С.

Главный бухгалтер

Профсоюзный комитет до утверждения должен ознакомиться с формой расчетного листа. Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы.

Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.

Как подтвердить факт

Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.

Процедура подтверждения возможна с помощью:

• ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
• разработки отдельной графы в для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
• составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).

При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные. Поэтому доступа у других работников к бумагам не должно быть. Передача через каких-либо лиц не допускается.

При нарушении закона о персональных данных работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

В этом случае накладывается штраф в размере:

Расчетный лист является важным документом как для сотрудника, так и для работодателя. С помощью него можно подтвердить собственные права в суде при появлении спорных моментов.

Подается на унифицированном бланке, который можно получить в ФНС по месту регистрации предприятия.

Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Для этого нужно выдавать расчетный лист. Расскажем, как его правильно оформить и сколько раз в месяц выдавать с учетом последних разъяснений Минтруда.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам. Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.

Как выдавать расчетный листок по заработной плате

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП). Смотрите ниже, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году:

Выдавайте расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. Работодателям не нужно выдавать сотрудникам расчетные листки дважды в месяц. Такой обязанности в ТК нет. Чтобы проинформировать работника о составных частях зарплаты, расчетный листок достаточно выдать раз в месяц. К такому выводу пришел Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375

Форма расчетного листа, должна быть утверждена локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.

Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.

В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):

1. Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
2. Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
3. Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
4. Общую сумму к выплате.

Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.

Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.

Расчетный листок при выплате отпускных выдавать не нужно. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.

Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:

• вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
• внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
• сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.

Совет УНП

Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП).

Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году

Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.

15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника

"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".

39 %
Ведем журнал листков

"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".

46 %
Работники расписываются в платежной ведомости

"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".

Как хранят вторые экземпляры листков

Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.

10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".

26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".

64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".

На федеральном уровне утверждены основы предоставления расчетного листка по зарплате. Они конкретизируется локальными актами работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Главный принцип – строгая формальность, своевременность, достоверность информации.

У работника должно быть представление о начисленной заработной плате, включая взносы и отчисления, которые производит за него работодатель.

Когда зарплату за работника по доверенности получает другой человек, следует поинтересоваться предусмотрена ли в доверенности возможность получать расчетные листы. Если содержание доверенности носит универсальный характер, то работодатель должен выдать лист на руки доверителю сотрудника.

Исходя из содержания документа, сотрудник видит:

• из каких компонентов складывается его зарплата;
• размер чистого дохода;
• величину дополнительных платежей и премий;
• удержания и отчисления.

В сумму оплаты по расчетным листам включены: оклад, сверхурочные, оплата работы в праздники, больничные и др.

Большинство организаций по-прежнему не выдают сотрудникам ежемесячно на руки такие документы, что формально считается правонарушением.

Расчетный листок предоставляет не только основной работодатель, но руководитель предприятия, где работник трудится по совместительству.

Документ также могут получить надомные сотрудники или работники, сотрудничающие с предприятием на дистанционной основе.

Что это такое?

Расчетный лист считается документом, подтверждающим правильность и полноту сотруднику зарплаты. В нем обозначены размеры отчислений и удержаний, которые работодатель должен проводить по закону.

В их перечень включены:

• отчисления в страховой, пенсионный фонды;
• по решению суда или соглашению.

Когда выдается?

Расчетный лист должен выдаваться ежемесячно. Вместо документа получение зарплаты может подтверждаться подписью в платежной ведомости или электронным способом.

Иногда предусмотрена форма листа в виде отрывного документа – как составной части основной ведомости для оплаты труда сотрудников на предприятии (в качестве квитанции).

Законодательная база

Обязанность работодателя выдавать расчетный лист обозначена в .

Защита персональных данных сотрудника проводится согласно ФЗ № 152.

Правила, регулирующие порядок оформления расчетного документа, устанавливаются в письмах Минтруда. Среди них – Письмо от 21.02.2017 № 14, которое позволяет рассылать расчетные листы сотруднику по электронной почте.

Гарантия получения расчетных листов для дистанционных работников установлена в ТК РФ – ст. 312.1.

Расчетный листок по зарплате сотрудникам

Расчетный листок по зарплате должен быть разработан работодателем и оформлен его письменным распоряжением. Единой формы документа не предусмотрено. Но бланк есть в учетных программах, например, в 1C Зарплата.

Готовая форма удобна для заполнения. Записи в нее вносятся исходя из ведомостей, первичных документов. Бланк распечатывается на принтере.

Правила выдачи расчетных листов могут быть согласованы в коллективном договоре и принимаются с учетом позиции профсоюзного органа.

Сроки выдачи

Трудовым законодательством предусмотрена обязанность выплачивать сотруднику зарплату 2 раза в месяц.

Расчетный лист может быть предъявлен каждый раз после перечисления работника заработанной суммы.

Конкретного срока передачи работнику расчетного листа в бумажной или электронной форме не предусмотрено.

Документ обязателен . При выдаче отпускных расчетный лист сотруднику не передается.

Зарплата на карту

Перечисление денег на карту не освобождает работодателя от обязанности передавать расчетный лист. Он оформляется под роспись сотрудников.

Распространено использование журнала для учета расчетных листков, хотя обязанность оформления такого документа на общероссийском уровне не предусмотрена.

На больничном

Начисленные и выплаченные суммы больничных также учитываются. Вычислениями занимается бухгалтер. При необходимости, он обязан разъяснять сотруднику содержание полученного документа.

У расчетного листа нет прямой юридической силы, но он может служить в качестве доказательства на судебном процессе.

В электронном виде

В 2019 году предусмотрена возможность направлять расчетные листы на электронную почту сотрудника.

Документ можно отправить на корпоративную почту или разместить на сайте организации – на личной странице сотрудника. До этого следует взять у работника согласие на обработку персональных данных.

Как читать?

Чтобы выяснить, как разобраться в содержании расчетного листа, нужно обратить внимание на таблицу и суммы, указанные в ней.

Информация в расчетном листе размещена в специальных графах и представлена в цифровой форме.

В каждой графе указано наименование выплаты (удержания, отчисления) и его суммы.

Расшифровка

Под таблицей бланка расчетного листа указаны формулы подсчета платежей в каждой графе (гр.):

1. Гр. 1 = Гр. 6 – Гр. 9 – Гр. 10.
2. Гр. 6 = Гр. 3 + Гр. 4 + Гр.5.
3. Гр. 7 = Гр. 6 – Гр. 2) × 13%.
4. Гр.9= Гр. 7 + Гр. 8.
5. Гр. 10 = Гр. 3 × 40%.
6. Гр. 11 = Гр. 1.
7. Гр.12 = Гр. 10 + Гр. 11.

• гр. 1 – общая выплата;
• гр. 2 – суммы социальных и имущественных вычетов;
• гр. 3 – суммы оклада НДФЛ;
• гр.4 – ежемесячная доплата (премия);
• гр.5 – доплата за руководство структурным подразделением;
• гр.6 – общая сумма начислений;
• гр. 7 – НДФЛ;
• гр. 8 – добровольные страховые суммы;
• гр.9 – общая сумма удержания;
• гр. 10 – первая сумма, перечисленная через кассу в банк (аванс);
• гр. 11 – последующая сумма, начисленная сотруднику (получка);
• гр. 12 – общая сумма выплат.

Образец

В расчетном листе указывается наименование организации, ФИО сотрудника, его номер по рабочему табелю. Могут быть указаны структурное подразделение, отдел, филиал организации, где трудится работник.

Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.

ФАЙЛЫ

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:

• оклад,
• проценты,
• премии,
• бонусы,
• компенсации и т.п. выплаты,
• также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Обязанность или право

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.

Для кого необходимо делать расчетный лист

Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

1. Вначале листка записывают:
   • название предприятия,
   • должность,
   • ФИО работника,
   • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
   • подразделение, в котором трудится работник,
   • его табельный номер.
2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
   • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
   • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
   • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Правила формирования расчётного листка

Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре .

Как передать работнику расчётный лист

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Нужно ли в организации распечатывать второй экземпляр расчетных листков для организации и приклеивать их к регистрам по НДФЛ?

Формировать и распечатывать расчетные листки работодатель может только в одном экземпляре: для работника. Хранить второй экземпляр расчетного листка не обязательно, однако полезно на случай спора. Если нельзя подтвердить факт выдачи документально, то инспекторы при проверке могут Вам не поверить и оштрафовать вас. Поэтому следует запастись письменными доказательствами, что сотрудники получают их на руки.

Например, за получение расчетных листков работники могут расписаться:

Организация самостоятельно определяет, как хранить вторые экземпляры расчетных листков. Их можно хранить в отдельной папке или прикреплять к регистрам по НДФЛ.

Обязан ли работодатель выдавать расчетные листки сотрудникам? По какой форме?

При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме, выдав расчетный листок.

Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его можно составить в произвольной форме , согласовать с профсоюзом , при его наличии в организации, и утвердить локальным актом, например, приказом в произвольной форме .

Применение неутвержденной формы расчетного листка либо не согласованной с профсоюзом незаконно и может стать причиной для привлечения работодателя к административной ответственности. Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, постановление Верховного суда РФ от 23 декабря 2010 г. № 75-АД10-3 , Г. возбуждено дело об административном правонарушении...">решение Пермского краевого суда от 24 февраля 2014 г. № 7-271-2013-21-185-2014 .

В расчетном листке следует отразить:

Такой порядок установлен в частях , статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Указание в расчетном листке неполной информации о выплатах также может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, постановление Волгоградского областного суда от 15 мая 2014 г. № 7а-442/14 .

Обязанность выдавать сотрудникам расчетные листки возникает независимо от того, каким способом работодатель выплачивает зарплату:

Такой вывод следует из буквального толкования положений Трудового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 18 марта 2010 г. № 739-6-1 .

Выдавать сотрудникам расчетные листки нужно не реже чем один раз в месяц при начислении и выплате окончательной части зарплаты ( , письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1).

Формировать и распечатывать расчетные листки работодатель может только в одном экземпляре: для работника. Хранить второй экземпляр расчетного листка не обязательно, однако полезно на случай спора (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Во избежание ответственности за невыдачу расчетных листков работодателю следует запастись письменными доказательствами, что сотрудники получают их на руки. Например, за получение расчетных листков работники могут расписаться:

• в специальном журнале учета выдачи расчетных листков, оформленном в произвольной форме;
• в графе расчетно-платежной ведомости;
• • составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
  • размеры других начисленных сумм, в том числе денежной компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты. Если задержек с выплатами не было, то в расчетном листке рекомендуется указать, что сумма компенсации равна нулю;
  • удержания из зарплаты;
  • общую сумму зарплаты к выплате.
  • наличными деньгами через кассу;
  • безналичным переводом на банковские карты;
  • в натуральной форме.
• в специальном журнале учета выдачи расчетных листков, оформленном в произвольной форме;
• в графе расчетно-платежной ведомости;
• на втором экземпляре расчетного листка, который остается у работодателя.

Внимание: за нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам, в том числе отражение неполной информации о проведенных выплатах или использование формы, не согласованной с профсоюзом, трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности ().

• Скачайте формы